Vom Angebot zur Rechnung: Chancen und Abrechnung

Verwandeln Sie Chancen in abrechenbare Posten und dann in Stripe-Rechnungen. Diese Anleitung führt Sie vom Angebot zur Zahlung in Piraja CRM.

Einführung

Der Ablauf

1. Sie erstellen eine Chance (oder verwenden eine bestehende) und fügen abrechenbare Posten hinzu – Positionen aus Ihrem Dienstleistungen Katalog oder benutzerdefinierte Artikel mit Mengen und Preisen. Dies ist Ihr Angebot.
2. Wenn der Kunde zusagt, erstellen Sie eine Rechnung aus diesen abrechenbaren Posten mithilfe der Stripe-Integration. Die Rechnung wird in Stripe erstellt und kann an den Kunden gesendet werden.
3. Der Kunde bezahlt über Stripe; Sie verfolgen die Zahlung in Stripe und, wo unterstützt, im CRM.

Sie benötigen das Modul Finanzen (abrechenbare Posten) und die Stripe-Integration aktiviert. Siehe Wie man Kunden mit Stripe in Rechnung stellt für die Einrichtung. Der gleiche Ablauf kann für Tickets (z.B. Support- oder Projektarbeit) verwendet werden: Fügen Sie abrechenbare Posten zum Ticket hinzu und erstellen Sie eine Rechnung, wenn Sie bereit sind, abzurechnen.

Schritt 1: Erstellen Sie die Chance und fügen Sie abrechenbare Posten hinzu

Erstellen oder öffnen Sie die Chance

1. Erstellen Sie eine Chance und verknüpfen Sie sie mit dem Kontakt (Einzelperson und/oder Organisation), für den Sie ein Angebot erstellen. Geben Sie ihr einen klaren Namen (z.B. "Acme Corp – Q1-Abonnement").
2. Verschieben Sie die Chance in die richtige Phase in Ihrem Verkaufsprozess (z.B. Angebot oder Angebot gesendet), damit das Team weiß, wo der Deal steht.

Fügen Sie abrechenbare Posten hinzu (Ihr Angebot)

1. Öffnen Sie die Chance und finden Sie den Tab oder Abschnitt Abrechenbare Posten.
2. Fügen Sie Positionen hinzu: Wählen Sie entweder aus Ihrem Dienstleistungen Katalog (wenn Sie ihn verwenden und er mit Stripe synchronisiert ist) oder fügen Sie benutzerdefinierte Artikel hinzu. Geben Sie für jede Position eine Beschreibung, Menge und Preis (und MwSt, falls zutreffend) ein.
3. Stellen Sie sicher, dass der Kunde (Einzelperson oder Organisation) in der Chance festgelegt ist, damit die Rechnung an die richtige Partei gesendet wird. Die abrechenbaren Posten, die Sie hinzufügen, sind Ihr Angebot; wenn der Kunde zustimmt, werden sie zur Grundlage für die Rechnung.

Schritt 2: Erstellen Sie die Rechnung, wenn der Deal abgeschlossen ist

Wann zu generieren

Erstellen Sie die Rechnung nur, wenn der Kunde dem Angebot zugestimmt hat (z.B. Deal gewonnen, Vertrag unterschrieben oder mündliche Bestätigung). Dadurch wird vermieden, dass eine Rechnung vor der Bestätigung des Deals gesendet wird.

Wie zu generieren

1. Verwenden Sie aus der gleichen Chance (mit abrechenbaren Posten und festgelegtem Kunden) die Option, um eine Rechnung zu erstellen oder eine Stripe-Rechnung zu erstellen aus den abrechenbaren Posten.
2. Die Stripe-Integration erstellt die Rechnung in Stripe unter Verwendung der Positionen und des mit der Chance verknüpften Kunden.
3. Die Rechnung kann dem Kunden per E-Mail von Stripe gesendet werden, oder Sie können den Link selbst teilen. Der Kunde bezahlt über Stripe (Karte, Bank usw., abhängig von Ihrer Stripe-Einrichtung).

