Verbinden Sie Outlook mit dem Mailbox-Modul, damit E-Mails in das CRM synchronisiert und mit Kontakten abgeglichen werden. Einmalige OAuth-Einrichtung, keine Weiterleitung erforderlich.
Einführung
Warum Outlook mit dem CRM verbinden
Wenn Outlook von Ihrem CRM getrennt bleibt, wechseln Sie zwischen Posteingang und CRM, um zu sehen, was gesagt wurde. Die Verbindung von Outlook mit dem Mailbox-Modul synchronisiert Ihre E-Mails ins CRM und ordnet sie Einzelpersonen und Organisationen zu. Öffnen Sie einen Kontakt und Sie sehen den gesamten Verlauf; öffnen Sie ein Geschäft oder Ticket und das Gespräch ist im Kontext.
Dieser Leitfaden behandelt speziell Outlook. Für eine allgemeine E-Mail-Einrichtung (Gmail oder Outlook) siehe Wie man Ihre E-Mail mit dem CRM verbindet. Für die vollständige Outlook-Integrationsreferenz siehe den Leitfaden zur Outlook-Integration.
Schritt 1: Aktivieren Sie das Mailbox-Modul
Überprüfen Sie die Verfügbarkeit des Moduls
- Das Mailbox-Modul muss für Ihr Unternehmen aktiviert sein. Ihr Unternehmensadministrator aktiviert Module in den Modul- oder Unternehmenseinstellungen.
- Sobald das Mailbox-Modul aktiviert ist, sollte es in Ihrer Navigation oder Seitenleiste erscheinen. Wenn Sie es nicht sehen, überprüfen Sie Ihre Seitenleiste oder Modulliste und aktivieren Sie es für Ihre Ansicht, damit Sie das Mailbox-Modul öffnen und Outlook verbinden können.
Schritt 2: Outlook verbinden
Verbinden Sie Ihr Outlook-Konto
- Gehen Sie zu Module und öffnen Sie Mailbox (oder verwenden Sie den Mailbox-Eintrag in Ihrer App).
- Wählen Sie Outlook verbinden (oder die entsprechende Schaltfläche).
- Sie werden zu Microsoft weitergeleitet, um sich anzumelden. Melden Sie sich mit Ihrem Arbeits- oder Schul-Konto an (oder persönlichem Outlook, wenn Sie das für die Kundenkommunikation verwenden).
- Überprüfen und genehmigen Sie die Berechtigungen, die Piraja anfordert (z. B. E-Mails lesen und senden, Zugriff auf Postfächer). Diese ermöglichen es dem CRM, Ihre Nachrichten zu synchronisieren und sie mit Kontakten abzugleichen.
- Nachdem Sie genehmigt haben, werden Sie zurück zum CRM weitergeleitet. Die Verbindung ist abgeschlossen und E-Mails beginnen mit der Synchronisierung.
Eine Verbindung pro Benutzer
Jeder Benutzer verbindet sein eigenes Outlook-Konto. Es ist nicht erforderlich, ein einzelnes Postfach zu teilen; die E-Mails jedes Benutzers werden für sein eigenes Konto synchronisiert und mit denselben gemeinsamen Kontakten und Organisationen im CRM abgeglichen.
Was synchronisiert wird
Eingehende und gesendete E-Mails
- Eingehende und gesendete E-Mails werden in das Mailbox-Modul synchronisiert. Sie können sie im Mailbox-Modul anzeigen (z. B. nach Ordner: Posteingang, Gesendet oder Alle).
- Das System ordnet E-Mails Einzelpersonen und Organisationen zu, indem es die E-Mail-Adressen des Absenders und des Empfängers verwendet. Wenn ein Kontakt im CRM diese E-Mail hat, wird die Nachricht mit seinem Datensatz verknüpft.
- Jede zugeordnete E-Mail kann als Aktivität beim entsprechenden Kontakt oder bei der Organisation erscheinen.
Worauf die Zuordnung basiert
Die Zuordnung funktioniert am besten, wenn Ihre Einzelpersonen und Organisationen korrekte, aktuelle E-Mail-Adressen haben. Wenn der Absender oder Empfänger nicht im CRM ist oder die Adresse nicht übereinstimmt, kann die Nachricht möglicherweise im Mailbox-Modul erscheinen, wird jedoch nicht mit einem Kontakt verknüpft. Halten Sie die Kontaktdaten aktuell für die besten Ergebnisse.
Mailbox nach der Verbindung verwenden
E-Mails anzeigen
- Verwenden Sie das Mailbox-Modul, um synchronisierte E-Mails nach Ordner (Posteingang, Gesendet usw.) zu durchsuchen oder zu suchen.
- Öffnen Sie einen Kontakt (Einzelperson oder Organisation), um ihre verknüpfte Aktivität zu sehen, einschließlich der E-Mails, die ihnen zugeordnet wurden.
Verknüpfung mit Geschäften oder Tickets
Je nach Ihrer Einrichtung können Sie möglicherweise E-Mail-Threads mit Möglichkeiten oder Tickets verknüpfen, sodass das gesamte Gespräch an diesem Geschäft oder Fall angehängt ist. Siehe Wie man E-Mail mit Kontakten und Geschäften verknüpft.
Best Practices
Verwenden Sie Ihr Arbeits-Outlook-Konto
Verbinden Sie das Konto, das Sie für die Kommunikation mit Kunden und Interessenten verwenden, damit die E-Mails, die für den Vertrieb und Support wichtig sind, synchronisiert werden.
Halten Sie die E-Mail-Adressen der Kontakte aktuell
Wenn ein Kontakt seine E-Mail-Adresse ändert, aktualisieren Sie seinen Datensatz in Einzelpersonen oder Organisationen. Korrekte Adressen verbessern die Zuordnung, sodass mehr E-Mails beim richtigen Kontakt erscheinen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich eine Weiterleitung einrichten?
Nein. Wenn Sie Outlook über OAuth verbinden, erfolgt die Synchronisierung automatisch. Eine Weiterleitung ist nur erforderlich, wenn Sie die Weiterleitungsoption des Mailbox-Moduls anstelle der direkten Verbindung von Outlook verwenden.
Kann ich sowohl Outlook als auch Gmail verbinden?
Typischerweise verbinden Sie einen Anbieter pro Benutzer (entweder Outlook oder Gmail). Wenn Ihre App mehrere Verbindungen zulässt, überprüfen Sie die Mailbox- oder Integrations Einstellungen.
Was ist, wenn E-Mails bei einem Kontakt nicht angezeigt werden?
Bestätigen Sie, dass der Kontakt die richtige E-Mail-Adresse gespeichert hat. Wenn die Adresse mit dem Absender oder Empfänger übereinstimmt, sollte die Nachricht verknüpft sein. Wenn die Zuordnung weiterhin fehlschlägt, siehe Mailbox: E-Mails erscheinen nicht zur Fehlersuche.
Wen kann ich um Hilfe kontaktieren?
Kontaktieren Sie den Support unter support@piraja.io.
Fazit
Verbinden Sie Outlook mit dem CRM, indem Sie das Mailbox-Modul aktivieren und den einmaligen OAuth-Prozess abschließen. E-Mails werden dann synchronisiert und mit Kontakten abgeglichen, sodass Sie eine vollständige Kommunikationshistorie an einem Ort haben. Für weitere Details siehe den Leitfaden zum Mailbox-Modul, den Leitfaden zur Outlook-Integration und Wie man Ihre E-Mail mit dem CRM verbindet.