Käytä Lippu-moduulia ja Postilaatikkoa asiakastuen hallintaan yhdestä paikasta. Seuraa ongelmia, linkitä sähköposteja lippuihin ja pidä viestintä CRM:ssä.
Johdanto
Miksi käyttää lippuja tuessa?
Kun tukipyynnöt ovat vain sähköpostissa, on vaikeaa määrittää omistajuus, seurata tilaa ja nähdä asiakkaan koko historia. Lippu-moduuli mahdollistaa lipun luomisen jokaiselle pyynnölle, prioriteetin asettamisen, sen osoittamisen tiimin jäsenelle ja sen siirtämisen eri tilojen läpi (esim. avoin, työn alla, valmis). Linkitä liput kontakteihin, jotta näet jokaisen ongelman per asiakas. Kun yhdistät Postilaatikko-moduulin, saapuvat ja lähetetyt sähköpostit voidaan linkittää lippuihin ja kontakteihin, joten koko keskustelu pysyy CRM:ssä.
Kenelle tämä on tarkoitettu
- Tukitiimeille, jotka käsittelevät asiakasongelmia sähköpostitse tai sovelluksessa
- Pienille yrityksille, jotka haluavat yksinkertaisen lippujärjestelmän ilman erillistä tukipalvelua
- Kenelle tahansa, joka tarvitsee seurata ja ratkaista asiakaspyyntöjä ja pitää selkeää historiaa
Vaihe 1: Ota käyttöön liput ja postilaatikko
Ota moduulit käyttöön
- Liiketoimintasi ylläpitäjän on otettava Lippu-moduuli käyttöön liiketoiminnallesi. Tämä tehdään moduuli- tai liiketoimintasetuksissa.
- Sähköpostiin liittyvää tukea varten ota myös käyttöön Postilaatikko-moduuli. Postilaatikko mahdollistaa Gmailin tai Outlookin yhdistämisen, jotta sähköpostit synkronoidaan ja niitä voidaan liittää kontakteihin ja lippuihin.
- Valinnaisesti ota käyttöön SLA-moduuli, jos haluat seurata vastaus- tai ratkaisuaikoja tavoitteiden mukaan. Katso Kuinka hallita palvelutasosopimuksia.
Tarkista sivupalkkisi
Kun moduulit on otettu käyttöön, varmista, että Liput (ja Postilaatikko, jos käytät sitä) näkyvät navigaatiossasi tai sivupalkissasi. Voit yleensä näyttää tai piilottaa moduuleja henkilökohtaisissa asetuksissasi, jotta tarvitsemiasi on helppo saavuttaa.
Vaihe 2: Yhdistä sähköposti (valinnainen mutta suositeltava)
Miksi yhdistää sähköposti?
Kun tuki tulee sähköpostitse, Gmailin tai Outlookin yhdistäminen Postilaatikossa tarkoittaa:
- Saapuvat ja lähetetyt sähköpostit synkronoidaan CRM:ään.
- Sähköpostit yhdistetään Yksilöihin ja Organisaatioihin lähettäjän ja vastaanottajan osoitteen perusteella.
- Voit linkittää sähköpostit ja keskustelut Lippuihin, jotta koko keskustelu on liitetty oikeaan lippuun ja kontaktiin.
Kuinka yhdistää
- Avaa Postilaatikko-moduuli ja valitse Yhdistä Gmail tai Yhdistä Outlook.
- Kirjaudu sisään sähköpostipalveluntarjoajasi kanssa ja hyväksy pyydetyt käyttöoikeudet.
- Kun yhteys on muodostettu, sähköpostit alkavat synkronoitua. Tarkat ohjeet vaihe vaiheelta löydät Kuinka yhdistää sähköpostisi CRM:ään.
Vaihe 3: Luo ja käsittele lippuja
Lipun luominen
- Lippu-moduulissa napsauta Luo lippu (tai vastaavaa sovelluksessasi).
- Anna selkeä ongelman kuvaus, jotta tiimisi ymmärtää pyynnön. Tämä kenttä on yleensä pakollinen.
- Aseta prioriteetti (esim. matala, keskitaso, korkea, kiireellinen), jotta tiimi tietää, mitä käsitellä ensin.
- Linkitä lippu asiaankuuluvaan Yksilöön tai Organisaatioon. Jos pyyntö tuli sähköpostitse ja kontakti on jo olemassa, valitse se kontakti. Tämä sitoo lipun asiakkaaseen ja rakentaa heidän tukihistoriansa.
- Jos tiimisi käyttää osoituksia, osoita lippu henkilölle, joka käsittelee sen.
- Tallenna. Lippu on nyt jonossasi tilassa "avoin" (tai sovelluksesi oletus).
