Erstellen Sie abrechenbare Posten für Chancen oder Tickets, verbinden Sie Stripe und senden Sie Rechnungen. Dieser Leitfaden behandelt das Finanzmodul und die Stripe-Integration.
Einführung
Warum aus dem CRM fakturieren?
Wenn Angebote und Rechnungen in Tabellenkalkulationen oder einem separaten System gespeichert sind, ist es schwierig zu sehen, was für welchen Deal in Rechnung gestellt wurde und was bezahlt ist. Das Finanz-Modul von Piraja (abrechenbare Posten) funktioniert mit der Stripe-Integration, sodass Sie abrechenbare Posten zu Chancen oder Tickets hinzufügen und Rechnungen direkt aus dem CRM erstellen können. Der Zahlungsstatus und die Abrechnungshistorie des Kunden bleiben mit Stripe synchron.
Sie benötigen das Finanz-Modul und die Stripe-Integration, die für Ihr Unternehmen aktiviert sind. Ihr Dienstleistungsmodul kann mit Stripe synchronisiert werden, sodass Produkte und Preise zwischen dem CRM und Stripe konsistent sind.
Schritt 1: Stripe verbinden
Was Sie benötigen
- Ein Stripe-Konto. Wenn Sie noch keines haben, melden Sie sich unter stripe.com an.
- Zugriff auf die Stripe-Integration in Piraja (Ihr Unternehmensadministrator aktiviert Integrationen).
So verbinden Sie
- Gehen Sie zur Stripe-Integration oder zu den Finanz-/Stripe-Einstellungen in Ihrem CRM.
- Wählen Sie Stripe verbinden (oder das Äquivalent). Sie werden durch Stripe Connect oder OAuth geführt, damit Piraja Rechnungen in Ihrem Namen erstellen und senden kann.
- Schließen Sie die Verbindung ab und gewähren Sie die angeforderten Berechtigungen. Nach der Verbindung können Sie Rechnungen aus abrechenbaren Posten erstellen und, falls Sie es verwenden, Ihr Dienstleistungskatalog mit Stripe-Produkten synchronisieren.
Für vollständige Einrichtungshinweise, einschließlich Webhooks und Synchronisierungsoptionen, siehe den Stripe-Integrationsleitfaden.
Schritt 2: Abrechenbare Posten zu einer Chance oder einem Ticket hinzufügen
Wo Sie abrechenbare Posten hinzufügen
Abrechenbare Posten (Positionen) werden in Chancen oder Tickets hinzugefügt. So wird die Rechnung dem richtigen Deal oder Supportfall sowie dem Kontakt oder Unternehmen zugeordnet.
So fügen Sie Positionen hinzu
- Öffnen Sie die Chance oder das Ticket, von dem Sie fakturieren möchten.
- Finden Sie die Abrechenbare Posten-Registerkarte oder den Abschnitt (oder das Äquivalent in Ihrer App).
- Positionen hinzufügen: Wählen Sie entweder aus Ihrem Dienstleistungs-Katalog (wenn mit Stripe synchronisiert) oder fügen Sie benutzerdefinierte Posten hinzu. Geben Sie Beschreibung, Menge und Preis (und MwSt., falls zutreffend) ein.
- Stellen Sie sicher, dass der Kunde (Einzelperson oder Organisation) auf der Chance oder dem Ticket festgelegt ist, damit die Rechnung an die richtige Partei gesendet wird.
- Speichern. Die abrechenbaren Posten sind nun die Grundlage für die Erstellung einer Stripe-Rechnung.
Schritt 3: Rechnung erstellen und senden
Rechnung erstellen
- Verwenden Sie von derselben Chance oder demselben Ticket aus die Option, um eine Rechnung zu erstellen oder eine Stripe-Rechnung aus den abrechenbaren Posten zu erstellen.
- Die Integration erstellt eine Rechnung in Stripe unter Verwendung der Positionen und des Kunden, die mit der Chance oder dem Ticket verknüpft sind.
- Die Rechnung kann dem Kunden per E-Mail von Stripe gesendet werden, oder Sie können den Link selbst senden. Der Zahlungsstatus (z.B. bezahlt, überfällig) wird in Stripe verfolgt und kann je nach Ihrer Einrichtung im CRM angezeigt werden.
