Använd Piraja CRM för att spåra leads från första kontakt till en stängd affär. Denna guide täcker Individuella, Organisationer, Möjligheter och Pipelines så att du aldrig tappar ett lead.
Introduktion
Varför spåra leads på ett ställe?
När leads är utspridda över e-post, kalkylblad och anteckningar, glider affärer och uppföljningar missas. Piraja ger dig en plats att lagra kontakter, koppla dem till företag, skapa möjligheter och flytta affärer genom din pipeline. Varje teammedlem kan se samma bild, och inget faller mellan stolarna.
Denna guide visar hur man går från en första kontakt till en stängd affär med hjälp av Individuella Modulen, Organisations Modulen, Möjligheter Modulen och Pipeline Modulen.
Vem är detta för
- Försäljningsteam som vill ha en tydlig process från lead till affär
- Småföretag som går från kalkylblad till en CRM
- Alla som behöver följa upp leads konsekvent
- Team som vill ha insyn i vem som arbetar med vilken affär
Steg 1: Lägg till kontakt och företag
När ett nytt lead kommer in, är det första steget att fånga personen och, när det är relevant, det företag de arbetar för.
Skapa individen (kontakt)
- Gå till Individuella i huvudnavigeringen.
- Klicka på Skapa Individ (eller motsvarande knapp i din app).
- Ange minst namn och e-post; lägg till telefon om du har det. Dessa fält hjälper CRM att matcha inkommande e-post och hålla historik på ett ställe.
- Spara individen. Du har nu en kontaktpost.
Lägg till eller hitta företaget (organisation)
Om leadet arbetar för ett företag som du bryr dig om (t.ex. för B2B-försäljning):
- Gå till Organisationer och antingen skapa ett nytt företag eller sök efter ett befintligt.
- Ange företagsnamnet och eventuella detaljer du har (webbplats, adress). Om du verkar i Norge eller Storbritannien kan du söka och importera företag med hjälp av BRREG eller Companies House integrationer så att du inte behöver skriva allt för hand.
- Koppla individen till organisationen så att kontakten visas under företaget och företaget visas på kontakten. Detta ger dig en enskild kontovyn och låter dig se alla möjligheter för det företaget.
Steg 2: Skapa en möjlighet
En Möjlighet representerar en enskild affär eller försäljningschans. Att skapa en och koppla den till kontakten (och företaget) sätter affären på radarn och i pipelinen.
Hur man skapar en möjlighet
- Från Möjligheter modulen (eller från kontakt- eller organisationsposten), klicka på Skapa Möjlighet.
- Ge möjligheten ett tydligt namn (t.ex. "Acme Corp – Q1 förnyelse").
- Koppla den till individen och/eller organisationen du skapade. På så sätt visas möjligheten på deras post och i pipelinen.
- Ställ in värdet (affärsstorlek) och eventuella andra fält som ditt team använder (t.ex. förväntat stängdatum, steg).
- Spara. Möjligheten kommer att visas i Pipeline vyn så att du kan flytta den genom steg (t.ex. Lead, Kvalificerad, Förslag, Vunnit/Förlorat).
Använda pipeline-vyn
Öppna Pipeline för att se alla möjligheter efter steg. Du kan dra och släppa möjligheter mellan steg när affären fortskrider. Detta ger dig en visuell tavla av varje affär och gör det enkelt att upptäcka stillastående eller riskfyllda möjligheter.
Steg 3: Använd uppgifter och inkorg för att hålla dig på topp
Utan påminnelser om uppföljningar och kopplad e-post, blir leads kalla. Två funktioner hjälper dig att hålla dig på topp: Uppgifter och Inkorg.
Skapa uppgifter för uppföljning
- Skapa en Uppgift kopplad till möjligheten eller till kontakten. Till exempel: "Återkoppla angående förslag", "Skicka offert", "Schemalägg demo".
- Ställ in ett förfallodatum och, om ditt team använder det, tilldela uppgiften till rätt person.
- När uppgiften är klar, markera den som slutförd. Pågående uppgifter fungerar som en att-göra-lista så att inget glöms bort.
Koppla e-post så att konversationer finns i CRM
När du kopplar Gmail eller Outlook via Inkorg modulen, synkroniseras e-post och matchas till individer och organisationer. Varje e-post visas som aktivitet på rätt kontakt och håller hela konversationshistoriken på ett ställe. Se Hur man kopplar din e-post till CRM för installation.
Bästa praxis
En möjlighet per affär
Skapa en enskild möjlighet för varje distinkt affär. Undvik dubblettmöjligheter för samma affär så att pipelinen återspeglar verkligheten och prognoserna förblir korrekta.
Koppla individer och organisationer
Koppla alltid kontakter till deras företag när du gör B2B. På så sätt ser du alla kontakter och alla möjligheter per konto, och du kan prioritera efter företag såväl som efter affär.
Använd pipeline-vyn regelbundet
Granska pipelinen ofta för att driva affärer framåt och upptäcka de som har fastnat i ett steg för länge. En snabb genomgång varje vecka hjälper till att hålla pipelinen ren och prognoserna realistiska.
Lägg till uppgifter för varje nästa steg
För varje "Jag följer upp"-moment, skapa en uppgift med ett förfallodatum. På så sätt schemaläggs uppföljningen och syns för teamet, och leads är mindre benägna att bli kalla.
Håll kontaktuppgifter uppdaterade
När en kontakt ändrar e-post eller telefon, uppdatera individens post. Korrekt data förbättrar e-postmatchning i Inkorg och gör det lättare för hela teamet att nå rätt person.
Vanliga frågor
Kan jag spåra flera möjligheter per kontakt?
Ja. En individ eller organisation kan ha många möjligheter. Skapa en ny möjlighet för varje distinkt affär (t.ex. olika produkter, olika tidsramar). Pipelinen och kontaktposten visar alla av dem.
Var ser jag alla mina affärer?
Använd Pipeline modulen för en visuell tavla av möjligheter efter steg. Du kan också lista och filtrera möjligheter från Möjligheter modulen. Båda vyerna använder samma data; välj den som passar hur du arbetar.
Vad händer om jag redan har kontakten i e-post men inte i CRM?
Lägg till dem som en Individ (och Organisation om relevant) i Piraja. När Inkorg är kopplad, kommer framtida e-post att matchas till den kontakten. För tidigare e-post beror matchningen på din leverantör och synk; framöver kommer alla nya konversationer att kopplas.
Kan jag tilldela möjligheter till en teammedlem?
Tilldelning beror på hur ditt företag använder Möjligheter modulen. Kontrollera möjlighetsformuläret eller detaljvyn för ett tilldelnings- eller ägarfält. Använd det så att alla vet vem som är ansvarig för varje affär.
Vem kan jag kontakta för hjälp?
För frågor om att använda Piraja, kontakta support på support@piraja.io.
Slutsats
Att spåra leads från första kontakt till affär i Piraja handlar om: att lägga till kontakten (och företaget), skapa en möjlighet, flytta den i Pipen, och använda uppgifter och Inkorg för att följa upp. När du gör detta konsekvent får du en enskild sanningskälla för varje affär och inget lead lämnas bakom. För mer detaljer, se Möjligheter Modulen och Pipeline Modulen guider, och Hur man hanterar B2B-kontakter och företag för kontostruktur.