Stap-voor-stap handleiding voor het maken en versturen van je eerste factuur in Piraja CRM met behulp van de Finance-module en Stripe. Van contact tot betaald.
Inleiding
Waarom factureren vanuit de CRM
Wanneer facturering in de CRM plaatsvindt, is de factuur gekoppeld aan het juiste contact of organisatie en verschijnt deze in hun activiteitsgeschiedenis. De Finance-module in Piraja werkt samen met de Stripe-integratie, zodat je facturen kunt maken, versturen en volgen zonder de app te verlaten.
Voordat je begint: De Finance en Stripe integraties moeten zijn ingeschakeld voor jouw bedrijf, en je moet je Stripe-account hebben verbonden. Zie Hoe klanten te factureren met Stripe voor de volledige setup.
Stap 1: Open Finance en maak een factuur
Navigeer naar Finance
- Open de Finance-module vanuit je navigatie of zijbalk.
- Kies Factuur maken (of de equivalente actie).
- Je wordt mogelijk gevraagd om de klant te selecteren: kies de Individu of Organisatie die je factureert. Als ze nog niet bestaan, voeg ze dan eerst toe vanuit Individuen of Organisaties.
Voeg regels toe
- Voeg een of meer regelitems toe: beschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs (en optioneel belasting). Je kunt Diensten uit je catalogus gebruiken als je deze hebt ingesteld.
- Stel de valuta in als het formulier dit toestaat; anders gebruikt de factuur jouw of de standaard van het bedrijf.
- Controleer de totaalbedragen en eventuele BTW/belasting voordat je opslaat.
Stap 2: Opslaan en versturen
Sla de factuur op
- Sla de factuur op of maak de factuur aan. Deze is nu opgeslagen in Finance en gekoppeld aan de klant.
- Om de factuur te verzenden, gebruik de actie Verzenden of E-mail vanuit de factuurdetails of lijst. Het systeem gebruikt Stripe om de factuur-e-mail met een betalingslink te verzenden, zodat de klant online kan betalen.
Wat de klant ontvangt
De klant ontvangt een e-mail van jouw Stripe-instelling met een link om de factuur te bekijken en te betalen. Betaling wordt verwerkt door Stripe; zodra deze is betaald, kan de status in Finance worden bijgewerkt, zodat je deze als betaald ziet in de CRM.
Na het versturen
Volg de status
- In de Finance-module kun je de factuurstatus zien (bijv. concept, verzonden, betaald). Gebruik filters of de factuurdetails om de betalingsstatus te controleren.
- Het contact- of organisatie-record kan de factuur in de activiteit of een gerelateerde lijst tonen, zodat je volledige context hebt wanneer je de klant opent.
Als betaling vertraagd is
Gebruik Taken om een follow-up herinnering in te stellen, of zie Hoe sneller betaald te worden voor tips.
Beste praktijken
- Koppel elke factuur aan een contact of organisatie zodat je een duidelijke audit trail en activiteitsgeschiedenis hebt.
- Gebruik Diensten voor terugkerende regelitems, zodat je beschrijvingen en prijzen kunt hergebruiken.
- Verzend zodra de factuur klaar is zodat de klant de betalingslink snel ontvangt.
- Controleer of Stripe is verbonden voordat je facturen aanmaakt; zie Problemen met Stripe-verbinding of synchronisatie als er iets misgaat.
Veelgestelde vragen
Heb ik Stripe nodig om facturen te maken?
Ja. Het maken en versturen van facturen in Piraja maakt gebruik van de Stripe-integratie. Verbind eerst Stripe via Finance of integratie-instellingen.
Kan ik een factuur bewerken na verzending?
Dat hangt af van je workflow en het gedrag van Stripe. Vaak kun je een concept wijzigen; zodra deze is verzonden, controleer je de Finance- of Stripe-interface voor opties om te corrigeren of te annuleren.
Wie kan ik contacteren voor hulp?
Neem contact op met de ondersteuning via support@piraja.io.
Conclusie
Maak je eerste factuur vanuit de Finance-module, koppel deze aan de klant, voeg regelitems toe, sla op en verstuur. De klant betaalt via Stripe en jij volgt de status in de CRM. Voor de volledige setup zie Hoe klanten te factureren met Stripe en de Finance-module handleiding.