Stop met het verliezen van leads door elke contactpersoon in de CRM vast te leggen, kansen te creëren en taken en de pijplijn te gebruiken voor tijdige opvolging.
Inleiding
Waarom leads verloren gaan
Leads gaan verloren als ze alleen in e-mail bestaan, wanneer er geen herinnering is om op te volgen, of wanneer het team niet kan zien wat er in uitvoering is. Piraja helpt je dat te voorkomen door je één plek te geven voor contacten, kansen, en de pijplijn, plus taken voor opvolging en Mailbox zodat e-mail aan contacten is gekoppeld.
Voor wie is dit bedoeld
- Verkoopteams die opvolging missen omdat leads in inboxen blijven
- Kleine bedrijven die geen enkel overzicht van elke lead hebben
- Iedereen die wil dat het team ziet wat in uitvoering is en wat als volgende aan de beurt is
Vang elke lead in de CRM
Doe dit zodra de lead binnenkomt
- Maak een Individu aan met ten minste naam en e-mail (en telefoon als je die hebt). Als ze voor een bedrijf werken dat je belangrijk vindt, maak of vind de Organisatie en koppel het individu eraan. Je kunt BRREG of Companies House gebruiken om bedrijven snel te importeren.
- Maak een Kans aan en koppel deze aan dat individu (en organisatie). Geef het een duidelijke naam en stel de fase in (bijv. Lead of Nieuw).
- De lead is nu in het systeem en zichtbaar op de Pijplijn. Iedereen kan het zien en niemand hoeft door e-mail te graven om het contact te vinden.
Waarom dit belangrijk is
Als de lead alleen in e-mail bestaat, verschijnt deze niet in de pijplijn of in rapporten. Het vastleggen als contact en kans maakt de lead zichtbaar en traceerbaar.
Gebruik taken voor opvolging
Plan de volgende stap onmiddellijk
- Zodra je de kans hebt aangemaakt (of direct na het eerste contact), maak een Taak aan die aan de kans of het contact is gekoppeld.
- Stel een vervaldatum in voor de volgende stap (bijv. "Bel morgen terug", "Stuur voorstel voor vrijdag").
- Voeg een duidelijke titel toe zodat je weet wat je moet doen (bijv. "Bel over demo", "Stuur offerte").
- Als je team gebruik maakt van toewijzing, wijs de taak dan toe aan de verantwoordelijke persoon.
Jij en je team zien wat er moet gebeuren in de takenlijst en op het contact of de kans. Zonder een taak is opvolging gemakkelijk te vergeten; met een taak staat het op de lijst totdat het is gedaan.
Beoordeel de pijplijn regelmatig
Gebruik de pijplijn om stilgevallen deals te spotten
- Open de Pijplijn-weergave om alle kansen per fase te zien.
- Verplaats deals naarmate ze vorderen (bijv. van Lead naar Gekwalificeerd naar Voorstel).
- Zoek naar kansen die te lang in dezelfde fase zijn gebleven. Dit zijn kandidaten voor een nieuwe opvolgingstaak of een telefoontje.
- Een snelle wekelijkse of dagelijkse beoordeling houdt de pijplijn accuraat en helpt je prioriteiten te stellen wie je als volgende moet contacteren.
Verbind Mailbox zodat e-mail in de CRM staat
Wanneer je Gmail of Outlook via Mailbox verbindt, worden e-mails gesynchroniseerd en gekoppeld aan contacten. Dus wanneer een lead antwoordt, verschijnt de e-mail op hun contactrecord. Je krijgt volledige context zonder de CRM te verlaten, en het team ziet dezelfde gespreksgeschiedenis. Zie Hoe je je e-mail met de CRM verbindt voor de setup.
Best practices
Eén kans per lead
Maak één kans per lead aan zodat niets uit de pijplijn wordt gelaten. Vermijd het groeperen van meerdere leads in één kans; elke deal moet zijn eigen record en zijn eigen opvolgtaken hebben.
Voeg een taak toe zodra je een kans aanmaakt
Laat de kans niet zonder taak. Op het moment dat je de kans aanmaakt, voeg een taak toe met de eerste opvolgdatum. Op die manier is de lead nooit "in het systeem maar zonder volgende stap."
Beoordeel de pijplijn en takenlijst vaak
Controleer dagelijks of minstens wekelijks de pijplijn en je takenlijst. Stilgevallen deals en achterstallige taken zijn degene die verloren leads worden als je niet handelt.
Veelgestelde vragen
Wat als ik veel oude leads in e-mail heb?
Voeg ze in batches toe aan de CRM: maak individuen en organisaties aan, maak vervolgens kansen aan en koppel ze. Voeg voor elke lead een taak toe (of batchtaken, bijv. "Volg deze week 10 leads op"). Voortaan, voeg nieuwe leads toe zodra ze binnenkomen zodat je nooit meer een achterstand opbouwt.
Kan ik leads aan verschillende teamleden toewijzen?
Ja. Je kunt kansen en taken toewijzen aan de juiste persoon zodat iedereen weet wie elke lead bezit. Gebruik het veld voor de toewijzing van de kans of taak als je setup dit ondersteunt.
Wie kan ik contacteren voor hulp?
Neem contact op met de ondersteuning via support@piraja.io.
Conclusie
Voorkom verloren leads door elke lead in de CRM vast te leggen (contact + kans), taken te gebruiken voor opvolging met vervaldata, en de pijplijn regelmatig te beoordelen. Verbind Mailbox zodat e-mail in de CRM staat en het team volledige context heeft. Zie Hoe je leads van eerste contact tot deal volgt voor de volledige workflow.