Agenturen verwalten mehrere Kunden, laufende Anfragen und Rechnungen. Ein CRM kann Kunden, Projekte, Supportanfragen und Abrechnungen an einem Ort halten, damit das Team synchron bleibt und nichts übersehen wird.
Was Agenturen typischerweise benötigen
Agenturen arbeiten gleichzeitig mit mehreren Kunden. Jeder Kunde hat Kontakte, laufende Anfragen (Support, Änderungen, neue Arbeiten) und Rechnungen. Ohne ein zentrales System leben Kundendetails in E-Mails oder Tabellen, Anfragen werden in Chats oder E-Mail-Threads verfolgt, und die Abrechnung erfolgt in einem separaten Tool. Das macht es schwierig zu sehen, was pro Kunde offen ist, wer jede Anfrage bearbeitet und was bereits in Rechnung gestellt wurde.
Ein für Agenturen entwickeltes CRM bietet Organisationen und Einzelpersonen für Kunden und Kontakte, eine Pipeline für neue Geschäfte, Tickets für Kundenanfragen, Aufgaben für Fristen und Finanzen mit Stripe für die Rechnungsstellung. Alles ist mit dem Kunden verknüpft, sodass das Team eine Übersicht pro Konto hat.
Typische Herausforderungen vor einem CRM
- Anfragen gehen in E-Mails verloren – Ein Kunde bittet um etwas; es wird in einem Thread begraben und nie zugewiesen oder verfolgt.
- Keine einheitliche Sicht pro Kunde – Kontakte, offene Anfragen und Rechnungen befinden sich an verschiedenen Orten, sodass es schwierig ist, einem Kunden schnell den Status zu geben.
- Abrechnung nicht verbunden – Rechnungen werden aus einem anderen System gesendet, sodass die Verbindung zwischen Kundenarbeit und Abrechnung nicht an einem Ort sichtbar ist.
- Pipeline und Lieferung vermischt – Neue Geschäfte (Leads, Angebote) und laufende Kundenarbeiten sind nicht klar getrennt, sodass die Priorisierung unklar ist.
Wie eine Agentur das CRM nutzen könnte
Eine Organisation pro Kunde
Erstellen Sie eine Organisation pro Kunde und fügen Sie Einzelpersonen (Kontakte) hinzu, die mit dieser Organisation verknüpft sind. Alle Anfragen, Aufgaben und Rechnungen für diesen Kunden sind mit demselben Konto verknüpft. Siehe So fügen Sie Ihren ersten Kontakt hinzu und verknüpfen ihn mit einer Firma.
Pipeline für neue Geschäfte, Tickets für laufende Arbeiten
Verwenden Sie die Pipeline für neue Geschäfte: Leads, Angebote und neue Kundenabschlüsse. Verwenden Sie Tickets für laufende Kundenarbeiten: Supportfragen, Änderungsanfragen und Ad-hoc-Aufgaben. Weisen Sie jedes Ticket zu, damit das Team weiß, wer es bearbeitet, und verfolgen Sie den Status, damit nichts offen bleibt. So richten Sie den Kunden-Support mit Tickets ein behandelt die Einrichtung.
Abrechnung verknüpft mit dem Kunden
Wenn die Arbeit erledigt ist oder am Ende des Monats, erstellen Sie Rechnungen aus Finanzen, die mit der Kundenorganisation verknüpft sind. Mit Stripe verbunden, senden Sie die Rechnung und verfolgen die Zahlung. So werden Sie schneller bezahlt hat Tipps.
Wichtige Arbeitsabläufe
- Neuer Kunde – Fügen Sie die Organisation und wichtige Kontakte hinzu, erstellen Sie eine Gelegenheit in der Pipeline, wenn sie aus dem Vertrieb stammt, und verwenden Sie dann Tickets für ihre ersten Anfragen.
- Kundenanfrage – Erstellen Sie ein Ticket, weisen Sie es zu, setzen Sie die Priorität und fügen Sie Notizen hinzu. Wenn es erledigt ist, schließen Sie das Ticket; die Historie des Kunden zeigt alles, was getan wurde.
- Abrechnung – Erstellen Sie eine Rechnung aus Finanzen, die mit dem Kunden verknüpft ist, fügen Sie Positionen hinzu (oder verwenden Sie Dienstleistungen, wenn Sie einen Katalog haben), senden Sie über Stripe und verfolgen Sie die Zahlung.
- Neues Geschäft – Fügen Sie den Lead als Kontakt und Organisation hinzu, erstellen Sie eine Gelegenheit, bewegen Sie ihn durch die Pipeline-Stufen, und wenn er gewonnen ist, beginnen Sie, Tickets für ihre laufenden Arbeiten zu verwenden.
Vorteile der Verwendung eines CRM für Agenturarbeit
- Jede Kundenanfrage wird verfolgt – Tickets sind zugewiesen und sichtbar, sodass nichts vergessen wird.
- Eine Sicht pro Kunde – Kontakte, offene Tickets und Rechnungen sind an einem Ort für schnellen Status und Übergaben.
- Klare Trennung zwischen Vertrieb und Lieferung – Pipeline für neue Geschäfte, Tickets für die Lieferung halten den Fokus klar.
- Schnellere, nachvollziehbare Abrechnung – Rechnungen sind mit dem Kunden verknüpft und der Zahlungsstatus ist im CRM sichtbar.
Best Practices
- Eine Organisation pro Kunde – Halten Sie einen Unternehmensdatensatz pro Kunde und verknüpfen Sie alle Kontakte, Tickets und Rechnungen damit.
- Verwenden Sie Tickets für jede Kundenanfrage – Protokollieren Sie Support- und Änderungsanfragen als Tickets, damit sie zugewiesen, verfolgt und in der Historie des Kunden sichtbar sind.
- Mailbox verbinden – Verknüpfen Sie die Kunden-E-Mail mit Kontakten, damit Gespräche beim Kundenverzeichnis bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich sowohl Pipeline als auch Tickets?
Ja für die meisten Agenturen: Verwenden Sie die Pipeline für neue Geschäfte (Leads, Angebote) und Tickets für Kunden-Support und Anfragen, sobald sie ein Kunde sind. Das hält Vertrieb und Lieferung an einem Ort sichtbar.
Kann ich Retainer- oder Projektstunden verfolgen?
Verwenden Sie Gelegenheiten für Abschlüsse und Tickets für Kundenanfragen. Für die Verfolgung von Retainern oder Projekten überprüfen Sie die Anwendung auf Zeit- oder Projektmodule und verknüpfen Sie sie mit derselben Kundenorganisation.
Wo kann ich mehr erfahren?
Siehe CRM für Agenturen, So stellen Sie Rechnungen an Kunden mit Stripe aus und kontaktieren Sie support@piraja.io für Hilfe.
Fazit
Eine Agentur kann ein CRM nutzen, um Kunden, Anfragen und Abrechnungen an einem Ort zu verwalten. Durch die Verwendung einer Organisation pro Kunde, einer Pipeline für neue Geschäfte, Tickets für Kundenarbeiten und Finanzen für die Rechnungsstellung bleibt das Team synchron und die Kunden erhalten ein konsistentes Erlebnis. Für mehr Informationen siehe CRM für Agenturen sowie die Tickets und Finanzen Leitfäden.