Byråer håndterer flere klienter, pågående forespørsel og fakturering. Et CRM kan holde klienter, prosjekter, supportforespørsel og fakturering på ett sted, slik at teamet forblir samkjørt og ingenting går tapt.
Hva byråer typisk trenger
Byråer jobber med flere klienter samtidig. Hver klient har kontakter, pågående forespørsel (support, endringer, nytt arbeid) og fakturaer. Uten et sentralt system lever klientdetaljer i e-post eller regneark, forespørsel spores i chat eller e-posttråder, og fakturering gjøres i et eget verktøy. Det gjør det vanskelig å se hva som er åpent per klient, hvem som eier hver forespørsel, og hva som har blitt fakturert.
Et CRM bygget for byråer gir Organisasjoner og Individer for klienter og kontakter, en Pipeline for ny virksomhet, Billetter for klientforespørsel, Oppgaver for frister, og Finans med Stripe for fakturering. Alt knyttes tilbake til klienten, slik at teamet har en visning per konto.
Typiske utfordringer før et CRM
- Forespørsel tapt i e-post – Klienten ber om noe; det er begravd i en tråd og blir aldri tildelt eller sporet.
- Ingen samlet visning per klient – Kontakter, åpne forespørsel og fakturaer er på forskjellige steder, så det er vanskelig å gi en klient en rask status.
- Fakturering frakoblet – Fakturaer sendes fra et annet system, så koblingen mellom klientarbeid og fakturering er ikke synlig på ett sted.
- Pipeline og levering blandet – Ny virksomhet (leads, forslag) og pågående klientarbeid er ikke klart adskilt, så prioritering er uklar.
Hvordan et byrå kan bruke CRM-en
Én organisasjon per klient
Opprett én Organisasjon per klient og legg til Individer (kontakter) knyttet til den organisasjonen. Alle forespørsel, oppgaver og fakturaer for den klienten er knyttet til den samme kontoen. Se Hvordan legge til din første kontakt og knytte til et selskap.
Pipeline for ny virksomhet, billetter for pågående arbeid
Bruk Pipeline for ny virksomhet: leads, forslag og nye klientavtaler. Bruk Billetter for pågående klientarbeid: supportspørsmål, endringsforespørsel og ad-hoc oppgaver. Tildel hver billett slik at teamet vet hvem som eier den og spor status slik at ingenting blir stående åpent. Hvordan sette opp kundestøtte med billetter dekker oppsett.
Fakturering knyttet til klienten
Når arbeidet er gjort eller ved slutten av måneden, opprett fakturaer fra Finans knyttet til klientorganisasjonen. Med Stripe koblet til, send fakturaen og spor betaling. Hvordan få betalt raskere har tips.
Nøkkelarbeidsflyter
- Ny klient – Legg til organisasjonen og nøkkekontaktene, opprett en mulighet i pipelinen hvis den kom fra salg, og bruk billetter for deres første forespørsel.
- Klientforespørsel – Opprett en billett, tildel den, sett prioritet og legg til notater. Når det er gjort, lukk billetten; klientens historie viser alt som ble gjort.
- Fakturering – Opprett en faktura fra Finans knyttet til klienten, legg til linjeposter (eller bruk Tjenester hvis du har en katalog), send via Stripe, og spor betaling.
- Ny virksomhet – Legg til leaden som kontakt og organisasjon, opprett en mulighet, flytt den gjennom pipeline-faser, og når den er vunnet, begynn å bruke billetter for deres pågående arbeid.
Fordeler med å bruke et CRM for byråarbeid
- Hver klientforespørsel spores – Billetter er tildelt og synlige, så ingenting blir glemt.
- Én visning per klient – Kontakter, åpne billetter og fakturaer er på ett sted for rask status og overlevering.
- Klar oppdeling mellom salg og levering – Pipeline for ny virksomhet, billetter for levering holder fokuset klart.
- Raskere, sporbar fakturering – Fakturaer er knyttet til klienten, og betalingsstatus er synlig i CRM-en.
Beste praksis
- Én organisasjon per klient – Hold én selskapsoppføring per klient og knytt alle kontakter, billetter og fakturaer til den.
- Bruk billetter for hver klientforespørsel – Logg support- og endringsforespørsel som billetter slik at de blir tildelt, sporet og synlige i klientens historie.
- Koble til postkasse – Knytt klientens e-post til kontakter slik at samtaler forblir med klientoppføringen.
Ofte stilte spørsmål
Trenger jeg både pipeline og billetter?
Ja for de fleste byråer: bruk pipelinen for ny virksomhet (leads, forslag) og billetter for klientstøtte og forespørsel når de er en klient. Det holder salg og levering synlig på ett sted.
Kan jeg spore retainer eller prosjekt timer?
Bruk muligheter for avtaler og billetter for klientforespørsel. For retainer eller prosjektsporing, sjekk applikasjonen for tids- eller prosjektmoduler og koble dem til den samme klientorganisasjonen.
Hvor kan jeg lære mer?
Se CRM for Byråer, Hvordan fakturere kunder med Stripe, og kontakt support@piraja.io for hjelp.
Konklusjon
Et byrå kan bruke et CRM for å håndtere klienter, forespørsel og fakturering på ett sted. Ved å bruke én organisasjon per klient, en pipeline for ny virksomhet, billetter for klientarbeid, og Finans for fakturering, forblir teamet samkjørt og klientene får en konsistent opplevelse. For mer, se CRM for Byråer og Billetter og Finans guider.