Forbind Outlook til Mailbox-modulet, så e-mails synkroniseres til CRM'et og matches med kontakter. Én gang OAuth-opsætning, ingen videresendelse kræves.
Introduktion
Hvorfor forbinde Outlook til CRM'et
Når Outlook er adskilt fra dit CRM, skal du skifte mellem indbakke og CRM for at se, hvad der er blevet sagt. Ved at forbinde Outlook til Mailbox-modulet synkroniseres dine e-mails til CRM'et og matches dem med Individer og Organisationer. Åbn en kontakt, og du ser hele tråden; åbn en handel eller ticket, og samtalen er i kontekst.
Denne guide dækker specifikt Outlook. For en generel e-mailopsætning (Gmail eller Outlook) se Sådan forbinder du din e-mail til CRM'et. For den fulde reference til Outlook-integration, se Outlook-integration guiden.
Trin 1: Aktiver Mailbox-modulet
Tjek modultilgængelighed
- Mailbox-modulet skal være aktiveret for din virksomhed. Din virksomhedsadministrator aktiverer moduler i modul- eller virksomhedsindstillingerne.
- Når Mailbox er aktiveret, skal det vises i din navigation eller sidebar. Hvis du ikke ser det, skal du tjekke din sidebar eller moduloversigt og aktivere det til din visning, så du kan åbne Mailbox og forbinde Outlook.
Trin 2: Forbind Outlook
Forbind din Outlook-konto
- Gå til Moduler og åbn Mailbox (eller brug Mailbox-indgangen i din app).
- Vælg Forbind Outlook (eller den tilsvarende knap).
- Du bliver omdirigeret til Microsoft for at logge ind. Log ind med din arbejds- eller skolekonto (eller personlig Outlook, hvis det er det, du bruger til kundekommunikation).
- Gennemgå og godkend de tilladelser, Piraja anmoder om (f.eks. læse og sende mail, adgang til postkasser). Disse tilladelser gør det muligt for CRM'et at synkronisere dine beskeder og matche dem med kontakter.
- Efter du har godkendt, bliver du omdirigeret tilbage til CRM'et. Forbindelsen er fuldført, og e-mails vil begynde at synkronisere.
Én forbindelse pr. bruger
Hver bruger forbinder deres egen Outlook-konto. Der er ikke behov for at dele en enkelt postkasse; alles e-mails synkroniseres til deres egen konto og matches med de samme delte kontakter og organisationer i CRM'et.
Hvad der synkroniseres
Indgående og sendte e-mails
- Indgående og sendte e-mails synkroniseres til Mailbox. Du kan se dem i Mailbox-modulet (f.eks. efter mappe: Indbakke, Sendt eller Alle).
- Systemet matcher e-mails med Individer og Organisationer ved hjælp af afsenderens og modtagerens e-mailadresser. Hvis en kontakt i CRM'et har den e-mail, er beskeden knyttet til deres post.
- Hver matchet e-mail kan vises som aktivitet på den relaterede kontakt eller organisation.
Hvad matchning afhænger af
Matchning fungerer bedst, når dine Individer og Organisationer har korrekte, opdaterede e-mailadresser. Hvis afsenderen eller modtageren ikke er i CRM'et, eller adressen ikke matcher, kan beskeden stadig vises i Mailbox, men vil ikke være knyttet til en kontakt. Hold kontaktdata opdaterede for de bedste resultater.
Brug af Mailbox efter forbindelse
Visning af e-mails
- Brug Mailbox-modulet til at gennemse synkroniserede e-mails efter mappe (Indbakke, Sendt osv.) eller til at søge.
- Åbn en kontakt (Individ eller Organisation) for at se deres knyttede aktivitet, herunder e-mails, der blev matchet til dem.
Knytte til handler eller billetter
Afhængigt af din opsætning kan du muligvis knytte e-mailtråde til Muligheder eller Billetter, så hele samtalen er knyttet til den handel eller sag. Se Sådan knytter du e-mail til kontakter og handler.
Bedste praksis
Brug din arbejds-Outlook-konto
Forbind den konto, du bruger til kundekommunikation, så de e-mails, der betyder noget for salg og support, er dem, der synkroniseres.
Hold kontakt-e-mailadresser opdaterede
Når en kontakt ændrer e-mail, opdater deres post i Individer eller Organisationer. Korrekte adresser forbedrer matchning, så flere e-mails vises på den rigtige kontakt.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg opsætte videresendelse?
Nej. Når du forbinder Outlook via OAuth, er synkroniseringen automatisk. Videresendelse er kun nødvendig, hvis du bruger Mailbox-videresendelsesmuligheden i stedet for at forbinde Outlook direkte.
Kan jeg forbinde både Outlook og Gmail?
Typisk forbinder du én udbyder pr. bruger (enten Outlook eller Gmail). Hvis din app tillader flere forbindelser, skal du tjekke Mailbox- eller integrationsindstillingerne.
Hvad hvis e-mails ikke vises på en kontakt?
Bekræft, at kontakten har den korrekte e-mailadresse gemt. Hvis adressen matcher afsenderen eller modtageren, bør beskeden være knyttet. Hvis matchning stadig fejler, se Mailbox: E-mails vises ikke for fejlfinding.
Hvem kan jeg kontakte for hjælp?
Kontakt support på support@piraja.io.
Konklusion
Forbind Outlook til CRM'et ved at aktivere Mailbox-modulet og fuldføre den engangs OAuth-flow. E-mails synkroniseres derefter og matches med kontakter, så du har en fuld kommunikationshistorik ét sted. For flere detaljer se Mailbox-modulet guiden, Outlook-integration guiden, og Sådan forbinder du din e-mail til CRM'et.