Opprett fakturerbare elementer på muligheter eller billetter, koble til Stripe, og send fakturaer. Denne guiden dekker Finansmodulen og Stripe-integrasjonen.
Introduksjon
Hvorfor fakturere fra CRM?
Når tilbud og fakturaer ligger i regneark eller et separat system, er det vanskelig å se hva som er fakturert for hvilken avtale og hva som er betalt. Pirajas Finans-modul (fakturerbare elementer) fungerer med Stripe-integrasjonen slik at du kan legge til fakturerbare linjeposter til muligheter eller billetter og generere Stripe-fakturaer direkte fra CRM. Betalingsstatus og kundens faktureringshistorikk holdes synkronisert med Stripe.
Du trenger Finans-modulen og Stripe-integrasjonen aktivert for din bedrift. Din Tjenestemodul katalog kan synkroniseres med Stripe slik at produkter og priser er konsistente mellom CRM og Stripe.
Trinn 1: Koble til Stripe
Hva du trenger
- En Stripe-konto. Hvis du ikke har en, registrer deg på stripe.com.
- Tilgang til Stripe-integrasjonen i Piraja (din bedriftsadministrator aktiverer integrasjoner).
Hvordan koble til
- Gå til Stripe-integrasjonen eller Finans/Stripe-innstillinger i CRM-en din.
- Velg Koble til Stripe (eller tilsvarende). Du vil bli guidet gjennom Stripe Connect eller OAuth slik at Piraja kan opprette og sende fakturaer på dine vegne.
- Fullfør tilkoblingen og gi de forespurte tillatelsene. Når du er tilkoblet, kan du opprette fakturaer fra fakturerbare elementer og, hvis du bruker det, synkronisere tjenestekatalogen din med Stripe-produkter.
For fullstendige oppsett detaljer, inkludert webhooks og synkroniseringsalternativer, se Stripe-integrasjonen guiden.
Trinn 2: Legg til fakturerbare elementer til en mulighet eller billett
Hvor å legge til fakturerbare elementer
Fakturerbare elementer (linjeposter) legges til på Muligheter eller Billetter. På den måten er fakturaen knyttet til riktig avtale eller supportsak og til kontakten eller selskapet.
Hvordan legge til linjeposter
- Åpne Muligheten eller Billetten du ønsker å fakturere fra.
- Finn Fakturerbare fanen eller seksjonen (eller tilsvarende i appen din).
- Legg til linjeposter: enten velg fra din Tjenester katalog (hvis synkronisert med Stripe) eller legg til tilpassede elementer. Skriv inn beskrivelse, mengde og pris (og MVA hvis aktuelt).
- Sørg for at kunden (individ eller organisasjon) er satt på muligheten eller billetten slik at fakturaen sendes til riktig part.
- Lagre. De fakturerbare elementene er nå grunnlaget for å generere en Stripe-faktura.
Trinn 3: Generer og send fakturaen
Opprette fakturaen
- Fra den samme muligheten eller billetten, bruk alternativet for å generere en faktura eller opprette Stripe-faktura fra de fakturerbare elementene.
- Integrasjonen oppretter en faktura i Stripe ved hjelp av linjepostene og kunden knyttet til muligheten eller billetten.
- Fakturaen kan sendes til kunden via e-post fra Stripe, eller du kan sende lenken selv. Betalingsstatus (f.eks. betalt, forfalt) spores i Stripe og kan gjenspeiles i CRM avhengig av oppsettet ditt.
Etter sending
- Spor betalingsstatus i din Stripe-dashbord og, hvis støttet, i CRM.
- For forfalte fakturaer, bruk Stripes påminnelser eller følg opp manuelt. Se Hvordan få betalt raskere for tips.
Bruke tjenestekatalogen med Stripe
Hvis bedriften din bruker Tjenestemodulen, kan du definere produkter og priser der og synkronisere dem med Stripe. På den måten:
- Linjeposter lagt til fra katalogen er konsistente med Stripe-produkter.
- Du trenger ikke å skrive inn priser hver gang; du velger tjenesten og mengden.
- Oppdateringer til katalogen kan synkroniseres slik at Stripe holder seg i tråd med tilbudene dine.
Sjekk Stripe-integrasjonen og tjenestedokumentasjonen for hvordan du aktiverer og kjører synkroniseringen.
Beste praksis
Hold tjenestekatalogen din oppdatert
Hvis du bruker katalogen, hold produktnavn og priser aktuelle slik at når du synkroniserer med Stripe eller legger til fakturerbare elementer fra katalogen, er dataene korrekte.
Legg til fakturerbare elementer etter hvert som du blir enige om omfang
Legg til eller oppdater fakturerbare elementer på muligheten eller billetten etter hvert som du blir enige om omfang med kunden. På den måten, når du er klar til å fakturere, gjenspeiler linjepostene allerede avtalen, og du trenger bare å generere fakturaen.
Bruk Stripe for betalingssporing og påminnelser
Stol på Stripe for betalingsstatus og, der det er tilgjengelig, automatiserte påminnelser for forfalte fakturaer. Det holder kontantstrømmen synlig og reduserer manuell oppfølging.
Ofte stilte spørsmål
Trenger jeg Stripe for å bruke fakturerbare elementer?
Du kan bruke Finansmodulen til å spore hva du fakturerer (legge til fakturerbare elementer til muligheter eller billetter) uten Stripe. Imidlertid krever opprettelse og sending av fakturaer og mottak av betaling Stripe-integrasjonen. Koble til Stripe for å sende og få betalt for fakturaer.
Kan jeg fakturere fra både muligheter og billetter?
Ja. Fakturerbare elementer kan legges til både muligheter (f.eks. salgstilbud) og billetter (f.eks. support- eller prosjektarbeid). Bruk hvilken som helst post som passer til arbeidet du fakturerer for.
Hva hvis kunden ikke er i Stripe?
Integrasjonen oppretter vanligvis eller matcher kunden i Stripe ved å bruke kontakten eller selskapet knyttet til muligheten eller billetten. Sørg for at muligheten eller billetten har riktig individ eller organisasjon, og at deres e-post (og eventuelle nødvendige faktureringsdetaljer) er til stede slik at Stripe kan opprette eller finne kunden.
Hvem kan jeg kontakte for hjelp?
Kontakt support på support@piraja.io. For Stripe-konto eller betalingsproblemer, se Stripes egen support.
Konklusjon
For å fakturere kunder med Stripe fra Piraja: koble til Stripe-kontoen din, legg til fakturerbare elementer til muligheter eller billetter, og generer fakturaer fra CRM. Hold tjenestekatalogen din synkronisert med Stripe når du bruker den, og bruk Stripe for betalingssporing og påminnelser. For mer detalj, se Stripe-integrasjonen og Finans (Fakturerbare elementer) guider.