Las firmas de consultoría y servicios profesionales gestionan clientes, proyectos, seguimientos y facturación. Un CRM puede mantener contactos, compromisos, tareas y facturas en un solo lugar para que la entrega y los ingresos se mantengan visibles.
Lo que las firmas de consultoría suelen necesitar
Las firmas de consultoría trabajan con múltiples clientes en proyectos o compromisos. Cada compromiso tiene plazos, seguimientos y, a menudo, hitos que activan la facturación. Sin un sistema central, la información del cliente y del proyecto se dispersa entre correos electrónicos y documentos, los seguimientos se registran en listas de tareas personales y la facturación se realiza en una herramienta separada. Esto dificulta ver lo que se debe por cliente, quién es responsable de cada seguimiento y qué se ha facturado.
Un CRM puede proporcionar Organizaciones e Individuos para clientes y contactos, Oportunidades o registros vinculados para compromisos, Tareas para seguimientos y plazos, Notas para resúmenes de reuniones y llamadas, y Finanzas con Stripe para la facturación. Todo se relaciona con el cliente para que la firma tenga una vista por cuenta.
Desafíos típicos antes de un CRM
- Los seguimientos se pierden – Los pasos acordados están en correos electrónicos o notas, pero no asignados o fechados, por lo que se pasan por alto.
- Sin una vista única por cliente – Los compromisos, reuniones y facturas están en diferentes lugares, por lo que es difícil informar sobre el estado del cliente.
- Facturación retrasada – La facturación se realiza en otro sistema y no está vinculada al compromiso o contacto, por lo que es fácil olvidar facturar o perder el rastro de lo que se ha enviado.
- Las entregas son desordenadas – Cuando alguien se va o cambia de cliente, el conocimiento está en su bandeja de entrada y notas, no en un registro compartido del cliente.
Cómo una firma de consultoría podría usar el CRM
Una organización por cliente
Crea una Organización por cliente y añade Individuos (contactos) vinculados a ella. Usa Oportunidades o entidades vinculadas para representar compromisos o proyectos, de modo que cada uno tenga un propietario y etapa claros. Consulta Cómo agregar tu primer contacto y vincularlo a una empresa.
Tareas para seguimientos y plazos
Utiliza Tareas para seguimientos de clientes, fechas de entrega y plazos internos. Asigna tareas a la persona adecuada y establece fechas de vencimiento para que nada se olvide. Usa Notas en el contacto o la organización para resúmenes de reuniones y decisiones. Cómo usar notas en contactos y tratos y Cómo usar tareas para seguimientos ofrecen orientación práctica.
Facturación vinculada al cliente
Cuando se cumplen hitos o al final del período, crea facturas desde Finanzas vinculadas a la organización del cliente. Con Stripe conectado, envía la factura y realiza un seguimiento del pago. Cómo cobrar más rápido tiene consejos.
Flujos de trabajo clave
- Nuevo compromiso – Agrega o confirma la organización del cliente y los contactos, crea un registro de oportunidad o proyecto, y establece tareas para el inicio y los hitos clave.
- Después de una reunión – Agrega una nota al contacto o la organización con un resumen y los próximos pasos; crea tareas para cada seguimiento y asígnalas.
- Fin de hito o período – Crea una factura desde Finanzas vinculada al cliente, añade líneas de artículo (o usa Servicios), envía a través de Stripe y realiza un seguimiento del pago.
- Entrega – El registro del cliente contiene contactos, notas, tareas e historial de facturas para que la siguiente persona pueda continuar desde un solo lugar.
Beneficios de usar un CRM para consultoría
- Los seguimientos están asignados y son visibles – Las tareas tienen propietarios y fechas de vencimiento, por lo que nada se pasa por alto.
- Una vista por cliente – Contactos, compromisos, notas y facturas están en un solo lugar para el estado y la elaboración de informes.
- Facturación más rápida y rastreable – Las facturas están vinculadas al cliente y el estado de pago es visible en el CRM.
- El conocimiento permanece con el cliente – Las notas y actividades están en el registro, por lo que las entregas y la continuidad son más fáciles.
Mejores prácticas
- Una organización por cliente – Mantén un registro de empresa por cliente y vincula todos los contactos, oportunidades, tareas y facturas a él.
- Nota después de cada reunión – Agrega una breve nota con resultados y próximos pasos; crea tareas para cualquier seguimiento.
- Vincula cada factura al cliente – Para que el historial de pagos y los ingresos sean visibles en el registro del cliente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo rastrear fases de proyecto o hitos?
Utiliza oportunidades o registros vinculados para compromisos y tareas para hitos y seguimientos. Para un seguimiento detallado de proyectos o tiempo, consulta la aplicación para módulos de proyectos o tiempo.
¿Cómo evito perder seguimientos?
Crea una tarea para cada paso siguiente acordado, asígnala y establece una fecha de vencimiento. Usa el módulo de Tareas y recordatorios opcionales para que el equipo vea lo que se debe.
¿Dónde puedo aprender más?
Consulta Cómo usar notas en contactos y tratos, Cómo facturar a clientes con Stripe y contacta a support@piraja.io.
Conclusión
Una firma de consultoría puede usar un CRM para mantener clientes, compromisos, seguimientos y facturación en un solo lugar. Al usar una organización por cliente, tareas para seguimientos y plazos, notas para reuniones y Finanzas para facturación, la firma se mantiene al tanto de la entrega y los ingresos. Para más información, consulta las guías de Tareas, Notas y Finanzas.