Fra tilbud til faktura: Muligheter og fakturering

Forvandle muligheter til fakturerbare og deretter til Stripe-fakturaer. Denne guiden tar deg fra tilbud til betaling i Piraja CRM.

Introduksjon

Flyten

1. Du oppretter en Mulighet (eller bruker en eksisterende) og legger til Fakturerbare — linjeposter fra din Tjenester katalog eller tilpassede elementer med mengder og priser. Dette er ditt tilbud.
2. Når kunden sier ja, genererer du en faktura fra disse fakturerbare ved hjelp av Stripe-integrasjonen. Fakturaen opprettes i Stripe og kan sendes til kunden.
3. Kunden betaler via Stripe; du sporer betalingen i Stripe og, der det er støttet, i CRM.

Du trenger Finans (fakturerbare) modulen og Stripe integrasjonen aktivert. Se Hvordan fakturere kunder med Stripe for oppsett. Den samme flyten kan brukes for Billetter (f.eks. support eller prosjektarbeid): legg til fakturerbare til billetten og generer en faktura når du er klar til å fakturere.

Trinn 1: Opprett muligheten og legg til fakturerbare

Opprett eller åpne muligheten

1. Opprett en Mulighet og koble den til kontakten (individ og/eller organisasjon) du gir tilbud til. Gi den et klart navn (f.eks. "Acme Corp – Q1-abonnement").
2. Flytt muligheten til riktig stadium i din pipeline (f.eks. Forslag eller Tilbud sendt) slik at teamet vet hvor avtalen står.

Legg til fakturerbare (ditt tilbud)

1. Åpne muligheten og finn Fakturerbare fanen eller seksjonen.
2. Legg til linjeposter: enten velg fra din Tjenester katalog (hvis du bruker den og den er synkronisert med Stripe) eller legg til tilpassede elementer. For hver linje, skriv inn beskrivelse, mengde, og pris (og MVA hvis aktuelt).
3. Sørg for at kunden (individ eller organisasjon) er satt på muligheten slik at fakturaen sendes til riktig part. De fakturerbare du legger til er ditt tilbud; når kunden godtar, blir de grunnlaget for fakturaen.

Trinn 2: Generer fakturaen når avtalen lukkes

Når du skal generere

Generer fakturaen kun når kunden har godtatt tilbudet (f.eks. avtale vunnet, kontrakt signert, eller muntlig bekreftelse). Det unngår å sende en faktura før avtalen er bekreftet.

Hvordan generere

1. Fra den samme muligheten (med fakturerbare og kunde satt), bruk alternativet for å generere en faktura eller opprette Stripe-faktura fra de fakturerbare.
2. Stripe-integrasjonen oppretter fakturaen i Stripe ved hjelp av linjepostene og kunden knyttet til muligheten.
3. Fakturaen kan sendes til kunden via e-post fra Stripe, eller du kan dele lenken selv. Kunden betaler via Stripe (kort, bank, osv. avhengig av din Stripe-oppsett).

Trinn 3: Spor betaling

Hvor betaling spores

• Stripe behandler betalingen. Bruk din Stripe-dashbord for å se betalingsstatus (f.eks. betalt, forfalt, mislykket).
• Avhengig av din CRM-oppsett, kan betalingsstatus også reflekteres i CRM (f.eks. på muligheten eller i en finansvisning). Sjekk din Finans eller Stripe-integrasjon for hvordan status synkroniseres.

Oppfølging av forfalte fakturaer

For forfalte fakturaer, bruk Stripes påminnelsesalternativer eller følg opp manuelt. Se Hvordan få betalt raskere for tips om vilkår, påminnelser og klar fakturering.

Bruke samme flyt for billetter

Fakturerbare kan legges til Billetter så vel som muligheter. Bruk dette når du fakturerer for supportarbeid, prosjekter, eller engangsarbeid som spores i en billett:

1. Åpne Billetten og legg til fakturerbare (linjeposter) i Fakturerbare-seksjonen.
2. Når du er klar til å fakturere, generer en faktura fra billettens fakturerbare. Stripe-integrasjonen oppretter og sender fakturaen som med muligheter.
3. Koble billetten til riktig Individ eller Organisasjon slik at fakturaen går til riktig kunde.

Beste praksis

Hold fakturerbare synkronisert med det du har tilbudt

Linjepostene på muligheten (eller billetten) bør samsvare med det du har tilbudt. Når du genererer fakturaen, blir de samme linjene til fakturaen; hvis de er feil, vil fakturaen være feil. Oppdater fakturerbare hvis kunden ber om endringer før du fakturerer.

Bruk Tjenester-katalogen for konsistens

Der det er mulig, bruk din Tjenester katalog slik at produkter og priser er konsistente og synkronisert med Stripe. Det reduserer feil og holder Stripe-produkter i tråd med dine tilbud.

Generer fakturaen kun når avtalen er bekreftet

Unngå å generere en faktura før kunden har godtatt. Det forhindrer sending av premature fakturaer og holder faktureringsprosessen klar.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg fakturere fra en billett i stedet for en mulighet?

Ja. Fakturerbare kan også legges til billetter. Flyten fra tilbud til faktura er den samme: legg til fakturerbare til billetten, sørg for at kunden er satt, og generer fakturaen når du er klar til å fakturere.

Hva om jeg trenger å endre tilbudet etter å ha lagt til fakturerbare?

Rediger de fakturerbare på muligheten (eller billetten) før du genererer fakturaen. Legg til, fjern, eller endre linjeposter og priser slik at fakturaen gjenspeiler det avtalte omfanget.

Hvem kan jeg kontakte for hjelp?

Kontakt support på support@piraja.io.

Konklusjon

Gå fra tilbud til faktura ved å legge til fakturerbare til muligheter (eller billetter), koble til Stripe, og generere fakturaer når avtalen er bekreftet. Spor betaling i Stripe og følg opp på forfalte fakturaer. For mer, se Hvordan fakturere kunder med Stripe og Stripe-integrasjonen guiden.