Arkiver enkeltpersoner og organisasjoner du ikke lenger trenger i aktive lister, og gjenopprett dem når det er nødvendig. Arkiverte registre forblir i CRM, men er skjult fra standardvisninger.
Introduksjon
Hvorfor arkivere i stedet for å slette
Når en kontakt eller et selskap ikke lenger er aktivt (f.eks. gammel kunde, duplikat eller lead som ikke konverterte), kan du ønske å ha dem ute av hovedlistene dine uten å miste historikk. Arkivering skjuler posten fra standardvisninger og søk, samtidig som den forblir i databasen. Du kan gjenopprette den senere hvis nødvendig.
Enkeltpersoner og Organisasjoner kan vanligvis arkiveres (og gjenopprettes) fra detaljvisningen eller listen. Nøyaktige alternativer avhenger av appen din.
Hvordan arkivere en kontakt eller selskap
Fra posten
- Åpne den Enkeltpersonen eller Organisasjonen du ønsker å arkivere.
- Se etter Arkiver, Merk som arkivert, eller en handlingsmeny (f.eks. tre prikker) med et arkiveringsalternativ.
- Bekreft hvis du blir bedt om det. Posten er nå arkivert og forsvinner vanligvis fra standardlisten og globalt søk.
Fra listen
Noen apper lar deg velge en eller flere poster i listen over Enkeltpersoner eller Organisasjoner og velge Arkiver fra en massehandlingsmeny. Bruk dette for å rydde opp i flere poster samtidig.
Hvordan gjenopprette en arkivert post
Vis arkiverte poster først
- I Enkeltpersoner eller Organisasjoner-modulen, se etter et filter eller en bryter som Vis arkiverte, Inkluder arkiverte, eller Alle (mot "Kun aktive").
- Aktiver det slik at arkiverte poster vises i listen (eller i søk).
- Finn posten du ønsker å gjenopprette og åpne den.
Gjenopprett
- Åpne den arkiverte Enkeltpersonen eller Organisasjonen.
- Se etter Gjenopprett, Fjern arkivering, eller Merk som aktiv (i handlingsmenyen eller på posten).
- Bekreft hvis du blir bedt om det. Posten er aktiv igjen og vises i standardlister og søk.
Hva skjer med tilknyttede data
Avtaler, fakturaer og billetter
Arkivering av en kontakt eller et selskap sletter ikke tilknyttede muligheter, fakturaer, eller billetter. Disse postene forblir; de er fortsatt knyttet til den arkiverte Enkeltpersonen eller Organisasjonen. Når du gjenoppretter kontakten, forblir koblingene uendret.
Beste praksis
Arkiver i stedet for å slette når du kan trenge historikk
Slik at du kan gjenopprette og så rapporter eller revisjoner fortsatt kan referere til posten. Slett bare hvis prosessen din krever det og du har en sikkerhetskopi.
Bruk "Vis arkiverte" når du ikke kan finne en kontakt
Hvis en kontakt eller et selskap mangler fra søk eller liste, kan de være arkivert. Se Kontakt eller selskap ikke funnet i søk.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg søke etter arkiverte poster?
Ja, når du inkluderer arkiverte poster (f.eks. "Vis arkiverte" eller "Alle") i listen eller søk. Globalt søk kan eller kanskje ikke inkludere arkiverte poster avhengig av appen; sjekk listen over Enkeltpersoner eller Organisasjoner med arkivering aktivert.
Hvem kan jeg kontakte for hjelp?
Kontakt support på support@piraja.io.
Konklusjon
Arkiver kontakter og selskaper du ikke lenger trenger i aktive visninger; gjenopprett dem når det er nødvendig. Bruk "Vis arkiverte" for å finne og gjenopprette. For mer informasjon om å finne poster, se Hvordan søke og finne i CRM og Kontakt eller selskap ikke funnet i søk.