Använd biljettsmodulen och Mailbox för att driva kundsupport från ett ställe. Spåra problem, koppla e-post till biljetter och håll kommunikationen i CRM.
Introduktion
Varför använda biljetter för support?
När supportförfrågningar endast finns i e-post är det svårt att tilldela ägarskap, spåra status och se en kunds hela historik. Biljettsmodulen låter dig skapa en biljett för varje förfrågan, ställa in prioritet, tilldela den till en teammedlem och flytta den genom statusar (t.ex. öppen, pågående, slutförd). Koppla biljetter till kontakter så att du ser varje problem per kund. När du kopplar Mailbox-modulen kan inkommande och skickade e-post kopplas till biljetter och kontakter, så hela konversationen förblir i CRM.
Vem är detta för
- Supportteam som hanterar kundproblem via e-post eller i appen
- Små företag som vill ha ett enkelt biljettsystem utan en separat helpdesk
- Alla som behöver spåra och lösa kundförfrågningar och hålla en tydlig historik
Steg 1: Aktivera biljetter och Mailbox
Aktivera modulerna
- Din företagsadministratör måste aktivera Biljetter-modulen för ditt företag. Detta görs i modul- eller företagsinställningarna.
- För e-postkopplad support, aktivera även Mailbox-modulen. Mailbox låter dig koppla Gmail eller Outlook så att e-post synkroniseras och kan kopplas till kontakter och biljetter.
- Aktivera valfritt SLA-modulen om du vill spåra svarstider eller lösningstider mot mål. Se Hur man hanterar tjänstenivåavtal.
Kontrollera din sidopanel
Efter att modulerna har aktiverats, se till att Biljetter (och Mailbox om du använder det) visas i din navigering eller sidopanel. Du kan vanligtvis visa eller dölja moduler i dina personliga inställningar så att de du behöver är lätta att nå.
Steg 2: Koppla e-post (valfritt men rekommenderat)
Varför koppla e-post?
När support kommer in via e-post, innebär koppling av Gmail eller Outlook i Mailbox:
- Inkommande och skickade e-post synkroniseras i CRM.
- E-post matchas till Individer och Organisationer efter avsändar- och mottagaradress.
- Du kan koppla e-post och trådar till Biljetter så att hela konversationen är kopplad till rätt biljett och kontakt.
Hur man kopplar
- Öppna Mailbox-modulen och välj Koppla Gmail eller Koppla Outlook.
- Logga in med din e-postleverantör och godkänn de begärda behörigheterna.
- När du är ansluten kommer e-post att börja synkroniseras. För steg-för-steg-detaljer, se Hur man kopplar din e-post till CRM.
Steg 3: Skapa och arbeta med biljetter
Skapa en biljett
- I Biljetter-modulen, klicka på Skapa biljett (eller motsvarande i din app).
- Ange en tydlig problembeskrivning så att alla i teamet förstår förfrågan. Detta fält är vanligtvis obligatoriskt.
- Ställ in prioritet (t.ex. låg, medel, hög, brådskande) så att teamet vet vad som ska hanteras först.
- Koppla biljetten till den relevanta Individen eller Organisationen. Om förfrågan kom via e-post och kontakten redan finns, välj den kontakten. Detta kopplar biljetten till kunden och bygger deras supporthistorik.
- Om ditt team använder tilldelning, tilldela biljetten till den person som kommer att hantera den.
- Spara. Biljetten är nu i din kö med status "öppen" (eller din apps standard).
Arbeta med biljetten
- När du arbetar med problemet, uppdatera biljettens status (t.ex. öppen → pågående → slutförd eller stängd). Detta håller kön korrekt och låter andra se framsteg.
- Lägg till anteckningar eller kommentarer på biljetten om din installation stöder det, så att kontexten finns på ett ställe.
- När problemet är löst, ställ in statusen till slutförd eller stängd så att biljetten försvinner från den aktiva kön.
Koppla e-post till biljetter och kontakter
När Mailbox är kopplad, matchas e-post till kontakter efter e-postadress. För att hålla konversationen med en kund på ett ställe:
- Koppla biljetten till kontakten när du skapar eller redigerar biljetten. Då när du visar kontakten, ser du alla deras biljetter och relaterad aktivitet.
- Beroende på din app kan du kanske bifoga eller koppla specifika e-posttrådar till en biljett så att hela tråden är synlig på biljettens post. Kontrollera biljettens detaljvy och Mailbox för länk- eller bifogade alternativ.
På så sätt, nästa gång samma kund kontaktar dig, kan du se deras tidigare biljetter och e-posthistorik utan att lämna CRM.
Bästa praxis
Använd konsekventa prioriteringar
Kom överens med ditt team om vad låg, medel, hög och brådskande betyder, och använd dem konsekvent. På så sätt vet alla vad som ska hanteras först och brådskande frågor går inte förlorade.
Koppla varje biljett till en kontakt
Koppla alltid biljetter till en Individ eller Organisation när du vet vem kunden är. Detta bygger en fullständig supporthistorik per kund och gör det lättare att upptäcka återkommande problem eller VIP-kunder.
Stäng eller slutför biljetter när de är klara
När problemet är löst, flytta biljetten till slutförd eller stängd. Det håller din öppna kö korrekt och undviker dubbelarbete.
Skriv tydliga problembeskrivningar
En tydlig beskrivning hjälper den tilldelade (och framtida dig) att förstå förfrågan utan att behöva läsa om e-posten. Inkludera vad kunden bad om och eventuell viktig kontext.
Vanliga frågor
Kan jag koppla en e-post till en biljett?
Ja. När Mailbox är kopplad, matchas e-post till kontakter. Koppla biljetten till den kontakten när du skapar eller redigerar biljetten. Beroende på din app kan du också kunna bifoga eller koppla specifika e-posttrådar till biljetten så att hela konversationen finns på biljettens post.
Behöver jag Mailbox för att använda biljetter?
Nej. Du kan använda Biljettsmodulen på egen hand: skapa biljetter, ställa in prioritet, tilldela och flytta genom statusar. Mailbox är valfritt men rekommenderat så att e-postkonversationer finns i CRM och kopplas till kontakter och biljetter.
Kan jag använda SLA med biljetter?
Ja. SLA-modulen fungerar med biljetter för att spåra svarstider eller lösningstider. Aktivera båda modulerna och konfigurera dina SLA-mål; då kan systemet spåra vilka biljetter som är i riskzonen eller har överträtts.
Vem kan jag kontakta för hjälp?
Kontakta support på support@piraja.io för frågor om Piraja.
Slutsats
Ställ in kundsupport genom att aktivera biljettsmodulen (och valfritt Mailbox och SLA), koppla e-post så att konversationer finns i CRM, och skapa biljetter för varje förfrågan. Koppla varje biljett till en kontakt, tilldela och prioritera, och flytta biljetter genom statusar tills de är lösta. För mer detaljer, se Biljettsmodulen guiden och Kundsupportbiljettsystem.