Schritt 3: Zahlung verfolgen

Wo die Zahlung verfolgt wird

• Stripe verarbeitet die Zahlung. Verwenden Sie Ihr Stripe-Dashboard, um den Zahlungsstatus zu sehen (z.B. bezahlt, überfällig, fehlgeschlagen).
• Abhängig von Ihrer CRM-Einrichtung kann der Zahlungsstatus auch im CRM angezeigt werden (z.B. in der Chance oder in einer Finanzansicht). Überprüfen Sie Ihre Finanz- oder Stripe-Integration, wie der Status synchronisiert wird.

Nachverfolgung überfälliger Rechnungen

Für überfällige Rechnungen verwenden Sie die Erinnerungsoptionen von Stripe oder folgen Sie manuell nach. Siehe Wie man schneller bezahlt wird für Tipps zu Bedingungen, Erinnerungen und klarer Rechnungsstellung.

Den gleichen Ablauf für Tickets verwenden

Abrechenbare Posten können auch zu Tickets hinzugefügt werden. Verwenden Sie dies, wenn Sie für Supportarbeiten, Projekte oder einmalige Arbeiten, die in einem Ticket verfolgt werden, abrechnen:

1. Öffnen Sie das Ticket und fügen Sie abrechenbare Posten (Positionen) im Abschnitt Abrechenbare Posten hinzu.
2. Wenn Sie bereit sind zu rechnen, erstellen Sie eine Rechnung aus den abrechenbaren Posten des Tickets. Die Stripe-Integration erstellt und sendet die Rechnung wie bei Chancen.
3. Verknüpfen Sie das Ticket mit der richtigen Einzelperson oder Organisation, damit die Rechnung an den richtigen Kunden geht.

Best Practices

Halten Sie abrechenbare Posten synchron mit dem, was Sie angeboten haben

Die Positionen in der Chance (oder im Ticket) sollten mit dem übereinstimmen, was Sie angeboten haben. Wenn Sie die Rechnung erstellen, werden diese gleichen Positionen zur Rechnung; wenn sie falsch sind, wird die Rechnung falsch sein. Aktualisieren Sie die abrechenbaren Posten, wenn der Kunde vor der Rechnungsstellung Änderungen anfordert.

Verwenden Sie den Dienstleistungen-Katalog für Konsistenz

Wo möglich, verwenden Sie Ihren Dienstleistungen Katalog, damit Produkte und Preise konsistent und mit Stripe synchronisiert sind. Das reduziert Fehler und hält die Stripe-Produkte in Einklang mit Ihren Angeboten.

Erstellen Sie die Rechnung nur, wenn der Deal bestätigt ist

Vermeiden Sie es, eine Rechnung zu erstellen, bevor der Kunde zugestimmt hat. Das verhindert das Versenden vorzeitiger Rechnungen und hält Ihren Abrechnungsprozess klar.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich von einem Ticket anstelle einer Chance in Rechnung stellen?

Ja. Abrechenbare Posten können auch zu Tickets hinzugefügt werden. Der Ablauf vom Angebot zur Rechnung ist derselbe: Fügen Sie abrechenbare Posten zum Ticket hinzu, stellen Sie sicher, dass der Kunde festgelegt ist, und erstellen Sie die Rechnung, wenn Sie bereit sind zu rechnen.

Was ist, wenn ich das Angebot nach dem Hinzufügen von abrechenbaren Posten ändern muss?

Bearbeiten Sie die abrechenbaren Posten in der Chance (oder im Ticket), bevor Sie die Rechnung erstellen. Fügen Sie Positionen und Preise hinzu, entfernen oder ändern Sie sie, damit die Rechnung den vereinbarten Umfang widerspiegelt.

Wen kann ich um Hilfe bitten?

Kontaktieren Sie den Support unter support@piraja.io.

Fazit

Gehen Sie vom Angebot zur Rechnung, indem Sie abrechenbare Posten zu Chancen (oder Tickets) hinzufügen, Stripe verbinden und Rechnungen erstellen, wenn der Deal bestätigt ist. Verfolgen Sie die Zahlung in Stripe und folgen Sie überfälligen Rechnungen nach. Für weitere Informationen siehe Wie man Kunden mit Stripe in Rechnung stellt und die Stripe-Integration Anleitung.