Använd Mailbox-modulen för att matcha e-post med kontakter och koppla trådar till möjligheter eller ärenden så att all kommunikation förblir i kontext.
Introduktion
Varför koppla e-post till kontakter och affärer
När e-post finns i CRM-systemet är det verkliga värdet att koppla det till rätt Individ, Organisation, Möjlighet eller Ärende. På så sätt ser alla hela konversationen om kontakten eller affären, och inget går förlorat i en generell inkorg.
Mailbox-modulen synkroniserar e-post via Gmail eller Outlook och matchar meddelanden till kontakter via e-postadress. Du kan också manuellt koppla trådar till möjligheter eller ärenden där appen stödjer det.
Automatisk matchning till kontakter
Hur matchning fungerar
- När ett e-postmeddelande är skickat till eller från en adress som finns på en Individ eller Organisation i CRM-systemet kan systemet matcha det meddelandet till den kontakten.
- Matchade e-postmeddelanden visas sedan som aktivitet eller länkade trådar på kontakten (och valfritt på organisationen) så att när du öppnar kontakten ser du konversationshistoriken.
- Matchning beror på korrekta e-postadresser i CRM-systemet. Om avsändaren eller mottagaren inte finns i dina kontakter, eller om adressen är fel, kan meddelandet fortfarande visas i Mailbox men kommer inte att vara kopplat.
Vad du ska göra om ett e-postmeddelande inte är kopplat
- Kontrollera kontaktposten: Se till att Individ eller Organisation har den korrekta e-postadressen sparad (den som användes i tråden).
- Lägg till eller rätta kontakten: Om personen eller företaget inte finns i CRM-systemet än, lägg till dem med rätt e-post; framtida meddelanden bör då matcha.
- Om appen tillåter manuell koppling eller bilaga av en tråd till en kontakt eller affär, använd det för befintliga trådar som inte matchade.
Koppla trådar till möjligheter och ärenden
Möjligheter (affärer)
- Vissa inställningar låter dig bifoga eller koppla en e-posttråd till en Möjlighet så att hela förhandlingen eller förslagsdiskussionen är synlig på affären.
- Använd detaljvyn för möjligheten eller Mailbox för att associera tråden med rätt möjlighet. Det håller försäljningskontexten på ett ställe.
Ärenden (support)
- För Ärenden, att koppla tråden till ärendet innebär att supportkonversationen är kopplad till fallet. När du öppnar ärendet ser du e-posttråden.
- Skapa eller öppna ärendet, och koppla sedan den relevanta tråden från Mailbox (eller använd alternativet för länk/bilaga om det är tillgängligt).
Bästa praxis
- Håll kontaktens e-postadresser uppdaterade så att automatisk matchning fungerar för så många meddelanden som möjligt.
- Koppla viktiga trådar till rätt möjlighet eller ärende så att teamet har full kontext.
- Använd ett arbetskonto för Gmail eller Outlook så att de e-postmeddelanden som är viktiga för försäljning och support är de som synkroniseras. Se Hur du kopplar din e-post till CRM-systemet om du inte har kopplat än.
Vanliga frågor
Måste jag koppla varje e-postmeddelande manuellt?
Nej. Många e-postmeddelanden matchas automatiskt till kontakter när avsändarens/mottagarens e-post matchar en kontakt. Du behöver bara koppla manuellt när automatisk matchning inte tillämpades eller när du kopplar en tråd till en specifik möjlighet eller ärende.
Vad händer om e-postmeddelanden inte visas på en kontakt?
Bekräfta att kontakten har den korrekta e-postadressen. Om de har det och meddelanden fortfarande inte visas, se Mailbox: E-postmeddelanden visas inte.
Vem kan jag kontakta för hjälp?
Kontakta supporten på support@piraja.io.
Slutsats
Koppla e-post till kontakter och affärer genom att hålla kontaktdata korrekta (för automatisk matchning) och genom att bifoga trådar till möjligheter eller ärenden där det stöds. Mailbox-modulen och Hur du kopplar din e-post till CRM-systemet guidar dig genom installation och synkronisering.