Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Versendung Ihrer ersten Rechnung in Piraja CRM mit dem Finanzmodul und Stripe. Vom Kontakt bis zur Bezahlung.
Einführung
Warum Rechnungen im CRM erstellen
Wenn Rechnungen im CRM erstellt werden, ist die Rechnung mit dem richtigen Kontakt oder der Organisation verknüpft und erscheint in deren Aktivitätsverlauf. Das Finanzmodul in Piraja funktioniert mit der Stripe-Integration, sodass Sie Rechnungen erstellen, senden und verfolgen können, ohne die App zu verlassen.
Bevor Sie beginnen: Die Finanzen- und Stripe-Integrationen müssen für Ihr Unternehmen aktiviert sein, und Sie müssen Ihr Stripe-Konto verbunden haben. Siehe Wie man Kunden mit Stripe Rechnungen stellt für die vollständige Einrichtung.
Schritt 1: Öffnen Sie Finanzen und erstellen Sie eine Rechnung
Navigieren Sie zu Finanzen
- Öffnen Sie das Finanz-Modul aus Ihrer Navigation oder Seitenleiste.
- Wählen Sie Rechnung erstellen (oder die entsprechende Aktion).
- Möglicherweise werden Sie aufgefordert, den Kunden auszuwählen: Wählen Sie die Person oder Organisation, die Sie fakturieren. Wenn diese noch nicht existieren, fügen Sie sie zuerst aus Personen oder Organisationen hinzu.
Positionen hinzufügen
- Fügen Sie eine oder mehrere Positionen hinzu: Beschreibung, Menge, Einzelpreis (und optional Steuer). Sie können Dienstleistungen aus Ihrem Katalog verwenden, wenn Sie diese eingerichtet haben.
- Setzen Sie die Währung, wenn das Formular dies zulässt; andernfalls verwendet die Rechnung Ihre oder die Standardwährung des Unternehmens.
- Überprüfen Sie die Gesamtsummen und die Mehrwertsteuer/Steuer, bevor Sie speichern.
Schritt 2: Speichern und senden
Speichern Sie die Rechnung
- Speichern oder erstellen Sie die Rechnung. Sie ist jetzt in Finanzen gespeichert und mit dem Kunden verknüpft.
- Um die Rechnung zu senden, verwenden Sie die Aktion Senden oder E-Mail aus den Rechnungsdetails oder der Liste. Das System verwendet Stripe, um die Rechnungs-E-Mail mit einem Zahlungslink zu senden, damit der Kunde online bezahlen kann.
Was der Kunde erhält
Der Kunde erhält eine E-Mail von Ihrem Stripe-Setup mit einem Link, um die Rechnung anzusehen und zu bezahlen. Die Zahlung wird von Stripe verarbeitet; nach der Zahlung kann der Status in Finanzen aktualisiert werden, sodass Sie ihn im CRM als bezahlt sehen.
Nach dem Senden
Status verfolgen
- Im Finanz-Modul können Sie den Rechnungsstatus (z. B. Entwurf, gesendet, bezahlt) sehen. Verwenden Sie Filter oder die Rechnungsdetails, um den Zahlungsstatus zu überprüfen.
- Der Kontakt- oder Organisations-Datensatz kann die Rechnung in der Aktivität oder einer verwandten Liste anzeigen, sodass Sie den vollen Kontext haben, wenn Sie den Kunden öffnen.
Wenn die Zahlung verzögert ist
Verwenden Sie Aufgaben, um eine Erinnerung für die Nachverfolgung einzustellen, oder sehen Sie Wie man schneller bezahlt wird für Tipps.
Best Practices
- Verknüpfen Sie jede Rechnung mit einem Kontakt oder einer Organisation, damit Sie eine klare Prüfspur und Aktivitätsgeschichte haben.
- Verwenden Sie Dienstleistungen für wiederkehrende Positionen, damit Sie Beschreibungen und Preise wiederverwenden können.
- Senden Sie, sobald die Rechnung bereit ist, damit der Kunde den Zahlungslink schnell erhält.
- Überprüfen Sie, ob Stripe verbunden ist, bevor Sie Rechnungen erstellen; siehe Stripe-Verbindungs- oder Synchronisierungsprobleme, falls etwas fehlschlägt.
Häufig gestellte Fragen
Benötige ich Stripe, um Rechnungen zu erstellen?
Ja. Die Erstellung und der Versand von Rechnungen in Piraja nutzen die Stripe-Integration. Verbinden Sie Stripe zuerst über Finanzen oder die Integrationseinstellungen.
Kann ich eine Rechnung nach dem Senden bearbeiten?
Das hängt von Ihrem Workflow und dem Verhalten von Stripe ab. Oft können Sie einen Entwurf ändern; nachdem er gesendet wurde, überprüfen Sie die Finanz- oder Stripe-Benutzeroberfläche auf Optionen zur Korrektur oder Stornierung.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Hilfe benötige?
Kontaktieren Sie den Support unter support@piraja.io.
Fazit
Erstellen Sie Ihre erste Rechnung im Finanzmodul, verknüpfen Sie sie mit dem Kunden, fügen Sie Positionen hinzu, speichern und senden Sie. Der Kunde bezahlt über Stripe und Sie verfolgen den Status im CRM. Für die vollständige Einrichtung siehe Wie man Kunden mit Stripe Rechnungen stellt und das Finanzmodul Handbuch.