Gebruik Mailbox, Notities en Tickets zodat alle klantcommunicatie in de CRM staat en gekoppeld is aan de juiste contactpersoon of deal.
Inleiding
Wanneer e-mails, notities en ondersteuningsverzoeken verspreid zijn over inboxen, plakkertjes en andere tools, verlies je de context en verspil je tijd. Piraja biedt je één plek voor klantcommunicatie: de Mailbox voor e-mail, Notities voor interne of gedeelde notities, en Tickets voor ondersteuning. Alles kan worden gekoppeld aan individuen en organisaties, zodat je de volledige geschiedenis voor elke contactpersoon en account ziet.
Voor wie is dit bedoeld
- Verkoop- en ondersteuningsteams die schakelen tussen e-mail en CRM
- Teams die een enkel overzicht nodig hebben van alles wat er gezegd en gedaan is met een klant
- Iedereen die een klant of deal wil overdragen zonder de context te verliezen
Koppel e-mail met Mailbox
Waarom e-mail koppelen
Wanneer je Gmail of Outlook koppelt via de Mailbox module, worden e-mails gesynchroniseerd in de CRM en gekoppeld aan contacten (individuen en organisaties) op basis van afzender- en ontvangeradres. Elke e-mail kan verschijnen in het activiteitslogboek van het relevante record. Je hoeft niet meer te schakelen tussen inbox en CRM om het gesprek te zien; het team ziet dezelfde geschiedenis.
Hoe het in te stellen
Zie Hoe je je e-mail aan de CRM kunt koppelen voor een stapsgewijze installatie. Zodra het is gekoppeld, houd je de e-mailadressen van contacten up-to-date zodat de koppeling goed werkt.
Gebruik notities voor context
Waar notities helpen
Voeg Notities toe aan individuen, organisaties, kansen of tickets. Gebruik ze voor:
- Belverslagen – wat er is afgesproken, wat de klant vroeg
- Vergadernotities – wie aanwezig was, actiepunten
- Interne opmerkingen – dingen die het team moet weten (bijv. "geeft de voorkeur aan e-mail", "beslisser")
Notities blijven bij het record zodat het hele team context heeft. Wanneer iemand anders de contactpersoon of deal opent, zien ze het volledige plaatje zonder te vragen.
Volg ondersteuning in tickets
Eén ticket per probleem
Maak Tickets voor elk ondersteuningsverzoek en koppel ze aan de contactpersoon (individu of organisatie). Gebruik het ticket voor:
- Probleembeschrijving en prioriteit
- Status (open, in behandeling, voltooid) zodat het team weet wat er gedaan is
- Toewijzing zodat iedereen weet wie het behandelt
E-mails en notities kunnen aan het ticket worden gekoppeld (afhankelijk van je app) zodat de volledige conversatie op één plek staat. Wanneer de klant terugschrijft, heb je de geschiedenis op het ticket en bij de contactpersoon. Zie Hoe je klantenondersteuning met Tickets kunt instellen.
Communicatie op één plek bekijken
Activiteit en geschiedenis
Wanneer je een Individu of Organisatie opent, zoek dan naar de sectie activiteit of geschiedenis. Daar zie je doorgaans:
- E-mails gekoppeld aan die contactpersoon (van Mailbox)
- Notities toegevoegd aan de contactpersoon of aan gerelateerde kansen en tickets
- Tickets gekoppeld aan de contactpersoon
- Kansen en hun status
Dat enkele overzicht is wat "communicatie op één plek" betekent: één record, volledige geschiedenis.
Best practices
Koppel elke e-mail en notitie aan de juiste contactpersoon of deal
Zorg ervoor dat contacten de juiste e-mailadressen hebben zodat Mailbox binnenkomende e-mail kan koppelen. Voeg notities toe aan het relevante record (contact, kans of ticket) zodat ze vindbaar en nuttig zijn.
Gebruik één ticket per probleem
Maak een apart ticket voor elk afzonderlijk ondersteuningsverzoek. Dit houdt de status en oplossing duidelijk en maakt het gemakkelijker om te rapporteren en op te volgen.
Bekijk het activiteitslogboek van belangrijke accounts
Voor belangrijke klanten, open de contactpersoon of organisatie en scan regelmatig het activiteitslogboek. Je zult trends, openstaande opvolgingen en alles wat er is gezegd en gedaan opmerken.
Veelgestelde vragen
Kan ik alle e-mails voor een contactpersoon zien?
Ja. Wanneer Mailbox is gekoppeld en e-mails zijn gekoppeld aan de contactpersoon (op basis van e-mailadres), verschijnen ze in de activiteit of geschiedenis van dat individu of organisatie.
Kan ik een notitie aan een kans of ticket koppelen?
Ja. Notities kunnen worden toegevoegd aan individuen, organisaties, kansen en tickets. Kies het record dat het beste past bij de context, zodat de juiste mensen de notitie zien.
Wie kan ik contacteren voor hulp?
Neem contact op met ondersteuning via support@piraja.io.
Conclusie
Houd klantcommunicatie op één plek door Mailbox voor e-mail, Notities voor context en Tickets voor ondersteuning te gebruiken—allemaal gekoppeld aan contactpersonen en deals. Wanneer alles in de CRM staat, heeft het team de volledige geschiedenis en werkt niemand in het duister. Zie de Mailbox, Notities, en Tickets gidsen voor meer.