Lipun käsittely
- Kun työskentelet ongelman parissa, päivitä lipun tila (esim. avoin → työn alla → valmis tai suljettu). Tämä pitää jonon tarkkana ja antaa muiden nähdä edistymisen.
- Lisää muistiinpanoja tai kommentteja lipulle, jos asetuksesi tukee sitä, jotta konteksti on yhdessä paikassa.
- Kun ongelma on ratkaistu, aseta tila valmiiksi tai suljetuksi, jotta lippu poistuu aktiivisesta jonosta.
Sähköpostien linkittäminen lippuihin ja kontakteihin
Kun Postilaatikko on yhdistetty, sähköpostit yhdistetään kontakteihin sähköpostiosoitteen perusteella. Pidä keskustelu asiakkaan kanssa yhdessä paikassa:
- Linkitä lippu kontaktiin, kun luot tai muokkaat lippua. Kun katsot kontaktia, näet kaikki heidän lippunsa ja siihen liittyvät toiminnot.
- Sovelluksestasi riippuen voit ehkä liittää tai linkittää tiettyjä sähköpostikeskusteluja lippuun, jotta koko keskustelu on näkyvissä lipun tietueessa. Tarkista lipun yksityiskohtanäkymä ja Postilaatikko linkki- tai liitosvaihtoehtojen varalta.
Tällä tavalla seuraavan kerran, kun sama asiakas ottaa sinuun yhteyttä, voit nähdä heidän aiemmat lippunsa ja sähköpostihistorian ilman, että sinun tarvitsee poistua CRM:stä.
Parhaat käytännöt
Käytä johdonmukaisia prioriteetteja
Sovi tiimisi kanssa, mitä matala, keskitaso, korkea ja kiireellinen tarkoittavat, ja käytä niitä johdonmukaisesti. Näin kaikki tietävät, mitä käsitellä ensin, eikä kiireellisiä asioita katoa.
Linkitä jokainen lippu kontaktiin
Linkitä aina liput Yksilöön tai Organisaatioon, kun tiedät, kuka asiakas on. Tämä rakentaa täydellisen tukihistorian per asiakas ja helpottaa toistuvien ongelmien tai VIP:ien tunnistamista.
Sulje tai viimeistele liput, kun ne on käsitelty
Kun ongelma on ratkaistu, siirrä lippu valmiiksi tai suljetuksi. Tämä pitää avoimen jonosi tarkkana ja estää kaksoistyön.
Kirjoita selkeitä ongelmakuvauksia
Selkeä kuvaus auttaa osoittajaa (ja tulevaisuuden sinua) ymmärtämään pyynnön ilman sähköpostin uudelleenlukemista. Sisällytä, mitä asiakas pyysi ja kaikki keskeinen konteksti.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko linkittää sähköpostin lippuun?
Kyllä. Kun Postilaatikko on yhdistetty, sähköpostit yhdistetään kontakteihin. Linkitä lippu kyseiseen kontaktiin, kun luot tai muokkaat lippua. Sovelluksestasi riippuen voit myös liittää tai linkittää tiettyjä sähköpostikeskusteluja lippuun, jotta koko keskustelu on lipun tietueessa.
Tarvitsenko Postilaatikkoa käyttääkseni Lippuja?
Ei. Voit käyttää Lippu-moduulia itsenäisesti: luoda lippuja, asettaa prioriteetteja, osoittaa ja siirtää tilojen läpi. Postilaatikko on valinnainen mutta suositeltava, jotta sähköpostikeskustelut ovat CRM:ssä ja linkitettyinä kontakteihin ja lippuihin.
Voinko käyttää SLA:ta Lippujen kanssa?
Kyllä. SLA-moduuli toimii Lippujen kanssa seuratakseen vastaus- tai ratkaisuaikoja. Ota molemmat moduulit käyttöön ja määritä SLA-tavoitteesi; sitten järjestelmä voi seurata, mitkä liput ovat vaarassa tai rikkoutuneet.
Kenelle voin ottaa yhteyttä saadakseni apua?
Ota yhteyttä tukeen osoitteessa support@piraja.io kysymyksissä Pirajasta.
Yhteenveto
Perusta asiakastuki ottamalla käyttöön Lippu-moduuli (ja valinnaisesti Postilaatikko ja SLA), yhdistämällä sähköposti, jotta keskustelut ovat CRM:ssä, ja luomalla lippuja jokaiselle pyynnölle. Linkitä jokainen lippu kontaktiin, osoita ja priorisoi, ja siirrä lippuja tilojen läpi, kunnes ne on ratkaistu. Lisätietoja saat Lippu-moduuli oppaasta ja Asiakastukilipput järjestelmästä.