Bruk billetter-modulen og postkassen for å drive kundestøtte fra ett sted. Spor problemer, koble e-poster til billetter, og hold kommunikasjonen i CRM.
Introduksjon
Hvorfor bruke billetter for støtte?
Når støtteforespørslene kun finnes i e-post, er det vanskelig å tildele eierskap, spore status og se en kundes komplette historikk. Billetter-modulen lar deg opprette en billett for hver forespørsel, sette prioritet, tildele den til et teammedlem og flytte den gjennom statusene (f.eks. åpen, under behandling, fullført). Koble billetter til kontakter slik at du ser hvert problem per kunde. Når du kobler Postkasse-modulen, kan innkommende og sendte e-poster knyttes til billetter og kontakter, slik at hele samtalen forblir i CRM.
Hvem er dette for
- Støtteteam som håndterer kundeproblemer via e-post eller i appen
- Små bedrifter som ønsker et enkelt billettsystem uten et separat hjelpesenter
- Alle som trenger å spore og løse kundeforespørsel og holde en klar historikk
Trinn 1: Aktiver billetter og postkasse
Aktiver modulene
- Din bedriftsadministrator må aktivere Billetter-modulen for din bedrift. Dette gjøres i modul- eller bedriftsinnstillingene.
- For e-postknyttede støtte, aktiver også Postkasse-modulen. Postkasse lar deg koble Gmail eller Outlook slik at e-poster synkroniseres og kan knyttes til kontakter og billetter.
- Valgfritt, aktiver SLA-modulen hvis du vil spore responstider eller løsningstider mot mål. Se Slik administrerer du tjenestenivåavtaler.
Sjekk sidepanelet
Etter at modulene er aktivert, må du sørge for at Billetter (og Postkasse hvis du bruker den) vises i navigasjonen eller sidepanelet ditt. Du kan vanligvis vise eller skjule moduler i dine personlige innstillinger slik at de du trenger er lett tilgjengelige.
Trinn 2: Koble e-post (valgfritt, men anbefalt)
Hvorfor koble e-post?
Når støtte kommer inn via e-post, betyr det å koble Gmail eller Outlook i Postkasse:
- Innkommende og sendte e-poster synkroniseres inn i CRM.
- E-poster matches til Individer og Organisasjoner etter avsender- og mottakeradresse.
- Du kan koble e-poster og tråder til Billetter slik at hele samtalen er knyttet til riktig billett og kontakt.
Slik kobler du til
- Åpne Postkasse-modulen og velg Koble til Gmail eller Koble til Outlook.
- Logg inn med din e-postleverandør og godkjenn de forespurte tillatelsene.
- Når du er tilkoblet, vil e-poster begynne å synkroniseres. For trinn-for-trinn detaljer, se Slik kobler du e-posten din til CRM.
Trinn 3: Opprett og arbeid med billetter
Opprette en billett
- I Billetter-modulen, klikk på Opprett billett (eller det tilsvarende i appen din).
- Skriv en klar problembeskrivelse slik at alle i teamet forstår forespørselen. Dette feltet er vanligvis obligatorisk.
- Sett prioritet (f.eks. lav, medium, høy, hastende) slik at teamet vet hva som skal håndteres først.
- Koble billetten til den relevante Individ eller Organisasjon. Hvis forespørselen kom via e-post og kontakten allerede eksisterer, velg den kontakten. Dette knytter billetten til kunden og bygger deres støttehistorikk.
- Hvis teamet ditt bruker tildeling, tildel billetten til personen som skal håndtere den.
- Lagre. Billetten er nå i køen din med status "åpen" (eller appens standard).
Arbeide med billetten
- Når du arbeider med problemet, oppdater billettstatusen (f.eks. åpen → under behandling → fullført eller lukket). Dette holder køen nøyaktig og lar andre se fremdrift.
- Legg til notater eller kommentarer på billetten hvis oppsettet ditt støtter det, slik at konteksten er samlet på ett sted.
- Når problemet er løst, sett statusen til fullført eller lukket slik at billetten faller ut av den aktive køen.
Koble e-poster til billetter og kontakter
Når Postkasse er koblet, matches e-poster til kontakter etter e-postadresse. For å holde samtalen med en kunde samlet:
- Koble billetten til kontakten når du oppretter eller redigerer billetten. Da når du ser på kontakten, ser du alle deres billetter og relaterte aktiviteter.
- Avhengig av appen din, kan du kanskje vedlegge eller koble spesifikke e-posttråder til en billett slik at hele tråden er synlig på billettoppføringen. Sjekk billettdetaljvisningen og Postkasse for koble- eller vedleggsalternativer.
Slik kan du, neste gang den samme kunden kontakter deg, se deres tidligere billetter og e-posthistorikk uten å forlate CRM.
Beste praksis
Bruk konsistente prioriteringer
Bli enige med teamet ditt om hva lav, medium, høy og hastende betyr, og bruk dem konsekvent. På den måten vet alle hva som skal håndteres først, og hastende saker går ikke tapt.
Koble hver billett til en kontakt
Koble alltid billetter til en Individ eller Organisasjon når du vet hvem kunden er. Dette bygger en full støttehistorikk per kunde og gjør det lettere å oppdage gjentakende problemer eller VIP-er.
Lukk eller fullfør billetter når de er ferdige
Når problemet er løst, flytt billetten til fullført eller lukket. Det holder din åpne kø nøyaktig og unngår dobbeltarbeid.
Skriv klare problembeskrivelser
En klar beskrivelse hjelper den som får tildelt oppgaven (og fremtidige deg) å forstå forespørselen uten å måtte lese e-posten på nytt. Inkluder hva kunden ba om og eventuell viktig kontekst.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg koble en e-post til en billett?
Ja. Når Postkasse er koblet, matches e-poster til kontakter. Koble billetten til den kontakten når du oppretter eller redigerer billetten. Avhengig av appen din, kan du også være i stand til å vedlegge eller koble spesifikke e-posttråder til billetten slik at hele samtalen er på billettoppføringen.
Trenger jeg Postkasse for å bruke billetter?
Nei. Du kan bruke Billetter-modulen alene: opprette billetter, sette prioritet, tildele og flytte gjennom statusene. Postkasse er valgfritt, men anbefales slik at e-postsamtaler er i CRM og knyttet til kontakter og billetter.
Kan jeg bruke SLA med billetter?
Ja. SLA-modulen fungerer med billetter for å spore responstider eller løsningstider. Aktiver begge modulene og konfigurer SLA-målene dine; da kan systemet spore hvilke billetter som er i risiko eller brutt.
Hvem kan jeg kontakte for hjelp?
Kontakt support på support@piraja.io for spørsmål om Piraja.
Konklusjon
Sett opp kundestøtte ved å aktivere Billetter-modulen (og valgfritt Postkasse og SLA), koble e-post slik at samtaler er i CRM, og opprette billetter for hver forespørsel. Koble hver billett til en kontakt, tildele og prioritere, og flytt billetter gjennom statusene til de er løst. For mer detaljert informasjon, se Billetter-modulen og Kundestøtte billettsystem.