Gebruik de Mailbox-module om e-mails aan contacten te koppelen en threads aan kansen of tickets toe te voegen, zodat alle communicatie in context blijft.
Inleiding
Waarom e-mail koppelen aan contacten en deals
Wanneer e-mail in de CRM staat, is de echte waarde het koppelen aan de juiste Individu, Organisatie, Kans of Ticket. Op die manier ziet iedereen het volledige gesprek over het contact of de deal, en gaat er niets verloren in een algemene inbox.
De Mailbox-module synchroniseert e-mail via Gmail of Outlook en koppelt berichten aan contacten op basis van e-mailadres. Je kunt ook handmatig koppelen van threads aan kansen of tickets waar de app dit ondersteunt.
Automatische koppeling aan contacten
Hoe koppeling werkt
- Wanneer een e-mail is verzonden naar of van een adres dat bestaat op een Individu of Organisatie in de CRM, kan het systeem die boodschap koppelen aan dat contact.
- Gekoppelde e-mails verschijnen dan als activiteit of gekoppelde threads op het contact (en optioneel de organisatie), zodat je bij het openen van het contact de gespreksgeschiedenis ziet.
- Koppeling hangt af van nauwkeurige e-mailadressen in de CRM. Als de afzender of ontvanger niet in je contacten staat, of het adres verkeerd is, kan het bericht nog steeds in de Mailbox verschijnen, maar zal het niet gekoppeld zijn.
Wat te doen als een e-mail niet is gekoppeld
- Controleer het contactrecord: Zorg ervoor dat het Individu of de Organisatie het juiste e-mailadres heeft opgeslagen (het adres dat in de thread is gebruikt).
- Voeg het contact toe of corrigeer het: Als de persoon of het bedrijf nog niet in de CRM staat, voeg ze dan toe met het juiste e-mailadres; toekomstige berichten zouden dan moeten koppelen.
- Als de app handmatig koppelen of bevestigen van een thread aan een contact of deal toestaat, gebruik dat dan voor bestaande threads die niet zijn gekoppeld.
Threads koppelen aan kansen en tickets
Kansen (deals)
- Sommige instellingen laten je een e-mailthread bevestigen of koppelen aan een Kans, zodat de volledige onderhandeling of voorsteldiscussie zichtbaar is op de deal.
- Gebruik de detailweergave van de kans of de Mailbox om de thread met de juiste kans te associëren. Dat houdt de verkoopcontext op één plek.
Tickets (ondersteuning)
- Voor Tickets betekent het koppelen van de thread aan het ticket dat het ondersteuningsgesprek aan de zaak is gekoppeld. Wanneer je het ticket opent, zie je de e-mailthread.
- Maak of open het ticket en koppel vervolgens de relevante thread vanuit de Mailbox (of gebruik de optie koppelen/bevestigen als deze beschikbaar is).
Beste praktijken
- Houd contact-e-mailadressen up-to-date zodat automatische koppeling werkt voor zoveel mogelijk berichten.
- Koppel belangrijke threads aan de juiste kans of ticket, zodat het team volledige context heeft.
- Gebruik één werkaccount voor Gmail of Outlook, zodat de e-mails die belangrijk zijn voor verkoop en ondersteuning de e-mails zijn die synchroniseren. Zie Hoe je je e-mail met de CRM verbindt als je nog niet hebt verbonden.
Veelgestelde vragen
Moet ik elke e-mail handmatig koppelen?
Nee. Veel e-mails worden automatisch gekoppeld aan contacten wanneer het e-mailadres van de afzender/ontvanger overeenkomt met een contact. Je hoeft alleen handmatig te koppelen wanneer automatische koppeling niet van toepassing was of wanneer je een thread aan een specifieke kans of ticket wilt bevestigen.
Wat als e-mails niet worden weergegeven op een contact?
Bevestig dat het contact het juiste e-mailadres heeft. Als dat zo is en berichten nog steeds niet verschijnen, zie Mailbox: E-mails verschijnen niet.
Wie kan ik contacteren voor hulp?
Neem contact op met de ondersteuning via support@piraja.io.
Conclusie
Koppel e-mail aan contacten en deals door contactgegevens nauwkeurig te houden (voor automatische koppeling) en door threads aan kansen of tickets te bevestigen waar dit wordt ondersteund. De Mailbox-module en Hoe je je e-mail met de CRM verbindt gids leggen de setup en synchronisatie uit.