Bruk Mailboks, Notater og Billetter slik at all kundekommunikasjon er i CRM og knyttet til den riktige kontakten eller avtalen.
Introduksjon
Når e-poster, notater og supportforespørsel er spredt over innbokser, klistrelapper og andre verktøy, mister du konteksten og kaster bort tid. Piraja gir deg ett sted for kundekommunikasjon: Mailboks for e-post, Notater for interne eller delte notater, og Billetter for support. Alt kan knyttes til enkeltpersoner og organisasjoner, slik at du ser hele historien for hver kontakt og konto.
Hvem dette er for
- Salgs- og supportteam som veksler mellom e-post og CRM
- Team som trenger en samlet oversikt over alt som har blitt sagt og gjort med en kunde
- Alle som ønsker å overføre en kunde eller avtale uten å miste konteksten
Koble e-post med Mailboks
Hvorfor koble e-post
Når du kobler Gmail eller Outlook via Mailboks modulen, synkroniseres e-poster inn i CRM og matches med kontakter (individer og organisasjoner) etter avsender- og mottakeradresse. Hver e-post kan vises i aktivitetsloggen på den relevante posten. Du trenger ikke lenger å veksle mellom innboks og CRM for å se samtalen; teamet ser den samme historien.
Hvordan sette det opp
Se Hvordan koble e-posten din til CRM for trinn-for-trinn oppsett. Når det er koblet til, hold kontaktens e-postadresser oppdatert slik at matching fungerer godt.
Bruk notater for kontekst
Hvor notater hjelper
Legg til Notater til enkeltpersoner, organisasjoner, muligheter eller billetter. Bruk dem til:
- Samtalesammendrag – hva som ble avtalt, hva kunden ba om
- Møtenotater – hvem som deltok, handlingspunkter
- Interne kommentarer – ting teamet bør vite (f.eks. "foretrekker e-post", "beslutningstaker")
Notater forblir med posten slik at hele teamet har kontekst. Når noen andre åpner kontakten eller avtalen, ser de hele bildet uten å spørre.
Spor support i billetter
Én billett per problem
Opprett Billetter for hver supportforespørsel og knytt dem til kontakten (individ eller organisasjon). Bruk billetten til:
- Problembeskrivelse og prioritet
- Status (åpen, under behandling, fullført) slik at teamet vet hva som er gjort
- Tildeling slik at alle vet hvem som håndterer det
E-poster og notater kan knyttes til billetten (avhengig av appen din) slik at hele tråden er på ett sted. Når kunden svarer, har du historikken på billetten og kontakten. Se Hvordan sette opp kundestøtte med billetter.
Se kommunikasjon på ett sted
Aktivitet og historie
Når du åpner en Individ eller Organisasjon, se etter aktivitet eller historikk seksjonen. Der ser du vanligvis:
- E-poster knyttet til den kontakten (fra Mailboks)
- Notater lagt til kontakten eller til relaterte muligheter og billetter
- Billetter knyttet til kontakten
- Muligheter og deres status
Den enkle visningen er hva "kommunikasjon på ett sted" betyr: én post, full historie.
Beste praksis
Knytt hver e-post og notat til riktig kontakt eller avtale
Sørg for at kontakter har riktige e-postadresser slik at Mailboks kan matche innkommende e-post. Legg til notater til den relevante posten (kontakt, mulighet eller billett) slik at de er lette å finne og nyttige.
Bruk én billett per problem
Opprett en egen billett for hver distinkte supportforespørsel. Det holder status og løsning klare og gjør det lettere å rapportere og følge opp.
Gå gjennom aktivitetsloggen på nøkkelkontoer
For viktige kunder, åpne kontakten eller organisasjonen og skann aktivitetsloggen regelmessig. Du vil oppdage trender, ventende oppfølginger, og alt som har blitt sagt og gjort.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg se alle e-poster for en kontakt?
Ja. Når Mailboks er koblet til og e-poster er knyttet til kontakten (etter e-postadresse), vises de i aktiviteten eller historikken på den enkeltpersonen eller organisasjonen.
Kan jeg legge ved et notat til en mulighet eller billett?
Ja. Notater kan legges til enkeltpersoner, organisasjoner, muligheter og billetter. Velg posten som passer best til konteksten slik at de rette personene ser notatet.
Hvem kan jeg kontakte for hjelp?
Kontakt support på support@piraja.io.
Konklusjon
Hold kundekommunikasjon på ett sted ved å bruke Mailboks for e-post, Notater for kontekst, og Billetter for support—alle knyttet til kontakter og avtaler. Når alt er i CRM, har teamet full historie og ingen jobber i mørket. Se Mailboks, Notater, og Billetter guider for mer.