Konsult- och professionella tjänsteföretag hanterar kunder, projekt, uppföljningar och fakturering. En CRM kan hålla kontakter, engagemang, uppgifter och fakturor på ett ställe så att leverans och intäkter förblir synliga.
Vad konsultföretag typiskt behöver
Konsultföretag arbetar med flera kunder på projekt eller engagemang. Varje engagemang har deadlines, uppföljningar och ofta milstolpar som utlöser fakturering. Utan ett centralt system sprids kund- och projektinformation över e-post och dokument, uppföljningar spåras i personliga att-göra-listor, och fakturering görs i ett separat verktyg. Det gör det svårt att se vad som är förfallet per kund, vem som är ansvarig för varje uppföljning och vad som har fakturerats.
En CRM kan tillhandahålla Organisationer och Individer för kunder och kontakter, Möjligheter eller länkade poster för engagemang, Uppgifter för uppföljningar och deadlines, Anteckningar för sammanfattningar av möten och samtal, och Ekonomi med Stripe för fakturering. Allt kopplas tillbaka till kunden så att företaget har en vy per konto.
Typiska utmaningar innan en CRM
- Uppföljningar glöms bort – Avtalade nästa steg finns i e-post eller anteckningar men är inte tilldelade eller daterade, så de missas.
- Ingen enskild vy per kund – Engagemang, möten och fakturor finns på olika ställen så det är svårt att rapportera om kundstatus.
- Fakturering försenas – Fakturering görs i ett annat system och är inte kopplad till engagemanget eller kontakten, så det är lätt att glömma att fakturera eller att tappa bort vad som har skickats.
- Överföringar är röriga – När någon slutar eller byter kund, finns kunskapen i deras inkorg och anteckningar, inte i en delad kundpost.
Hur ett konsultföretag kan använda CRM:en
En organisation per kund
Skapa en Organisation per kund och lägg till Individer (kontakter) kopplade till den. Använd Möjligheter eller länkade enheter för att representera engagemang eller projekt så att varje har en tydlig ägare och fas. Se Hur man lägger till din första kontakt och kopplar till ett företag.
Uppgifter för uppföljningar och deadlines
Använd Uppgifter för kunduppföljningar, leveranser och interna deadlines. Tilldela uppgifter till rätt person och sätt deadlines så att inget glöms bort. Använd Anteckningar på kontakten eller organisationen för sammanfattningar av möten och beslut. Hur man använder anteckningar på kontakter och affärer och Hur man använder uppgifter för uppföljningar ger praktisk vägledning.
Fakturering kopplad till kunden
När milstolpar uppnås eller i slutet av perioden, skapa fakturor från Ekonomi kopplade till kundorganisationen. Med Stripe kopplad, skicka fakturan och spåra betalningen. Hur man får betalt snabbare har tips.
Nyckelarbetsflöden
- Nytt engagemang – Lägg till eller bekräfta kundorganisationen och kontakterna, skapa en möjlighet eller projektpost, och sätt uppgifter för kick-off och viktiga milstolpar.
- Efter ett möte – Lägg till en anteckning till kontakten eller organisationen med sammanfattning och nästa steg; skapa uppgifter för varje uppföljning och tilldela dem.
- Milstolpe eller periodens slut – Skapa en faktura från Ekonomi kopplad till kunden, lägg till radartiklar (eller använd Tjänster), skicka via Stripe, och spåra betalningen.
- Överföring – Kundposten innehåller kontakter, anteckningar, uppgifter och fakturahistorik så att nästa person kan ta över från ett ställe.
Fördelar med att använda en CRM för konsultverksamhet
- Uppföljningar är tilldelade och synliga – Uppgifter har ägare och deadlines så att inget glöms bort.
- En vy per kund – Kontakter, engagemang, anteckningar och fakturor finns på ett ställe för status och rapportering.
- Snabbare, spårbar fakturering – Fakturor är kopplade till kunden och betalningsstatus är synlig i CRM:en.
- Kunskap stannar med kunden – Anteckningar och aktiviteter finns i posten, så överföringar och kontinuitet är enklare.
Bästa praxis
- En organisation per kund – Håll en företagspost per kund och koppla alla kontakter, möjligheter, uppgifter och fakturor till den.
- Anteckna efter varje möte – Lägg till en kort anteckning med resultat och nästa steg; skapa uppgifter för eventuella uppföljningar.
- Koppla varje faktura till kunden – Så att betalningshistorik och intäkter är synliga på kundposten.
Vanliga frågor
Kan jag spåra projektfaser eller milstolpar?
Använd möjligheter eller länkade poster för engagemang och uppgifter för milstolpar och uppföljningar. För detaljerad projekt- eller tidsuppföljning, kontrollera applikationen för projekt- eller tidsmoduler.
Hur undviker jag att missa uppföljningar?
Skapa en uppgift för varje avtalat nästa steg, tilldela den och sätt en deadline. Använd Uppgiftsmodulen och valfria påminnelser så att teamet ser vad som är förfallet.
Var kan jag lära mig mer?
Se Hur man använder anteckningar på kontakter och affärer, Hur man fakturerar kunder med Stripe, och kontakta support@piraja.io.
Slutsats
Ett konsultföretag kan använda en CRM för att hålla kunder, engagemang, uppföljningar och fakturering på ett ställe. Genom att använda en organisation per kund, uppgifter för uppföljningar och deadlines, anteckningar för möten, och Ekonomi för fakturering, håller företaget koll på leveranser och intäkter. För mer, se Uppgifter, Anteckningar, och Ekonomi guider.