Koble Outlook til Mailbox-modulen slik at e-poster synkroniseres inn i CRM-en og matches med kontakter. Éngangs OAuth-oppsett, ingen videresending nødvendig.
Introduksjon
Hvorfor koble Outlook til CRM-en
Når Outlook er adskilt fra CRM-en, må du veksle mellom innboksen og CRM-en for å se hva som ble sagt. Å koble Outlook til Mailbox-modulen synkroniserer e-postene dine inn i CRM-en og matcher dem med Individer og Organisasjoner. Åpne en kontakt, og du ser hele tråden; åpne en avtale eller ticket, og samtalen er i kontekst.
Denne guiden dekker spesifikt Outlook. For en generell e-postoppsett (Gmail eller Outlook), se Hvordan koble e-posten din til CRM-en. For full referanse om Outlook-integrasjon, se Outlook-integrasjon guiden.
Trinn 1: Aktiver Mailbox-modulen
Sjekk modulens tilgjengelighet
- Mailbox-modulen må være aktivert for din bedrift. Din bedriftsadministrator aktiverer moduler i modul- eller bedriftsinnstillingene.
- Når Mailbox er aktivert, skal den vises i navigasjonen eller sidepanelet ditt. Hvis du ikke ser den, sjekk sidepanelet eller modullisten og aktiver den for visningen din, slik at du kan åpne Mailbox og koble Outlook.
Trinn 2: Koble Outlook
Koble Outlook-kontoen din
- Gå til Moduler og åpne Mailbox (eller bruk Mailbox-oppføringen i appen din).
- Velg Koble Outlook (eller den tilsvarende knappen).
- Du vil bli omdirigert til Microsoft for å logge inn. Logg inn med din arbeids- eller skolekonto (eller personlig Outlook hvis det er det du bruker for kundekommunikasjon).
- Gå gjennom og godkjenn tillatelsene Piraja ber om (f.eks. lese og sende e-post, tilgang til postkasser). Disse tillatelsene lar CRM-en synkronisere meldingene dine og matche dem med kontakter.
- Etter at du har godkjent, vil du bli omdirigert tilbake til CRM-en. Tilkoblingen er fullført, og e-poster vil begynne å synkroniseres.
Én tilkobling per bruker
Hver bruker kobler sin egen Outlook-konto. Det er ikke nødvendig å dele en enkelt postkasse; alles e-poster synkroniseres for deres egen konto og matches med de samme delte kontaktene og organisasjonene i CRM-en.
Hva som synkroniseres
Innkommende og sendte e-poster
- Innkommende og sendte e-poster synkroniseres inn i Mailbox. Du kan se dem i Mailbox-modulen (f.eks. etter mappe: Innboks, Sendt eller Alle).
- Systemet matcher e-poster med Individer og Organisasjoner ved hjelp av avsender- og mottakerens e-postadresser. Hvis en kontakt i CRM-en har den e-posten, blir meldingen koblet til deres post.
- Hver matchet e-post kan vises som aktivitet på den relaterte kontakten eller organisasjonen.
Hva matching avhenger av
Matching fungerer best når dine Individer og Organisasjoner har riktige, oppdaterte e-postadresser. Hvis avsenderen eller mottakeren ikke er i CRM-en, eller adressen ikke stemmer, kan meldingen fortsatt vises i Mailbox, men vil ikke være koblet til en kontakt. Hold kontaktdata oppdatert for best mulig resultat.
Bruke Mailbox etter tilkobling
Vise e-poster
- Bruk Mailbox-modulen for å bla gjennom synkroniserte e-poster etter mappe (Innboks, Sendt, osv.) eller for å søke.
- Åpne en kontakt (Individ eller Organisasjon) for å se deres koblede aktivitet, inkludert e-poster som ble matchet til dem.
Koble til avtaler eller billetter
Avhengig av oppsettet ditt, kan du kanskje koble e-posttråder til Muligheter eller Billetter slik at hele samtalen er knyttet til den avtalen eller saken. Se Hvordan koble e-post til kontakter og avtaler.
Beste praksis
Bruk din arbeids Outlook-konto
Koble til kontoen du bruker for kundekommunikasjon, slik at e-postene som er viktige for salg og støtte, er de som synkroniseres.
Hold kontaktens e-postadresser oppdatert
Når en kontakt endrer e-post, oppdater deres post i Individer eller Organisasjoner. Nøyaktige adresser forbedrer matching, slik at flere e-poster vises på riktig kontakt.
Ofte stilte spørsmål
Må jeg sette opp videresending?
Nei. Når du kobler Outlook via OAuth, er synkroniseringen automatisk. Videresending er kun nødvendig hvis du bruker Mailbox-videresendingsalternativet i stedet for å koble Outlook direkte.
Kan jeg koble både Outlook og Gmail?
Vanligvis kobler du til én leverandør per bruker (enten Outlook eller Gmail). Hvis appen din tillater flere tilkoblinger, sjekk Mailbox- eller integrasjonsinnstillingene.
Hva hvis e-poster ikke vises på en kontakt?
Bekreft at kontakten har den riktige e-postadressen lagret. Hvis adressen samsvarer med avsenderen eller mottakeren, bør meldingen være koblet. Hvis matching fortsatt feiler, se Mailbox: E-poster vises ikke for feilsøking.
Hvem kan jeg kontakte for hjelp?
Kontakt support på support@piraja.io.
Konklusjon
Koble Outlook til CRM-en ved å aktivere Mailbox-modulen og fullføre den engang OAuth-prosessen. E-poster synkroniseres deretter og matches med kontakter, slik at du har en full kommunikasjonshistorikk på ett sted. For mer detaljert informasjon, se Mailbox-modulen guiden, Outlook-integrasjon guiden, og Hvordan koble e-posten din til CRM-en.