Koppla Gmail eller Outlook till Mailbox-modulen så att e-post synkroniseras automatiskt och kopplas till kontakter. Engångs OAuth-installation, ingen vidarebefordran krävs.
Introduktion
Varför koppla e-post till CRM:et?
När e-post bara finns i din inkorg vet inte CRM:et vad du har skickat eller tagit emot. Mailbox-modulen låter dig koppla Gmail eller Outlook via OAuth så att e-post synkroniseras in i CRM:et och matchas till individer och organisationer. Varje e-post kan visas som aktivitet på den relaterade kontakten, så att du har en fullständig kommunikationshistorik på ett ställe. Det hjälper med uppföljning, överlämningar och att se allt som har hänt med en lead eller kund.
Du kan också använda en vidarebefordringsadress om du föredrar att inte koppla ett konto; den huvudsakliga rekommenderade metoden är Gmail eller Outlook OAuth. Se Gmail-integration och Outlook-integration för leverantörsspecifika steg.
Steg 1: Aktivera Mailbox-modulen
Kontrollera modulens tillgänglighet
- Mailbox-modulen måste vara aktiverad för ditt företag. Din företagsadministratör aktiverar moduler i modul- eller företagsinställningarna.
- När Mailbox är aktiverad bör den visas i din navigering eller sidopanel. Om du inte ser den, kontrollera din sidopanel eller modulista och aktivera den för din vy så att du kan öppna Mailbox och koppla din e-post.
Steg 2: Koppla Gmail eller Outlook
Koppla Gmail
- Gå till Moduler och öppna Mailbox (eller använd Mailbox-posten i din app).
- Välj Koppla Gmail (eller motsvarande knapp).
- Du kommer att omdirigeras till Google för att logga in. Logga in med det Gmail-konto du använder för arbete.
- Granska och godkänn de behörigheter som Piraja begär (t.ex. läsa och skicka e-post, åtkomst till etiketter). Dessa tillåter CRM:et att synkronisera dina meddelanden och matcha dem till kontakter.
- Efter att du har godkänt kommer du att omdirigeras tillbaka till CRM:et. Anslutningen är klar och e-post kommer att börja synkroniseras.
Koppla Outlook
- Öppna Mailbox och välj Koppla Outlook (eller motsvarande).
- Logga in med ditt Microsoft-arbets- eller skolkonto (eller personliga Outlook om det är vad du använder).
- Godkänn de begärda behörigheterna så att Piraja kan synkronisera och matcha e-post.
- Du kommer att återvända till CRM:et; synkronisering kommer att börja.
En anslutning per användare
Varje användare kopplar sitt eget Gmail- eller Outlook-konto. Det finns ingen anledning att dela en enda mailbox; allas e-post synkroniseras för deras eget konto och matchas till samma delade kontakter och organisationer i CRM:et.
Vad som synkroniseras
Inkommande och skickade e-post
- Inkommande och skickade e-post synkroniseras in i Mailbox. Du kan se dem i Mailbox-modulen (t.ex. efter mapp: Inkorg, Skickat eller Alla).
- Systemet matchar e-post till Individer och Organisationer med hjälp av avsändarens och mottagarens e-postadresser. Om en kontakt i CRM:et har den e-posten kopplas meddelandet till deras post.
- Varje matchad e-post kan visas som en aktivitet eller loggpost på den relaterade kontakten eller organisationen, så när du öppnar en kontakt ser du konversationshistoriken.
Vad matchning beror på
Matchning fungerar bäst när dina Individer och Organisationer har korrekta, aktuella e-postadresser. Om avsändaren eller mottagaren inte finns i CRM:et, eller om e-postadressen inte matchar, kan meddelandet fortfarande visas i Mailbox men kommer inte att kopplas till en kontakt. Håll kontaktdata aktuella för bästa resultat.
Använda Mailbox efter anslutning
Visa e-post
- Använd Mailbox-modulen för att bläddra bland synkroniserade e-post efter mapp (Inkorg, Skickat, etc.) eller för att söka.
- Öppna en kontakt (Individ eller Organisation) för att se deras kopplade aktivitet, inklusive e-post som matchades till dem.
Koppla till biljetter eller möjligheter
Beroende på din installation kan du kanske koppla e-posttrådar till Biljetter eller Möjligheter så att hela konversationen är kopplad till den affären eller supportärendet. Kontrollera detaljvyn för biljetten eller möjligheten och Mailbox för länk- eller bifoga alternativ.
Bästa praxis
Håll kontaktens e-postadresser aktuella
När en kontakt ändrar e-post, uppdatera deras post i Individer eller Organisationer. Korrekt adresser förbättrar matchning så att fler e-post visas på rätt kontakt.
Använd ett arbetskonto
Koppla det e-postkonto du använder för kund- och prospektkommunikation. På så sätt är de e-post som är viktiga för försäljning och support de som synkroniseras in i CRM:et.
Vanliga frågor
Måste jag ställa in vidarebefordran?
Nej. När du kopplar Gmail eller Outlook via OAuth är synkroniseringen automatisk. Vidarebefordran behövs endast om du använder Mailboxs vidarebefordringsalternativ istället för leverantörsanslutning.
Kan jag koppla både Gmail och Outlook?
Vanligtvis kopplar du en leverantör per användare (antingen Gmail eller Outlook). Om din app tillåter flera anslutningar, kontrollera Mailbox eller integrationsinställningarna.
Vad händer om e-post inte visas på en kontakt?
Bekräfta att kontakten har den korrekta e-postadressen sparad. Om adressen matchar avsändaren eller mottagaren bör meddelandet kopplas. Om matchning fortfarande misslyckas, se Mailbox: E-post som inte visas för felsökning.
Vem kan jag kontakta för hjälp?
Kontakta support på support@piraja.io.
Slutsats
Koppla din e-post till CRM:et genom att aktivera Mailbox-modulen och koppla Gmail eller Outlook i en engångs OAuth-process. E-post synkroniseras sedan och matchas till kontakter så att du har en fullständig kommunikationshistorik på ett ställe. För mer information, se Mailbox-modulen guiden och Gmail eller Outlook integrationsguider.