Nach dem Senden
- Verfolgen Sie den Zahlungsstatus in Ihrem Stripe-Dashboard und, falls unterstützt, im CRM.
- Bei überfälligen Rechnungen verwenden Sie die Erinnerungen von Stripe oder folgen Sie manuell nach. Siehe Wie man schneller bezahlt wird für Tipps.
Verwendung des Dienstleistungskatalogs mit Stripe
Wenn Ihr Unternehmen das Dienstleistungsmodul verwendet, können Sie dort Produkte und Preise definieren und mit Stripe synchronisieren. So:
- Positionen, die aus dem Katalog hinzugefügt werden, sind konsistent mit Stripe-Produkten.
- Sie müssen die Preise nicht jedes Mal neu eingeben; Sie wählen den Dienst und die Menge aus.
- Aktualisierungen des Katalogs können synchronisiert werden, sodass Stripe mit Ihrem Angebot übereinstimmt.
Überprüfen Sie die Dokumentation zur Stripe-Integration und zu den Dienstleistungen, um zu erfahren, wie Sie die Synchronisierung aktivieren und durchführen.
Best Practices
Halten Sie Ihren Dienstleistungskatalog aktuell
Wenn Sie den Katalog verwenden, halten Sie Produktnamen und Preise aktuell, damit die Daten korrekt sind, wenn Sie mit Stripe synchronisieren oder abrechenbare Posten aus dem Katalog hinzufügen.
Fügen Sie abrechenbare Posten hinzu, während Sie den Umfang vereinbaren
Fügen Sie abrechenbare Posten zur Chance oder zum Ticket hinzu oder aktualisieren Sie diese, während Sie den Umfang mit dem Kunden vereinbaren. So spiegeln die Positionen bereits den Deal wider, wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu erstellen, und Sie müssen nur die Rechnung generieren.
Verwenden Sie Stripe zur Zahlungsüberwachung und Erinnerungen
Verlassen Sie sich auf Stripe für den Zahlungsstatus und, wo verfügbar, automatisierte Erinnerungen für überfällige Rechnungen. Das hält den Cashflow sichtbar und reduziert manuelle Nachverfolgung.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich Stripe verwenden, um abrechenbare Posten zu nutzen?
Sie können das Finanzmodul verwenden, um zu verfolgen, was Sie in Rechnung stellen (fügen Sie abrechenbare Posten zu Chancen oder Tickets hinzu), ohne Stripe. Das Erstellen und Senden von Rechnungen und den Erhalt von Zahlungen erfordert jedoch die Stripe-Integration. Verbinden Sie Stripe, um Rechnungen zu senden und dafür bezahlt zu werden.
Kann ich sowohl aus Chancen als auch aus Tickets fakturieren?
Ja. Abrechenbare Posten können sowohl zu Chancen (z.B. Verkaufsdeals) als auch zu Tickets (z.B. Support- oder Projektarbeit) hinzugefügt werden. Verwenden Sie den Datensatz, der zur Arbeit passt, für die Sie fakturieren.
Was ist, wenn der Kunde nicht in Stripe ist?
Die Integration erstellt normalerweise den Kunden in Stripe oder verknüpft ihn mit dem Kontakt oder Unternehmen, das mit der Chance oder dem Ticket verknüpft ist. Stellen Sie sicher, dass die Chance oder das Ticket die richtige Einzelperson oder Organisation hat und dass deren E-Mail (und alle erforderlichen Abrechnungsdetails) vorhanden sind, damit Stripe den Kunden erstellen oder finden kann.
Wen kann ich um Hilfe bitten?
Kontaktieren Sie den Support unter support@piraja.io. Bei Problemen mit dem Stripe-Konto oder Zahlungen siehe den eigenen Support von Stripe.
Fazit
Um Kunden mit Stripe von Piraja aus zu fakturieren: Verbinden Sie Ihr Stripe-Konto, fügen Sie abrechenbare Posten zu Chancen oder Tickets hinzu und erstellen Sie Rechnungen aus dem CRM. Halten Sie Ihren Dienstleistungskatalog synchron mit Stripe, wenn Sie ihn verwenden, und nutzen Sie Stripe zur Zahlungsüberwachung und Erinnerungen. Für weitere Details siehe den Stripe-Integrationsleitfaden und die Finanz (Abrechenbare Posten) Leitfäden.