Bureaus beheren meerdere klanten, lopende verzoeken en facturering. Een CRM kan klanten, projecten, ondersteuningsverzoeken en facturering op één plek houden, zodat het team op één lijn blijft en niets wordt gemist.
Wat bureaus doorgaans nodig hebben
Bureaus werken met meerdere klanten tegelijk. Elke klant heeft contacten, lopende verzoeken (ondersteuning, wijzigingen, nieuw werk) en facturen. Zonder een centraal systeem leven klantgegevens in e-mail of spreadsheets, worden verzoeken gevolgd in chat of e-mailthreads, en wordt facturering gedaan in een apart hulpmiddel. Dat maakt het moeilijk om te zien wat openstaat per klant, wie elk verzoek beheert en wat er is gefactureerd.
Een CRM dat voor bureaus is gebouwd biedt Organisaties en Individuen voor klanten en contacten, een Pipeline voor nieuwe business, Tickets voor klantverzoeken, Taken voor deadlines, en Financiën met Stripe voor facturering. Alles is gekoppeld aan de klant, zodat het team één overzicht per account heeft.
Typische uitdagingen voor een CRM
- Verzoeken verloren in e-mail – Een klant vraagt iets; het raakt begraven in een thread en wordt nooit toegewezen of gevolgd.
- Geen enkel overzicht per klant – Contacten, open verzoeken en facturen bevinden zich op verschillende plaatsen, waardoor het moeilijk is om een klant snel een status te geven.
- Facturering niet verbonden – Facturen worden vanuit een ander systeem verzonden, waardoor de link tussen klantwerk en facturering niet op één plek zichtbaar is.
- Pipeline en levering gemengd – Nieuwe business (leads, voorstellen) en lopend klantwerk zijn niet duidelijk gescheiden, waardoor prioritering onduidelijk is.
Hoe een bureau het CRM kan gebruiken
Eén organisatie per klant
Maak één Organisatie per klant aan en voeg Individuen (contacten) toe die aan die organisatie zijn gekoppeld. Alle verzoeken, taken en facturen voor die klant zijn gekoppeld aan hetzelfde account. Zie Hoe uw eerste contact toe te voegen en aan een bedrijf te koppelen.
Pipeline voor nieuwe business, tickets voor lopend werk
Gebruik de Pipeline voor nieuwe business: leads, voorstellen en nieuwe klantdeals. Gebruik Tickets voor lopend klantwerk: ondersteuningsvragen, wijzigingsverzoeken en ad-hoc taken. Wijs elk ticket toe zodat het team weet wie het bezit en volg de status zodat niets open blijft. Hoe klantenondersteuning in te stellen met tickets behandelt de setup.
Facturering gekoppeld aan de klant
Wanneer het werk is gedaan of aan het einde van de maand, maak facturen aan vanuit Financiën die aan de klantorganisatie zijn gekoppeld. Met Stripe verbonden, verstuur de factuur en volg de betaling. Hoe sneller betaald te worden heeft tips.
Belangrijke workflows
- Nieuwe klant – Voeg de organisatie en belangrijke contacten toe, maak een kans in de pipeline aan als deze uit de verkoop komt, en gebruik vervolgens tickets voor hun eerste verzoeken.
- Klantverzoek – Maak een ticket aan, wijs het toe, stel prioriteit in en voeg notities toe. Wanneer het is voltooid, sluit het ticket; de geschiedenis van de klant toont alles wat is gedaan.
- Facturering – Maak een factuur aan vanuit Financiën die aan de klant is gekoppeld, voeg regelitems toe (of gebruik Diensten als je een catalogus hebt), verstuur via Stripe en volg de betaling.
- Nieuwe business – Voeg de lead toe als contact en organisatie, maak een kans aan, verplaats deze door de pipeline-fases, en wanneer gewonnen, begin met het gebruik van tickets voor hun lopende werk.
Voordelen van het gebruik van een CRM voor bureauwerk
- Elk klantverzoek wordt gevolgd – Tickets zijn toegewezen en zichtbaar zodat niets wordt vergeten.
- Één overzicht per klant – Contacten, open tickets en facturen bevinden zich op één plek voor een snelle status en overdrachten.
- Duidelijke scheiding tussen verkoop en levering – Pipeline voor nieuwe business, tickets voor levering houdt de focus duidelijk.
- Snellere, traceerbare facturering – Facturen zijn gekoppeld aan de klant en de betalingsstatus is zichtbaar in het CRM.
Best practices
- Eén organisatie per klant – Houd één bedrijfsrecord per klant en koppel alle contacten, tickets en facturen eraan.
- Gebruik tickets voor elk klantverzoek – Log ondersteunings- en wijzigingsverzoeken als tickets zodat ze worden toegewezen, gevolgd en zichtbaar zijn in de geschiedenis van de klant.
- Verbind Mailbox – Koppel klant-e-mail aan contacten zodat gesprekken bij het klantrecord blijven.
Veelgestelde vragen
Heb ik zowel een pipeline als tickets nodig?
Ja voor de meeste bureaus: gebruik de pipeline voor nieuwe business (leads, voorstellen) en tickets voor klantondersteuning en verzoeken zodra ze klant zijn. Dat houdt verkoop en levering zichtbaar op één plek.
Kan ik retainer of projecturen bijhouden?
Gebruik kansen voor deals en tickets voor klantverzoeken. Voor retainer of projecttracking, controleer de applicatie voor tijd- of projectmodules en koppel ze aan dezelfde klantorganisatie.
Waar kan ik meer leren?
Zie CRM voor bureaus, Hoe klanten te factureren met Stripe, en neem contact op met support@piraja.io voor hulp.
Conclusie
Een bureau kan een CRM gebruiken om klanten, verzoeken en facturering op één plek te beheren. Door één organisatie per klant te gebruiken, een pipeline voor nieuwe business, tickets voor klantwerk en Financiën voor facturering, blijft het team op één lijn en krijgen klanten een consistente ervaring. Voor meer informatie, zie CRM voor bureaus en de Tickets en Financiën handleidingen.