Nutzen Sie Mailbox, Notizen und Tickets, damit alle Kundenkommunikation im CRM und mit dem richtigen Kontakt oder Deal verknüpft ist.
Einführung
Wenn E-Mails, Notizen und Supportanfragen über Postfächer, Haftnotizen und andere Tools verstreut sind, verlieren Sie den Kontext und verschwenden Zeit. Piraja bietet Ihnen einen Ort für die Kundenkommunikation: die Mailbox für E-Mails, Notizen für interne oder gemeinsame Notizen und Tickets für den Support. All dies kann mit Personen und Organisationen verknüpft werden, sodass Sie die gesamte Historie für jeden Kontakt und jedes Konto sehen.
Für wen ist das gedacht
- Vertriebs- und Supportteams, die zwischen E-Mail und CRM wechseln
- Teams, die eine einzige Ansicht von allem benötigen, was mit einem Kunden gesagt und getan wurde
- Jeder, der einen Kunden oder Deal übergeben möchte, ohne den Kontext zu verlieren
E-Mail mit Mailbox verbinden
Warum E-Mail verbinden
Wenn Sie Gmail oder Outlook über das Mailbox Modul verbinden, werden E-Mails in das CRM synchronisiert und mit Kontakten (Personen und Organisationen) anhand der Absender- und Empfängeradresse abgeglichen. Jede E-Mail kann im Aktivitätsprotokoll des entsprechenden Datensatzes angezeigt werden. Sie müssen nicht mehr zwischen Posteingang und CRM wechseln, um die Konversation zu sehen; das Team sieht dieselbe Historie.
So richten Sie es ein
Siehe So verbinden Sie Ihre E-Mail mit dem CRM für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Halten Sie nach der Verbindung die E-Mail-Adressen der Kontakte aktuell, damit der Abgleich gut funktioniert.
Notizen für den Kontext verwenden
Wo Notizen helfen
Fügen Sie Notizen zu Personen, Organisationen, Chancen oder Tickets hinzu. Verwenden Sie sie für:
- Gesprächszusammenfassungen – was vereinbart wurde, was der Kunde gefragt hat
- Besprechungsnotizen – wer anwesend war, Aufgaben
- Interne Kommentare – Dinge, die das Team wissen sollte (z. B. "bevorzugt E-Mail", "Entscheidungsträger")
Notizen bleiben beim Datensatz, sodass das gesamte Team den Kontext hat. Wenn jemand anderes den Kontakt oder Deal öffnet, sieht er das Gesamtbild, ohne fragen zu müssen.
Support in Tickets verfolgen
Ein Ticket pro Problem
Erstellen Sie Tickets für jede Supportanfrage und verknüpfen Sie sie mit dem Kontakt (Person oder Organisation). Verwenden Sie das Ticket für:
- Problembeschreibung und Priorität
- Status (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen), damit das Team weiß, was erledigt ist
- Zuweisung, damit jeder weiß, wer sich darum kümmert
E-Mails und Notizen können mit dem Ticket verknüpft werden (je nach Ihrer App), sodass der gesamte Verlauf an einem Ort ist. Wenn der Kunde zurückschreibt, haben Sie die Historie im Ticket und beim Kontakt. Siehe So richten Sie den Kunden-Support mit Tickets ein.
Kommunikation an einem Ort anzeigen
Aktivität und Historie
Wenn Sie eine Person oder Organisation öffnen, suchen Sie nach dem Abschnitt Aktivität oder Historie. Dort sehen Sie typischerweise:
- E-Mails, die mit diesem Kontakt abgeglichen sind (aus der Mailbox)
- Notizen, die dem Kontakt oder verwandten Chancen und Tickets hinzugefügt wurden
- Tickets, die mit dem Kontakt verknüpft sind
- Chancen und deren Status
Diese einzelne Ansicht ist es, was "Kommunikation an einem Ort" bedeutet: ein Datensatz, vollständige Historie.
Best Practices
Verknüpfen Sie jede E-Mail und Notiz mit dem richtigen Kontakt oder Deal
Stellen Sie sicher, dass die Kontakte über die richtigen E-Mail-Adressen verfügen, damit die Mailbox eingehende E-Mails abgleichen kann. Fügen Sie Notizen dem relevanten Datensatz (Kontakt, Chance oder Ticket) hinzu, damit sie auffindbar und nützlich sind.
Verwenden Sie ein Ticket pro Problem
Erstellen Sie ein separates Ticket für jede einzelne Supportanfrage. Das hält den Status und die Lösung klar und erleichtert das Berichten und Nachverfolgen.
Überprüfen Sie das Aktivitätsprotokoll bei wichtigen Konten
Öffnen Sie für wichtige Kunden den Kontakt oder die Organisation und scannen Sie regelmäßig das Aktivitätsprotokoll. Sie werden Trends, ausstehende Nachverfolgungen und alles, was gesagt und getan wurde, erkennen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich alle E-Mails für einen Kontakt sehen?
Ja. Wenn die Mailbox verbunden ist und E-Mails mit dem Kontakt (nach E-Mail-Adresse) abgeglichen werden, erscheinen sie in der Aktivität oder Historie dieser Person oder Organisation.
Kann ich eine Notiz zu einer Chance oder einem Ticket hinzufügen?
Ja. Notizen können zu Personen, Organisationen, Chancen und Tickets hinzugefügt werden. Wählen Sie den Datensatz, der am besten zum Kontext passt, damit die richtigen Personen die Notiz sehen.
Wen kann ich um Hilfe bitten?
Kontaktieren Sie den Support unter support@piraja.io.
Fazit
Halten Sie die Kundenkommunikation an einem Ort, indem Sie Mailbox für E-Mails, Notizen für den Kontext und Tickets für den Support verwenden – alles verknüpft mit Kontakten und Deals. Wenn alles im CRM ist, hat das Team die vollständige Historie und niemand arbeitet im Dunkeln. Siehe die Mailbox, Notizen und Tickets Anleitungen für mehr.