Använd Mailbox, Anteckningar och Biljetter så att all kundkommunikation finns i CRM och kopplas till rätt kontakt eller affär.
Introduktion
När e-post, anteckningar och supportförfrågningar är spridda över inkorgar, klisterlappar och andra verktyg, förlorar du sammanhang och slösar tid. Piraja ger dig ett ställe för kundkommunikation: Mailbox för e-post, Anteckningar för interna eller delade anteckningar, och Biljetter för support. Allt kan kopplas till individer och organisationer så att du ser hela historiken för varje kontakt och konto.
Vem detta är för
- Försäljnings- och supportteam som växlar mellan e-post och CRM
- Team som behöver en enskild vy av allt som sagts och gjorts med en kund
- Alla som vill överlämna en kund eller affär utan att förlora sammanhang
Koppla e-post med Mailbox
Varför koppla e-post
När du kopplar Gmail eller Outlook via Mailbox modulen, synkroniseras e-post till CRM och matchas till kontakter (individer och organisationer) baserat på avsändarens och mottagarens adress. Varje e-post kan visas i aktivitetsloggen på den relevanta posten. Du behöver inte längre växla mellan inkorg och CRM för att se konversationen; teamet ser samma historia.
Hur man ställer in det
Se Hur du kopplar din e-post till CRM för steg-för-steg-installation. När det är kopplat, håll kontaktens e-postadresser uppdaterade så att matchningen fungerar bra.
Använd anteckningar för sammanhang
Var anteckningar hjälper
Lägg till Anteckningar till individer, organisationer, möjligheter eller biljetter. Använd dem för:
- Sammanfattningar av samtal – vad som överenskommits, vad kunden bad om
- Mötesanteckningar – vem som deltog, åtgärdspunkter
- Interna kommentarer – saker som teamet bör veta (t.ex. "föredrar e-post", "beslutsfattare")
Anteckningar stannar med posten så hela teamet har sammanhang. När någon annan öppnar kontakten eller affären, ser de hela bilden utan att fråga.
Spåra support i biljetter
En biljett per problem
Skapa Biljetter för varje supportförfrågan och koppla dem till kontakten (individ eller organisation). Använd biljetten för:
- Problembeskrivning och prioritet
- Status (öppen, pågående, slutförd) så att teamet vet vad som är gjort
- Tilldelning så att alla vet vem som hanterar det
E-post och anteckningar kan kopplas till biljetten (beroende på din app) så hela tråden finns på ett ställe. När kunden skriver tillbaka har du historiken på biljetten och kontakten. Se Hur du ställer in kundsupport med biljetter.
Visa kommunikation på ett ställe
Aktivitet och historia
När du öppnar en Individ eller Organisation, leta efter aktivitet eller historik sektionen. Där ser du vanligtvis:
- E-post matchade till den kontakten (från Mailbox)
- Anteckningar tillagda till kontakten eller till relaterade möjligheter och biljetter
- Biljetter kopplade till kontakten
- Möjligheter och deras status
Denna enskilda vy är vad "kommunikation på ett ställe" betyder: en post, full historia.
Bästa praxis
Koppla varje e-post och anteckning till rätt kontakt eller affär
Se till att kontakter har korrekta e-postadresser så att Mailbox kan matcha inkommande e-post. Lägg till anteckningar till den relevanta posten (kontakt, möjlighet eller biljett) så att de är sökbara och användbara.
Använd en biljett per problem
Skapa en separat biljett för varje distinkt supportförfrågan. Det håller status och lösning tydlig och gör det lättare att rapportera och följa upp.
Granska aktivitetsloggen på viktiga konton
För viktiga kunder, öppna kontakten eller organisationen och skanna aktivitetsloggen regelbundet. Du kommer att upptäcka trender, väntande uppföljningar och allt som sagts och gjorts.
Vanliga frågor
Kan jag se alla e-post för en kontakt?
Ja. När Mailbox är kopplad och e-post matchas till kontakten (via e-postadress), visas de i aktiviteten eller historiken på den individen eller organisationen.
Kan jag bifoga en anteckning till en möjlighet eller biljett?
Ja. Anteckningar kan läggas till individer, organisationer, möjligheter och biljetter. Välj den post som bäst passar sammanhanget så att rätt personer ser anteckningen.
Vem kan jag kontakta för hjälp?
Kontakta support på support@piraja.io.
Slutsats
Håll kundkommunikationen på ett ställe genom att använda Mailbox för e-post, Anteckningar för sammanhang och Biljetter för support—alla kopplade till kontakter och affärer. När allt finns i CRM har teamet full historia och ingen arbetar i mörker. Se Mailbox, Anteckningar och Biljetter guider för mer.