Bureauer håndterer flere klienter, igangværende forespørgsler og fakturering. Et CRM kan holde klienter, projekter, supportanmodninger og fakturering samlet, så teamet forbliver synkroniseret, og intet bliver glemt.
Hvad bureauer typisk har brug for
Bureauer arbejder med flere klienter på én gang. Hver klient har kontakter, igangværende forespørgsler (support, ændringer, nyt arbejde) og fakturaer. Uden et centralt system lever klientoplysninger i e-mails eller regneark, forespørgsler spores i chat- eller e-mailtråde, og fakturering sker i et separat værktøj. Det gør det svært at se, hvad der er åbent pr. klient, hvem der ejer hver forespørgsel, og hvad der er blevet faktureret.
Et CRM bygget til bureauer giver Organisationer og Personer til klienter og kontakter, en Pipeline til nye forretninger, Billetter til klientanmodninger, Opgaver til deadlines, og Finansiering med Stripe til fakturering. Alt knytter sig tilbage til klienten, så teamet har ét overblik pr. konto.
Typiske udfordringer før et CRM
- Forespørgsler tabt i e-mail – Klienten beder om noget; det er begravet i en tråd og bliver aldrig tildelt eller sporet.
- Ingen samlet visning pr. klient – Kontakter, åbne forespørgsler og fakturaer er i forskellige steder, så det er svært at give en klient en hurtig status.
- Fakturering afkoblet – Fakturaer sendes fra et andet system, så forbindelsen mellem klientarbejde og fakturering er ikke synlig ét sted.
- Pipeline og levering blandet – Nye forretninger (leads, forslag) og igangværende klientarbejde er ikke klart adskilt, så prioritering er uklar.
Hvordan et bureau kan bruge CRM'et
Én organisation pr. klient
Opret én Organisation pr. klient og tilføj Personer (kontakter) knyttet til den organisation. Alle forespørgsler, opgaver og fakturaer for den klient er knyttet til den samme konto. Se Sådan tilføjer du din første kontakt og knytter den til en virksomhed.
Pipeline til nye forretninger, billetter til igangværende arbejde
Brug Pipeline til nye forretninger: leads, forslag og nye klientaftaler. Brug Billetter til igangværende klientarbejde: supportspørgsmål, ændringsanmodninger og ad-hoc opgaver. Tildel hver billet, så teamet ved, hvem der ejer den, og spor status, så intet står åbent. Sådan opsætter du kundesupport med billetter dækker opsætning.
Fakturering knyttet til klienten
Når arbejdet er færdigt eller ved månedens slutning, opret fakturaer fra Finans knyttet til klientorganisationen. Med Stripe tilsluttet, send fakturaen og spor betaling. Sådan får du hurtigere betaling har tips.
Nøglearbejdsprocesser
- Ny klient – Tilføj organisationen og nøglekontakterne, opret en mulighed i pipeline, hvis den kom fra salg, og brug derefter billetter til deres første anmodninger.
- Klientanmodning – Opret en billet, tildel den, sæt prioritet og tilføj noter. Når det er færdigt, luk billetten; klientens historik viser alt, hvad der blev gjort.
- Fakturering – Opret en faktura fra Finans knyttet til klienten, tilføj linjeposter (eller brug Tjenester, hvis du har et katalog), send via Stripe, og spor betaling.
- Ny forretning – Tilføj leadet som kontakt og organisation, opret en mulighed, flyt den gennem pipeline-faserne, og når den er vundet, begynd at bruge billetter til deres igangværende arbejde.
Fordele ved at bruge et CRM til bureauarbejde
- Hver klientanmodning spores – Billetter tildeles og er synlige, så intet glemmes.
- Én visning pr. klient – Kontakter, åbne billetter og fakturaer er samlet ét sted for hurtig status og overdragelse.
- Klar opdeling mellem salg og levering – Pipeline til nye forretninger, billetter til levering holder fokus klart.
- Hurtigere, sporbar fakturering – Fakturaer er knyttet til klienten, og betalingsstatus er synlig i CRM'et.
Bedste praksis
- Én organisation pr. klient – Hold én virksomhedsoptegnelse pr. klient og knyt alle kontakter, billetter og fakturaer til den.
- Brug billetter til hver klientanmodning – Log support- og ændringsanmodninger som billetter, så de bliver tildelt, sporet og synlige i klientens historik.
- Forbind Mailbox – Knyt klientens e-mail til kontakter, så samtaler forbliver med klientoptegnelsen.
Ofte stillede spørgsmål
Har jeg brug for både pipeline og billetter?
Ja for de fleste bureauer: brug pipeline til nye forretninger (leads, forslag) og billetter til klient support og anmodninger, når de er blevet klient. Det holder salg og levering synligt ét sted.
Kan jeg spore retainer eller projekt timer?
Brug muligheder for aftaler og billetter til klientanmodninger. For retainer eller projektsporing, tjek applikationen for tids- eller projektmoduler og knyt dem til den samme klientorganisation.
Hvor kan jeg lære mere?
Se CRM til bureauer, Sådan fakturerer du kunder med Stripe, og kontakt support@piraja.io for hjælp.
Konklusion
Et bureau kan bruge et CRM til at administrere klienter, forespørgsler og fakturering ét sted. Ved at bruge én organisation pr. klient, en pipeline til nye forretninger, billetter til klientarbejde og Finans til fakturering, forbliver teamet synkroniseret, og klienterne får en ensartet oplevelse. For mere, se CRM til bureauer og guiderne til Billetter og Finans.