Toimistot hallitsevat useita asiakkaita, jatkuvia pyyntöjä ja laskutusta. CRM voi pitää asiakkaat, projektit, tukipyynnöt ja laskut yhdessä paikassa, jotta tiimi pysyy linjassa eikä mikään jää huomaamatta.
Mitä toimistot yleensä tarvitsevat
Toimistot työskentelevät useiden asiakkaiden kanssa samanaikaisesti. Jokaisella asiakkaalla on yhteystiedot, jatkuvat pyynnöt (tuki, muutokset, uudet työt) ja laskut. Ilman keskitettyä järjestelmää asiakastiedot ovat sähköpostissa tai taulukoissa, pyyntöjä seurataan keskusteluissa tai sähköpostiketjuissa, ja laskutus tapahtuu erillisessä työkalussa. Tämä tekee vaikeaksi nähdä, mitä on avoinna kullekin asiakkaalle, kuka omistaa kunkin pyynnön ja mitä on laskutettu.
Toimistoille suunniteltu CRM tarjoaa Organisaatiot ja Yksilöt asiakkaille ja yhteystiedoille, Putken uusille liiketoimille, Liput asiakaspyyntöihin, Tehtävät määräajoille ja Rahoitus Stripe:n kanssa laskutukseen. Kaikki liittyy asiakkaaseen, jotta tiimillä on yksi näkymä kutakin tiliä kohti.
Tyypilliset haasteet ennen CRM:ää
- Pyyntöjä katoaa sähköpostiin – Asiakas pyytää jotain; se on piilossa ketjussa eikä koskaan saa nimeä tai seurantaa.
- Ei yhtä näkymää per asiakas – Yhteystiedot, avoimet pyynnöt ja laskut ovat eri paikoissa, joten asiakkaalle on vaikeaa antaa nopeaa tilannetta.
- Laskutus eristyksissä – Laskut lähetetään toisesta järjestelmästä, joten linkki asiakastyön ja laskutuksen välillä ei ole näkyvissä yhdessä paikassa.
- Putki ja toimitus sekoittuvat – Uusi liiketoiminta (liidit, tarjoukset) ja jatkuva asiakastyö eivät ole selkeästi eristettyjä, joten priorisointi on epäselvää.
Kuinka toimisto voisi käyttää CRM:ää
Yksi organisaatio per asiakas
Luo yksi Organisaatio kutakin asiakasta varten ja lisää Yksilöitä (yhteystiedot), jotka on liitetty kyseiseen organisaatioon. Kaikki pyynnöt, tehtävät ja laskut tälle asiakkaalle on liitetty samaan tiliin. Katso Kuinka lisätä ensimmäinen yhteystieto ja linkittää se yritykseen.
Putki uusille liiketoimille, liput jatkuvalle työlle
Käytä Putkea uusille liiketoimille: liidit, tarjoukset ja uudet asiakasdiilit. Käytä Lippuja jatkuvalle asiakastyölle: tukikysymykset, muutospyynnöt ja ad-hoc-tehtävät. Määritä jokaiselle lipulle vastuuhenkilö, jotta tiimi tietää, kuka omistaa sen, ja seuraa tilannetta, jotta mikään ei jää avoimeksi. Kuinka perustaa asiakastuki lipuilla kattaa asetukset.
Laskutus liitetty asiakkaaseen
Kun työ on valmis tai kuukauden lopussa, luo laskut Rahoituksesta, joka on liitetty asiakasorganisaatioon. Kun Stripe on kytketty, lähetä lasku ja seuraa maksua. Kuinka saada maksu nopeammin tarjoaa vinkkejä.
Keskeiset työnkulut
- Uusi asiakas – Lisää organisaatio ja keskeiset yhteystiedot, luo mahdollisuus putkessa, jos se tuli myynnistä, ja käytä lippuja heidän ensimmäisiin pyyntöihinsä.
- Asiakkaan pyyntö – Luo lippu, määritä se, aseta prioriteetti ja lisää muistiinpanoja. Kun se on valmis, sulje lippu; asiakkaan historia näyttää kaiken, mitä on tehty.
- Laskutus – Luo lasku Rahoituksesta, joka on liitetty asiakkaaseen, lisää rivit (tai käytä Palveluja, jos sinulla on luettelo), lähetä Stripe:n kautta ja seuraa maksua.
- Uusi liiketoiminta – Lisää liidi yhteystietona ja organisaationa, luo mahdollisuus, vie se putken vaiheiden läpi, ja kun se voitetaan, aloita lippujen käyttö heidän jatkuvassa työssään.
CRM:n käytön hyödyt toimistotyössä
- Jokainen asiakaspyyntö on seurattu – Liput on määritetty ja näkyvissä, joten mikään ei unohdu.
- Yksi näkymä per asiakas – Yhteystiedot, avoimet liput ja laskut ovat yhdessä paikassa nopeaa tilannetta ja siirtoja varten.
- Selkeä jako myynnin ja toimituksen välillä – Putki uusille liiketoimille, liput toimitukseen pitävät keskittymisen selkeänä.
- Nopeampi, jäljitettävä laskutus – Laskut on liitetty asiakkaaseen ja maksutilanne on näkyvissä CRM:ssä.
Parhaat käytännöt
- Yksi organisaatio per asiakas – Pidä yksi yritystieto kutakin asiakasta varten ja linkitä kaikki yhteystiedot, liput ja laskut siihen.
- Käytä lippuja jokaiselle asiakaspyyntöön – Kirjaa tukipyynnöt ja muutospyynnöt lipuiksi, jotta ne voidaan määrittää, seurata ja nähdä asiakkaan historiassa.
- Yhdistä sähköposti – Linkitä asiakkaan sähköposti yhteystietoihin, jotta keskustelut pysyvät asiakastiedossa.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko sekä putken että liput?
Kyllä useimmille toimistoille: käytä putkea uusille liiketoimille (liidit, tarjoukset) ja lippuja asiakastukeen ja pyyntöihin, kun heistä tulee asiakkaita. Tämä pitää myynnin ja toimituksen näkyvissä yhdessä paikassa.
Voinko seurata säilytysohjelman tai projektin tunteja?
Käytä mahdollisuuksia diileille ja lippuja asiakaspyyntöihin. Säilytysohjelman tai projektin seurantaa varten tarkista sovellus ajasta tai projektimoduuleista ja linkitä ne samaan asiakasorganisaatioon.
Mistä voin oppia lisää?
Katso CRM toimistoille, Kuinka laskuttaa asiakkaita Stripe:n kanssa ja ota yhteyttä support@piraja.io saadaksesi apua.
Yhteenveto
Toimisto voi käyttää CRM:ää asiakkaiden, pyyntöjen ja laskutuksen hallintaan yhdessä paikassa. Käyttämällä yhtä organisaatiota per asiakas, putkea uusille liiketoimille, lippuja asiakastyölle ja Rahoitusta laskutukseen, tiimi pysyy linjassa ja asiakkaat saavat johdonmukaisen kokemuksen. Lisätietoja saat CRM toimistoille sekä Lipuista ja Rahoituksesta.