Advies- en professionele dienstverleningsbedrijven beheren klanten, projecten, opvolging en facturatie. Een CRM kan contacten, betrokkenheden, taken en facturen op één plek houden, zodat levering en inkomsten zichtbaar blijven.
Wat adviesbureaus doorgaans nodig hebben
Adviesbureaus werken met meerdere klanten aan projecten of betrokkenheden. Elke betrokkenheid heeft deadlines, opvolgingen en vaak mijlpalen die facturatie activeren. Zonder een centraal systeem zijn klant- en projectinformatie verspreid over e-mail en documenten, worden opvolgingen bijgehouden in persoonlijke takenlijsten en wordt facturatie gedaan in een apart hulpmiddel. Dit maakt het moeilijk om te zien wat er per klant verschuldigd is, wie verantwoordelijk is voor elke opvolging en wat er is gefactureerd.
Een CRM kan Organisaties en Individuen voor klanten en contacten, Kansen of gekoppelde records voor betrokkenheden, Taken voor opvolgingen en deadlines, Notities voor samenvattingen van vergaderingen en telefoongesprekken, en Financiën met Stripe voor facturatie bieden. Alles is gekoppeld aan de klant, zodat het bureau één overzicht per account heeft.
Typische uitdagingen vóór een CRM
- Opvolgingen gaan verloren – Afspraken over volgende stappen staan in e-mail of notities, maar zijn niet toegewezen of gedateerd, waardoor ze worden gemist.
- Geen enkel overzicht per klant – Betrokkenheden, vergaderingen en facturen bevinden zich op verschillende plaatsen, waardoor het moeilijk is om de status van de klant te rapporteren.
- Facturatie vertraagd – Facturatie gebeurt in een ander systeem en is niet gekoppeld aan de betrokkenheid of contact, waardoor het gemakkelijk is om te vergeten te factureren of het overzicht te verliezen van wat er is verzonden.
- Overdrachten zijn rommelig – Wanneer iemand vertrekt of van klant wisselt, bevindt kennis zich in hun inbox en notities, niet in een gedeeld klantrecord.
Hoe een adviesbureau het CRM kan gebruiken
Eén organisatie per klant
Maak één Organisatie per klant en voeg Individuen (contacten) eraan toe. Gebruik Kansen of gekoppelde entiteiten om betrokkenheden of projecten weer te geven, zodat elke een duidelijke eigenaar en fase heeft. Zie Hoe je je eerste contact toevoegt en aan een bedrijf koppelt.
Taken voor opvolgingen en deadlines
Gebruik Taken voor klantopvolgingen, deadlines voor leveringen en interne deadlines. Wijs taken toe aan de juiste persoon en stel vervaldata in, zodat niets wordt vergeten. Gebruik Notities op het contact of de organisatie voor samenvattingen van vergaderingen en beslissingen. Hoe Notities te gebruiken op Contacten en Deals en Hoe Taken te gebruiken voor Opvolgingen geven praktische richtlijnen.
Facturatie gekoppeld aan de klant
Wanneer mijlpalen zijn bereikt of aan het einde van de periode, maak facturen aan vanuit Financiën gekoppeld aan de klantorganisatie. Met Stripe verbonden, stuur de factuur en volg de betaling. Hoe sneller betaald te worden heeft tips.
Belangrijke workflows
- Nieuwe betrokkenheid – Voeg de klantorganisatie en contacten toe of bevestig deze, maak een kans- of projectrecord aan en stel taken in voor de kick-off en belangrijke mijlpalen.
- Na een vergadering – Voeg een notitie toe aan het contact of de organisatie met een samenvatting en volgende stappen; maak taken aan voor elke opvolging en wijs ze toe.
- Mijlpaal of periode einde – Maak een factuur aan vanuit Financiën gekoppeld aan de klant, voeg regelitems toe (of gebruik Diensten), verstuur via Stripe en volg de betaling.
- Overdracht – Het klantrecord bevat contacten, notities, taken en factuurgeschiedenis, zodat de volgende persoon vanuit één plek kan verdergaan.
Voordelen van het gebruik van een CRM voor adviesdiensten
- Opvolgingen zijn toegewezen en zichtbaar – Taken hebben eigenaren en vervaldata, zodat niets verloren gaat.
- Één overzicht per klant – Contacten, betrokkenheden, notities en facturen zijn op één plek voor status en rapportage.
- Snellere, traceerbare facturatie – Facturen zijn gekoppeld aan de klant en de betalingsstatus is zichtbaar in het CRM.
- Kennis blijft bij de klant – Notities en activiteiten staan op het record, zodat overdrachten en continuïteit gemakkelijker zijn.
Beste praktijken
- Één organisatie per klant – Houd één bedrijfsrecord per klant en koppel alle contacten, kansen, taken en facturen eraan.
- Notitie na elke vergadering – Voeg een korte notitie toe met uitkomsten en volgende stappen; maak taken aan voor eventuele opvolgingen.
- Koppel elke factuur aan de klant – Zodat betalingsgeschiedenis en inkomsten zichtbaar zijn op het klantrecord.
Veelgestelde vragen
Kan ik projectfases of mijlpalen volgen?
Gebruik kansen of gekoppelde records voor betrokkenheden en taken voor mijlpalen en opvolgingen. Voor gedetailleerde project- of tijdregistratie, controleer de applicatie voor project- of tijdmodules.
Hoe voorkom ik dat ik opvolgingen mis?
Maak een taak voor elke afgesproken volgende stap, wijs deze toe en stel een vervaldatum in. Gebruik de Taken-module en optionele herinneringen zodat het team ziet wat er verschuldigd is.
Waar kan ik meer leren?
Zie Hoe Notities te gebruiken op Contacten en Deals, Hoe Klanten te factureren met Stripe, en neem contact op met support@piraja.io.
Conclusie
Een adviesbureau kan een CRM gebruiken om klanten, betrokkenheden, opvolging en facturatie op één plek te houden. Door één organisatie per klant te gebruiken, taken voor opvolgingen en deadlines, notities voor vergaderingen en Financiën voor facturatie, blijft het bureau op de hoogte van levering en inkomsten. Voor meer informatie, zie de Taken, Notities en Financiën handleidingen.