Ein kleines Unternehmen benötigt oft einen Ort, um Kontakte zu verwalten, Leads und Deals zu verfolgen sowie Rechnungen zu versenden. Ein CRM kann alles zentralisieren, damit nichts verloren geht.
Was ein kleines Unternehmen typischerweise benötigt
Kleine Unternehmen jonglieren normalerweise mit Kontakten (Kunden, Lieferanten, Partner), Leads und Deals (wer kaufen könnte, wer kurz vor dem Abschluss steht) und Rechnungsstellung (pünktlich bezahlt werden). Ohne ein zentrales System leben Kontaktdaten in Tabellenkalkulationen oder E-Mails, Deals werden im Kopf oder in Notizen verfolgt, und Rechnungen werden aus einem separaten Tool versendet. Das erschwert es, das Gesamtbild zu sehen: Wer wurde kontaktiert, welche Deals sind in Bewegung und wer schuldet Geld.
Ein für kleine Unternehmen entwickeltes CRM bringt Kontakte und Unternehmen an einem Ort zusammen, eine Pipeline für Leads und Deals sowie Finanzen mit Stripe für die Rechnungsstellung. Alles ist verbunden, sodass Sie die Aktivitäten pro Kontakt sehen und wissen, wo jeder Deal steht.
Typische Herausforderungen vor einem CRM
- Zerstreute Kontaktinformationen – Namen und E-Mails an verschiedenen Orten (E-Mail, Tabellenkalkulationen, Haftnotizen), sodass unklar ist, wer wann kontaktiert wurde.
- Keine klare Sicht auf Deals – Leads und Chancen sind nicht in Phasen unterteilt; es ist schwer zu wissen, was aktuell und was feststeckt.
- Rechnungsstellung nicht mit Kontakten verbunden – Rechnungen werden aus einem separaten System gesendet, sodass die Verbindung zwischen dem Kunden und seinem Zahlungsstatus nicht an einem Ort sichtbar ist.
- Zeit, die mit Suchen verbracht wird – Zeit geht verloren, um den richtigen Kontakt oder das letzte Gespräch zu finden, anstatt zu verkaufen oder zu liefern.
Wie ein kleines Unternehmen das CRM nutzen könnte
Kontakte und Unternehmen
Fügen Sie jeden Kunden und Interessenten als Einzelperson hinzu oder verknüpfen Sie sie mit einer Organisation. Halten Sie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Notizen zum Kontakt fest, sodass jeder im Team die gleichen Informationen sehen kann. Verwenden Sie So fügen Sie Ihren ersten Kontakt hinzu und verknüpfen ihn mit einem Unternehmen für die Grundlagen.
Pipeline für Leads und Deals
Erstellen Sie Chancen für jeden Lead oder Deal und bewegen Sie sie durch die Phasen der Pipeline (z. B. Lead, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen/Verloren). Das gibt einen klaren Überblick darüber, was in Arbeit ist und was Aufmerksamkeit benötigt. Siehe So erstellen Sie Ihren ersten Deal für einen schnellen Start.
Rechnungsstellung und Zahlungseingang
Sobald ein Deal gewonnen ist, verwenden Sie das Finanzen Modul, um Rechnungen zu erstellen und zu senden, die mit dem Kunden verknüpft sind. Mit Stripe verbunden, können Kunden online bezahlen und der Status bleibt synchron. So werden Sie schneller bezahlt bietet praktische Tipps.
Wichtige Arbeitsabläufe
- Neuer Lead – Fügen Sie den Kontakt (und das Unternehmen, falls relevant) hinzu, erstellen Sie eine Gelegenheit und setzen Sie eine Nachverfolgungs-Aufgabe, damit Sie nicht vergessen, anzurufen oder eine E-Mail zu senden.
- Deal geht voran – Aktualisieren Sie die Phase der Gelegenheit, fügen Sie Notizen zu Besprechungen oder Anrufen hinzu und halten Sie den Kontaktdatensatz aktuell.
- Deal gewonnen – Erstellen Sie eine Rechnung aus Finanzen, die mit dem Kunden verknüpft ist, senden Sie sie und verfolgen Sie die Zahlung. Die Historie des Kontakts umfasst nun den Deal und die Rechnung.
- Laufender Kunde – Verwenden Sie denselben Kontakt für Wiederbestellungen oder Support; alle Aktivitäten und Rechnungen bleiben an einem Ort.
Vorteile der Zentralisierung in einem CRM
- Ein Ort für jeden Kontakt – Kein Suchen mehr in Tabellenkalkulationen und Postfächern; das Team sieht dieselben Daten.
- Sichtbarkeit in die Pipeline – Sie wissen, wie viele Deals sich in jeder Phase befinden und welche Aufmerksamkeit benötigen.
- Schnellere Rechnungsstellung – Rechnungen sind im CRM mit dem Kunden verknüpft, sodass Sie aus einem System senden und verfolgen können.
- Bessere Nachverfolgung – Aufgaben und Notizen erinnern Sie daran, was als Nächstes zu tun ist und was vereinbart wurde.
Best Practices
- Eine Organisation pro Kunde – Verwenden Sie einen Unternehmensdatensatz pro Kunde und verknüpfen Sie alle Kontakte und Deals damit, sodass Sie eine einzige Kontenansicht haben.
- Halten Sie die Pipeline aktuell – Bewegen Sie Chancen in die richtige Phase, während sich die Dinge entwickeln, damit Berichte und Ansichten genau bleiben.
- Verknüpfen Sie Rechnungen mit dem Kontakt – Verknüpfen Sie die Rechnung immer mit der richtigen Einzelperson oder Organisation, damit die Zahlungshistorie beim Kontakt sichtbar ist.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich separate Tools für Kontakte und Rechnungsstellung?
Nein. Ein CRM, das Kontakte, Pipeline und Finanzen umfasst, kann Kontakte, Deals und Rechnungsstellung an einem Ort abdecken. Verbinden Sie Stripe für Zahlungslinks und Zahlungsüberwachung.
Wie starte ich schnell?
Fügen Sie zuerst Ihre wichtigsten Kontakte und Unternehmen hinzu, erstellen Sie dann einige Chancen und bewegen Sie diese durch die Phasen. Wenn Sie bereit sind, aktivieren Sie Finanzen und verbinden Sie Stripe, damit Sie Ihre erste Rechnung aus dem CRM senden können.
Wo kann ich mehr erfahren?
Siehe Erste Schritte und So erstellen Sie Ihre erste Rechnung. Für Unterstützung kontaktieren Sie support@piraja.io.
Fazit
Ein kleines Unternehmen kann ein CRM nutzen, um Kontakte, Pipeline und Rechnungsstellung zu zentralisieren. Indem Kontakte und Unternehmen an einem Ort gehalten, Leads und Deals in einer Pipeline verfolgt und Rechnungen, die mit Kunden verknüpft sind, versendet werden, sparen Sie Zeit und behalten das Gesamtbild im Blick. Für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung verwenden Sie die Artikel Erste Schritte und So-To.