Verbind Outlook met de Mailbox-module zodat e-mails in het CRM worden gesynchroniseerd en aan contacten worden gekoppeld. Eenmalige OAuth-configuratie, geen doorsturen vereist.
Inleiding
Waarom Outlook verbinden met het CRM
Wanneer Outlook gescheiden blijft van uw CRM, schakelt u tussen uw inbox en CRM om te zien wat er is gezegd. Het verbinden van Outlook met de Mailbox-module synchroniseert uw e-mails in het CRM en koppelt ze aan Individuen en Organisaties. Open een contact en u ziet de volledige conversatie; open een deal of ticket en het gesprek is in context.
Deze gids behandelt specifiek Outlook. Voor een algemene e-mailconfiguratie (Gmail of Outlook), zie Hoe uw e-mail met het CRM te verbinden. Voor de volledige referentie over Outlook-integratie, zie de Outlook-integratie gids.
Stap 1: Schakel de Mailbox-module in
Controleer de beschikbaarheid van de module
- De Mailbox-module moet zijn ingeschakeld voor uw bedrijf. Uw bedrijfsbeheerder schakelt modules in de module- of bedrijfsinstellingen in.
- Zodra de Mailbox is ingeschakeld, zou deze in uw navigatie of zijbalk moeten verschijnen. Als u deze niet ziet, controleer dan uw zijbalk of modulelijst en schakel deze in voor uw weergave, zodat u de Mailbox kunt openen en Outlook kunt verbinden.
Stap 2: Verbind Outlook
Verbind uw Outlook-account
- Ga naar Modules en open Mailbox (of gebruik de Mailbox-invoer in uw app).
- Kies Verbind Outlook (of de equivalente knop).
- U wordt omgeleid naar Microsoft om in te loggen. Log in met uw werk- of schoolaccount (of persoonlijke Outlook als dat is wat u gebruikt voor klantcommunicatie).
- Bekijk en keur de machtigingen goed die Piraja aanvraagt (bijv. lezen en verzenden van e-mail, toegang tot mailboxen). Deze stellen het CRM in staat om uw berichten te synchroniseren en aan contacten te koppelen.
- Nadat u goedkeurt, wordt u teruggeleid naar het CRM. De verbinding is compleet en e-mails beginnen te synchroniseren.
Eén verbinding per gebruiker
Elke gebruiker verbindt zijn of haar eigen Outlook-account. Het is niet nodig om één enkele mailbox te delen; ieders e-mails worden gesynchroniseerd voor hun eigen account en gekoppeld aan dezelfde gedeelde contacten en organisaties in het CRM.
Wat wordt gesynchroniseerd
Binnenkomende en verzonden e-mails
- Binnenkomende en verzonden e-mails worden gesynchroniseerd in de Mailbox. U kunt ze bekijken in de Mailbox-module (bijv. per map: Inbox, Verzonden of Alle).
- Het systeem koppelt e-mails aan Individuen en Organisaties met behulp van de e-mailadressen van de afzender en ontvanger. Als een contact in het CRM dat e-mailadres heeft, wordt het bericht gekoppeld aan hun record.
- Elke gekoppelde e-mail kan verschijnen als activiteit op het gerelateerde contact of de organisatie.
Waar matching van afhankelijk is
Matching werkt het beste wanneer uw Individuen en Organisaties correcte, actuele e-mailadressen hebben. Als de afzender of ontvanger niet in het CRM staat, of het adres niet overeenkomt, kan het bericht nog steeds in de Mailbox verschijnen, maar zal het niet aan een contact worden gekoppeld. Houd contactgegevens actueel voor de beste resultaten.
Mailbox gebruiken na verbinding
E-mails bekijken
- Gebruik de Mailbox-module om gesynchroniseerde e-mails per map (Inbox, Verzonden, enz.) te doorbladeren of om te zoeken.
- Open een contact (Individu of Organisatie) om hun gekoppelde activiteit te zien, inclusief e-mails die aan hen zijn gekoppeld.
Koppelen aan deals of tickets
Afhankelijk van uw configuratie, kunt u mogelijk e-mailthreads koppelen aan Kansen of Tickets zodat het volledige gesprek aan die deal of zaak is gekoppeld. Zie Hoe e-mail te koppelen aan contacten en deals.
Beste praktijken
Gebruik uw werk Outlook-account
Verbind het account dat u gebruikt voor klant- en prospectcommunicatie, zodat de e-mails die belangrijk zijn voor verkoop en ondersteuning de e-mails zijn die synchroniseren.
Houd e-mailadressen van contacten up-to-date
Wanneer een contact van e-mailadres verandert, werk dan hun record bij in Individuen of Organisaties. Nauwkeurige adressen verbeteren de matching zodat meer e-mails op het juiste contact verschijnen.
Veelgestelde vragen
Moet ik doorsturen instellen?
Nee. Wanneer u Outlook via OAuth verbindt, is de synchronisatie automatisch. Doorsturen is alleen nodig als u de optie Mailbox-doorsturen gebruikt in plaats van Outlook direct te verbinden.
Kan ik zowel Outlook als Gmail verbinden?
Typisch verbindt u één provider per gebruiker (ofwel Outlook of Gmail). Als uw app meerdere verbindingen toestaat, controleer dan de Mailbox- of integratie-instellingen.
Wat als e-mails niet op een contact worden weergegeven?
Bevestig dat het contact het juiste e-mailadres heeft opgeslagen. Als het adres overeenkomt met de afzender of ontvanger, zou het bericht gekoppeld moeten zijn. Als de matching nog steeds faalt, zie Mailbox: E-mails verschijnen niet voor probleemoplossing.
Wie kan ik contacteren voor hulp?
Neem contact op met de ondersteuning via support@piraja.io.
Conclusie
Verbind Outlook met het CRM door de Mailbox-module in te schakelen en de eenmalige OAuth-stroom te voltooien. E-mails worden vervolgens gesynchroniseerd en aan contacten gekoppeld, zodat u een volledige communicatiegeschiedenis op één plek heeft. Voor meer details zie de Mailbox-module gids, de Outlook-integratie gids, en Hoe uw e-mail met het CRM te verbinden.