Byråer hanterar flera kunder, pågående förfrågningar och fakturering. Ett CRM kan hålla kunder, projekt, supportförfrågningar och fakturering på ett ställe så att teamet förblir samordnat och inget missas.
Vad byråer typiskt behöver
Byråer arbetar med flera kunder samtidigt. Varje kund har kontakter, pågående förfrågningar (support, ändringar, nytt arbete) och fakturor. Utan ett centralt system lever kunduppgifter i e-post eller kalkylblad, förfrågningar spåras i chattar eller e-posttrådar, och fakturering görs i ett separat verktyg. Det gör det svårt att se vad som är öppet per kund, vem som äger varje förfrågan och vad som har fakturerats.
Ett CRM byggt för byråer erbjuder Organisationer och Individer för kunder och kontakter, en Pipeline för nya affärer, Ärenden för kundförfrågningar, Uppgifter för deadlines, och Ekonomi med Stripe för fakturering. Allt kopplas tillbaka till kunden så att teamet har en vy per konto.
Typiska utmaningar innan ett CRM
- Förfrågningar som går förlorade i e-post – Kunden ber om något; det är begravt i en tråd och blir aldrig tilldelat eller spårat.
- Ingen enhetlig vy per kund – Kontakter, öppna förfrågningar och fakturor finns på olika ställen så det är svårt att ge en kund en snabb status.
- Fakturering avkopplad – Fakturor skickas från ett annat system, så länken mellan kundarbete och fakturering är inte synlig på ett ställe.
- Pipeline och leverans blandat – Nya affärer (leads, förslag) och pågående kundarbete är inte tydligt separerade, så prioritering är otydlig.
Hur en byrå kan använda CRM:et
En organisation per kund
Skapa en Organisation per kund och lägg till Individer (kontakter) kopplade till den organisationen. Alla förfrågningar, uppgifter och fakturor för den kunden är kopplade till samma konto. Se Hur man lägger till din första kontakt och kopplar till ett företag.
Pipeline för nya affärer, ärenden för pågående arbete
Använd Pipeline för nya affärer: leads, förslag och nya kundavtal. Använd Ärenden för pågående kundarbete: supportfrågor, ändringsförfrågningar och ad-hoc uppgifter. Tilldela varje ärende så att teamet vet vem som äger det och spåra status så att inget lämnas öppet. Hur man sätter upp kundsupport med ärenden täcker installation.
Fakturering kopplad till kunden
När arbetet är klart eller i slutet av månaden, skapa fakturor från Ekonomi kopplade till kundorganisationen. Med Stripe kopplad, skicka fakturan och spåra betalningen. Hur man får betalt snabbare har tips.
Nyckelarbetsflöden
- Ny kund – Lägg till organisationen och nyckelkontakterna, skapa en möjlighet i pipelinen om den kom från försäljning, och använd ärenden för deras första förfrågningar.
- Kundförfrågan – Skapa ett ärende, tilldela det, ställ in prioritet och lägg till anteckningar. När det är klart, stäng ärendet; kundens historik visar allt som har gjorts.
- Fakturering – Skapa en faktura från Ekonomi kopplad till kunden, lägg till radartiklar (eller använd Tjänster om du har en katalog), skicka via Stripe och spåra betalningen.
- Nya affärer – Lägg till leaden som kontakt och organisation, skapa en möjlighet, flytta den genom pipeline-steg, och när den är vunnen, börja använda ärenden för deras pågående arbete.
Fördelar med att använda ett CRM för byråarbete
- Varje kundförfrågan spåras – Ärenden tilldelas och är synliga så att inget glöms bort.
- En vy per kund – Kontakter, öppna ärenden och fakturor finns på ett ställe för snabb status och överlämningar.
- Tydlig uppdelning mellan försäljning och leverans – Pipeline för nya affärer, ärenden för leverans håller fokus klart.
- Snabbare, spårbar fakturering – Fakturor är kopplade till kunden och betalningsstatus är synlig i CRM:et.
Bästa praxis
- En organisation per kund – Håll en företagspost per kund och koppla alla kontakter, ärenden och fakturor till den.
- Använd ärenden för varje kundförfrågan – Logga support- och ändringsförfrågningar som ärenden så att de tilldelas, spåras och är synliga i kundens historik.
- Anslut e-postlåda – Koppla kundens e-post till kontakter så att konversationer stannar med kundposten.
Vanliga frågor
Behöver jag både pipeline och ärenden?
Ja för de flesta byråer: använd pipelinen för nya affärer (leads, förslag) och ärenden för kundsupport och förfrågningar när de väl är kunder. Det håller försäljning och leverans synliga på ett ställe.
Kan jag spåra retainer eller projekt timmar?
Använd möjligheter för affärer och ärenden för kundförfrågningar. För retainer eller projektspårning, kolla applikationen för tids- eller projektmoduler och koppla dem till samma kundorganisation.
Var kan jag lära mig mer?
Se CRM för byråer, Hur man fakturerar kunder med Stripe, och kontakta support@piraja.io för hjälp.
Slutsats
En byrå kan använda ett CRM för att hantera kunder, förfrågningar och fakturering på ett ställe. Genom att använda en organisation per kund, en pipeline för nya affärer, ärenden för kundarbete och Ekonomi för fakturering, förblir teamet samordnat och kunderna får en konsekvent upplevelse. För mer, se CRM för byråer och guiderna Ärenden och Ekonomi.