Yhdistä Outlook Mailbox-moduuliin, jotta sähköpostit synkronoituvat CRM:ään ja ne vastaavat yhteystietoihin. Yhden kerran OAuth-asetus, ei välitystä vaadita.
Johdanto
Miksi yhdistää Outlook CRM:ään
Kun Outlook on eristyksissä CRM:stä, joudut vaihtamaan sähköpostikansioiden ja CRM:n välillä nähdäksesi, mitä on sanottu. Yhdistämällä Outlook Mailbox-moduuliin sähköpostisi synkronoituvat CRM:ään ja vastaavat Yksilöihin ja Organisaatioihin. Avaa yhteystieto ja näet koko keskustelun; avaa diili tai lipuke ja keskustelu on asiayhteydessä.
Tämä opas kattaa erityisesti Outlookin. Yleistä sähköpostiasetusta (Gmail tai Outlook) varten katso Kuinka yhdistää sähköpostisi CRM:ään. Täydellistä Outlook-integraatiota varten katso Outlook-integraatio -opas.
Vaihe 1: Ota Mailbox-moduuli käyttöön
Tarkista moduulin saatavuus
- Mailbox-moduuli on otettava käyttöön yrityksellesi. Yrityksen ylläpitäjä ottaa moduulit käyttöön moduuli- tai yritysasetuksissa.
- Kun Mailbox on otettu käyttöön, sen pitäisi näkyä navigaatiossasi tai sivupalkissasi. Jos et näe sitä, tarkista sivupalkkisi tai moduulilista ja ota se käyttöön näkymääsi, jotta voit avata Mailboxin ja yhdistää Outlookin.
Vaihe 2: Yhdistä Outlook
Yhdistä Outlook-tilisi
- Siirry Moduulit-osioon ja avaa Mailbox (tai käytä Mailbox-merkintää sovelluksessasi).
- Valitse Yhdistä Outlook (tai vastaava painike).
- Sinut ohjataan Microsoftiin kirjautumaan sisään. Kirjaudu sisään työ- tai koulutililläsi (tai henkilökohtaisella Outlookilla, jos käytät sitä asiakaskommunikaatioon).
- Tarkista ja hyväksy Pirajan pyytämät käyttöoikeudet (esim. sähköpostien lukeminen ja lähettäminen, pääsy postilaatikoihin). Nämä mahdollistavat CRM:n synkronoida viestisi ja vastata niitä yhteystietoihin.
- Hyväksymisen jälkeen sinut ohjataan takaisin CRM:ään. Yhteys on valmis ja sähköpostit alkavat synkronoitua.
Yksi yhteys per käyttäjä
Jokainen käyttäjä yhdistää oman Outlook-tilinsä. Yhteisen postilaatikon jakaminen ei ole tarpeen; kaikkien sähköpostit synkronoituvat heidän omalle tililleen ja vastaavat samoihin jaettuihin yhteystietoihin ja organisaatioihin CRM:ssä.
Mitä synkronoidaan
Saapuneet ja lähetetyt sähköpostit
- Saapuneet ja lähetetyt sähköpostit synkronoidaan Mailboxiin. Voit tarkastella niitä Mailbox-moduulissa (esim. kansioittain: Saapuneet, Lähetetyt tai Kaikki).
- Järjestelmä vastaavat sähköposteja Yksilöihin ja Organisaatioihin lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteiden avulla. Jos CRM:ssä on yhteystieto, jolla on kyseinen sähköposti, viesti linkitetään heidän tietueeseensa.
- Jokainen vastattu sähköposti voi näkyä toimintana liittyvällä yhteystiedolla tai organisaatiolla.
Mihin vastaaminen perustuu
Vastaaminen toimii parhaiten, kun Yksilöillä ja Organisaatioilla on oikeat, ajantasaiset sähköpostiosoitteet. Jos lähettäjä tai vastaanottaja ei ole CRM:ssä tai osoite ei täsmää, viesti saattaa silti näkyä Mailboxissa, mutta sitä ei linkitetä yhteystietoon. Pidä yhteystietojen tiedot ajantasaisina parhaan tuloksen saavuttamiseksi.
Mailboxin käyttö yhteyden jälkeen
Sähköpostien tarkastelu
- Käytä Mailbox-moduulia selataksesi synkronoitua sähköpostia kansioittain (Saapuneet, Lähetetyt jne.) tai etsiäksesi.
- Avaa yhteystieto (Yksilö tai Organisaatio) nähdäksesi heidän linkitetyn toimintansa, mukaan lukien sähköpostit, jotka on linkitetty heihin.
Linkittäminen diileihin tai lipukkeisiin
Riippuen asetuksistasi, saatat pystyä linkittämään sähköpostikeskusteluja Mahdollisuuksiin tai Lipukkeisiin, jotta koko keskustelu on liitetty kyseiseen diiliin tai tapaukseen. Katso Kuinka linkittää sähköposti yhteystietoihin ja diileihin.
Parhaat käytännöt
Käytä työ Outlook-tiliäsi
Yhdistä tili, jota käytät asiakas- ja potentiaalisten asiakkaiden viestintään, jotta myynnille ja tuelle tärkeät sähköpostit synkronoituvat.
Pidä yhteystietojen sähköpostiosoitteet ajantasaisina
Kun yhteystiedon sähköposti muuttuu, päivitä heidän tietonsa Yksilöissä tai Organisaatioissa. Tarkat osoitteet parantavat vastaamista, joten enemmän sähköposteja näkyy oikealla yhteystiedolla.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitseeko minun asettaa välitys?
Ei. Kun yhdistät Outlookin OAuthin kautta, synkronointi on automaattista. Välitystä tarvitaan vain, jos käytät Mailboxin välitysvaihtoehtoa sen sijaan, että yhdistäisit Outlookin suoraan.
Voinko yhdistää sekä Outlookin että Gmaillan?
Tyypillisesti yhdistät yhden palveluntarjoajan per käyttäjä (joko Outlookin tai Gmaillan). Jos sovelluksesi sallii useita yhteyksiä, tarkista Mailbox- tai integraatioasetukset.
Entä jos sähköpostit eivät näy yhteystiedolla?
Varmista, että yhteystiedolla on tallennettuna oikea sähköpostiosoite. Jos osoite täsmää lähettäjän tai vastaanottajan kanssa, viestin pitäisi olla linkitetty. Jos vastaaminen epäonnistuu edelleen, katso Mailbox: Sähköpostit eivät näy vianetsintään.
Kenelle voin ottaa yhteyttä saadakseni apua?
Ota yhteyttä tukeen osoitteessa support@piraja.io.
Yhteenveto
Yhdistä Outlook CRM:ään ottamalla Mailbox-moduuli käyttöön ja suorittamalla yhden kerran OAuth-prosessi. Sähköpostit synkronoituvat ja vastaavat yhteystietoihin, joten sinulla on koko viestintähistoria yhdessä paikassa. Lisätietoja varten katso Mailbox-moduuli -opas, Outlook-integraatio -opas ja Kuinka yhdistää sähköpostisi CRM:ään.