Anslut Outlook till Mailbox-modulen så att e-post synkroniseras till CRM och matchas med kontakter. Engångs OAuth-inställning, ingen vidarebefordran krävs.
Introduktion
Varför ansluta Outlook till CRM
När Outlook hålls separat från ditt CRM måste du växla mellan inkorgen och CRM för att se vad som sagts. Att koppla Outlook till Mailbox-modulen synkroniserar dina e-postmeddelanden till CRM och matchar dem med Individer och Organisationer. Öppna en kontakt så ser du hela tråden; öppna en affär eller biljett så är konversationen i sitt sammanhang.
Denna guide handlar specifikt om Outlook. För en allmän e-postinställning (Gmail eller Outlook), se Hur man kopplar din e-post till CRM. För den fullständiga referensen för Outlook-integration, se guiden Outlook-integration.
Steg 1: Aktivera Mailbox-modulen
Kontrollera modulens tillgänglighet
- Mailbox-modulen måste vara aktiverad för ditt företag. Din företagsadministratör aktiverar moduler i modul- eller företagsinställningarna.
- När Mailbox är aktiverad bör den visas i din navigering eller sidopanel. Om du inte ser den, kontrollera din sidopanel eller modulista och aktivera den för din vy så att du kan öppna Mailbox och ansluta Outlook.
Steg 2: Anslut Outlook
Anslut ditt Outlook-konto
- Gå till Moduler och öppna Mailbox (eller använd Mailbox-inmatningen i din app).
- Välj Anslut Outlook (eller motsvarande knapp).
- Du kommer att omdirigeras till Microsoft för att logga in. Logga in med ditt arbets- eller skolkonto (eller personligt Outlook om det är vad du använder för kundkommunikation).
- Granska och godkänn de behörigheter som Piraja begär (t.ex. läsa och skicka e-post, åtkomst till postlådor). Dessa tillåter CRM att synkronisera dina meddelanden och matcha dem med kontakter.
- Efter att du har godkänt kommer du att omdirigeras tillbaka till CRM. Anslutningen är klar och e-post kommer att börja synkroniseras.
En anslutning per användare
Varje användare ansluter sitt eget Outlook-konto. Det är inte nödvändigt att dela en enda postlåda; allas e-post synkroniseras för deras eget konto och matchas med samma delade kontakter och organisationer i CRM.
Vad som synkroniseras
Inkommande och skickade e-post
- Inkommande och skickade e-post synkroniseras till Mailbox. Du kan se dem i Mailbox-modulen (t.ex. efter mapp: Inkorg, Skickat eller Alla).
- Systemet matchar e-post till Individer och Organisationer med hjälp av avsändarens och mottagarens e-postadresser. Om en kontakt i CRM har den e-posten, kopplas meddelandet till deras post.
- Varje matchad e-post kan visas som aktivitet på den relaterade kontakten eller organisationen.
Vad matchning beror på
Matchning fungerar bäst när dina Individer och Organisationer har korrekta, aktuella e-postadresser. Om avsändaren eller mottagaren inte finns i CRM, eller om adressen inte matchar, kan meddelandet fortfarande visas i Mailbox men kommer inte att kopplas till en kontakt. Håll kontaktdata aktuella för bästa resultat.
Använda Mailbox efter anslutning
Visa e-post
- Använd Mailbox-modulen för att bläddra bland synkroniserade e-postmeddelanden efter mapp (Inkorg, Skickat, etc.) eller för att söka.
- Öppna en kontakt (Individ eller Organisation) för att se deras länkade aktivitet, inklusive e-post som matchats till dem.
Länka till affärer eller biljetter
Beroende på din inställning kan du kanske länka e-posttrådar till Möjligheter eller Biljetter så att hela konversationen är kopplad till den affären eller ärendet. Se Hur man länkar e-post till kontakter och affärer.
Bästa praxis
Använd ditt arbets-Outlook-konto
Anslut det konto du använder för kund- och prospektkommunikation så att de e-postmeddelanden som är viktiga för försäljning och support är de som synkroniseras.
Håll kontaktens e-postadresser aktuella
När en kontakt ändrar e-post, uppdatera deras post i Individer eller Organisationer. Korrekt adresser förbättrar matchning så att fler e-postmeddelanden visas på rätt kontakt.
Vanliga frågor
Måste jag ställa in vidarebefordran?
Nej. När du ansluter Outlook via OAuth, är synkroniseringen automatisk. Vidarebefordran behövs endast om du använder alternativet för vidarebefordran i Mailbox istället för att ansluta Outlook direkt.
Kan jag ansluta både Outlook och Gmail?
Vanligtvis ansluter du en leverantör per användare (antingen Outlook eller Gmail). Om din app tillåter flera anslutningar, kontrollera Mailbox- eller integrationsinställningarna.
Vad händer om e-postmeddelanden inte visas på en kontakt?
Bekräfta att kontakten har den korrekta e-postadressen sparad. Om adressen matchar avsändaren eller mottagaren, bör meddelandet kopplas. Om matchning fortfarande misslyckas, se Mailbox: E-postmeddelanden visas inte för felsökning.
Vem kan jag kontakta för hjälp?
Kontakta support på support@piraja.io.
Slutsats
Anslut Outlook till CRM genom att aktivera Mailbox-modulen och slutföra engångs OAuth-flödet. E-post synkroniseras sedan och matchas med kontakter så att du har en fullständig kommunikationshistorik på ett ställe. För mer detaljer, se guiden Mailbox-modulen, guiden Outlook-integration och Hur man kopplar din e-post till CRM.