Utilisez Mailbox, Notes et Tickets pour que toute la communication client soit dans le CRM et liée au bon contact ou à l'affaire.
Introduction
Lorsque les e-mails, les notes et les demandes de support sont éparpillés dans les boîtes de réception, les notes autocollantes et d'autres outils, vous perdez le contexte et perdez du temps. Piraja vous offre un endroit pour la communication client : la Mailbox pour les e-mails, Notes pour les notes internes ou partagées, et Tickets pour le support. Tout cela peut être lié à des individus et des organisations afin que vous puissiez voir l'historique complet de chaque contact et compte.
Pour qui est-ce
- Équipes de vente et de support qui passent d'un e-mail au CRM
- Équipes qui ont besoin d'une vue unique de tout ce qui a été dit et fait avec un client
- Quiconque souhaite transmettre un client ou une affaire sans perdre le contexte
Connectez l'e-mail avec Mailbox
Pourquoi connecter l'e-mail
Lorsque vous connectez Gmail ou Outlook via le module Mailbox, les e-mails sont synchronisés dans le CRM et associés aux contacts (individus et organisations) par adresse d'expéditeur et de destinataire. Chaque e-mail peut apparaître dans le journal d'activité sur l'enregistrement pertinent. Vous n'avez plus besoin de passer d'une boîte de réception au CRM pour voir la conversation ; l'équipe voit le même historique.
Comment le configurer
Consultez Comment connecter votre e-mail au CRM pour une configuration étape par étape. Une fois connecté, maintenez les adresses e-mail des contacts à jour afin que la correspondance fonctionne bien.
Utilisez des notes pour le contexte
Où les notes aident
Ajoutez des Notes aux individus, organisations, opportunités ou tickets. Utilisez-les pour :
- Résumé d'appel – ce qui a été convenu, ce que le client a demandé
- Notes de réunion – qui a assisté, éléments d'action
- Commentaires internes – choses que l'équipe doit savoir (par exemple, "préfère l'e-mail", "décideur")
Les notes restent avec l'enregistrement afin que toute l'équipe ait le contexte. Lorsque quelqu'un d'autre ouvre le contact ou l'affaire, il voit l'ensemble du tableau sans demander.
Suivez le support dans les tickets
Un ticket par problème
Créez des Tickets pour chaque demande de support et liez-les au contact (individu ou organisation). Utilisez le ticket pour :
- Description du problème et priorité
- Statut (ouvert, en cours, terminé) afin que l'équipe sache ce qui est fait
- Attribution afin que tout le monde sache qui s'en occupe
Les e-mails et les notes peuvent être associés au ticket (selon votre application) afin que l'ensemble de la conversation soit au même endroit. Lorsque le client répond, vous avez l'historique sur le ticket et sur le contact. Consultez Comment configurer le support client avec des tickets.
Visualiser la communication au même endroit
Activité et historique
Lorsque vous ouvrez un Individu ou une Organisation, recherchez la section activité ou historique. Vous y verrez généralement :
- E-mails associés à ce contact (provenant de Mailbox)
- Notes ajoutées au contact ou aux opportunités et tickets associés
- Tickets liés au contact
- Opportunités et leur statut
Cette vue unique est ce que signifie "communication au même endroit" : un enregistrement, un historique complet.
Meilleures pratiques
Liez chaque e-mail et note au bon contact ou affaire
Assurez-vous que les contacts ont les bonnes adresses e-mail afin que Mailbox puisse faire correspondre les e-mails entrants. Ajoutez des notes à l'enregistrement pertinent (contact, opportunité ou ticket) afin qu'elles soient trouvables et utiles.
Utilisez un ticket par problème
Créez un ticket séparé pour chaque demande de support distincte. Cela maintient le statut et la résolution clairs et facilite le rapport et le suivi.
Consultez le journal d'activité sur les comptes clés
Pour les clients importants, ouvrez le contact ou l'organisation et parcourez régulièrement le journal d'activité. Vous repérerez des tendances, des suivis en attente et tout ce qui a été dit et fait.
Questions fréquentes
Puis-je voir tous les e-mails pour un contact ?
Oui. Lorsque Mailbox est connecté et que les e-mails sont associés au contact (par adresse e-mail), ils apparaissent dans l'activité ou l'historique de cet individu ou organisation.
Puis-je attacher une note à une opportunité ou un ticket ?
Oui. Les notes peuvent être ajoutées aux individus, organisations, opportunités et tickets. Choisissez l'enregistrement qui correspond le mieux au contexte afin que les bonnes personnes voient la note.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Contactez le support à support@piraja.io.
Conclusion
Conservez la communication client au même endroit en utilisant Mailbox pour les e-mails, Notes pour le contexte et Tickets pour le support—le tout lié aux contacts et aux affaires. Lorsque tout est dans le CRM, l'équipe a un historique complet et personne ne travaille dans l'ignorance. Consultez les guides de Mailbox, Notes et Tickets pour en savoir plus.