Les agences gèrent plusieurs clients, demandes en cours et facturation. Un CRM peut centraliser les clients, projets, demandes de support et facturation pour que l'équipe reste alignée et rien ne soit oublié.
Ce dont les agences ont généralement besoin
Les agences travaillent avec plusieurs clients à la fois. Chaque client a des contacts, des demandes en cours (support, modifications, nouveaux travaux) et des factures. Sans un système central, les détails des clients se trouvent dans des e-mails ou des tableurs, les demandes sont suivies dans des discussions de chat ou d'e-mail, et la facturation se fait dans un outil séparé. Cela rend difficile la visualisation des éléments ouverts par client, qui possède chaque demande et ce qui a été facturé.
Un CRM conçu pour les agences fournit des Organisations et des Individus pour les clients et contacts, un Pipeline pour les nouvelles affaires, des Tickets pour les demandes des clients, des Tâches pour les délais, et Finance avec Stripe pour la facturation. Tout est lié au client afin que l'équipe ait une vue unique par compte.
Défis typiques avant un CRM
- Demandes perdues dans les e-mails – Un client demande quelque chose ; c'est enfoui dans un fil et n'est jamais attribué ou suivi.
- Pas de vue unique par client – Les contacts, demandes ouvertes et factures se trouvent à des endroits différents, ce qui rend difficile de donner un statut rapide à un client.
- Facturation déconnectée – Les factures sont envoyées depuis un autre système, donc le lien entre le travail client et la facturation n'est pas visible en un seul endroit.
- Pipeline et livraison mélangés – Les nouvelles affaires (prospects, propositions) et le travail client en cours ne sont pas clairement séparés, rendant la priorisation floue.
Comment une agence pourrait utiliser le CRM
Une organisation par client
Créez une Organisation par client et ajoutez des Individus (contacts) liés à cette organisation. Toutes les demandes, tâches et factures pour ce client sont liées au même compte. Consultez Comment ajouter votre premier contact et le lier à une entreprise.
Pipeline pour les nouvelles affaires, tickets pour le travail en cours
Utilisez le Pipeline pour les nouvelles affaires : prospects, propositions et nouveaux contrats clients. Utilisez les Tickets pour le travail client en cours : questions de support, demandes de changement et tâches ad hoc. Attribuez chaque ticket afin que l'équipe sache qui le possède et suivez le statut pour que rien ne reste ouvert. Comment configurer le support client avec des tickets couvre la configuration.
Facturation liée au client
Lorsque le travail est terminé ou à la fin du mois, créez des factures à partir de Finance liées à l'organisation cliente. Avec Stripe connecté, envoyez la facture et suivez le paiement. Comment être payé plus rapidement propose des conseils.
Flux de travail clés
- Nouveau client – Ajoutez l'organisation et les contacts clés, créez une opportunité dans le pipeline si elle provient des ventes, puis utilisez des tickets pour leurs premières demandes.
- Demande client – Créez un ticket, attribuez-le, définissez la priorité et ajoutez des notes. Lorsqu'il est terminé, fermez le ticket ; l'historique du client montre tout ce qui a été fait.
- Facturation – Créez une facture à partir de Finance liée au client, ajoutez des lignes (ou utilisez des Services si vous avez un catalogue), envoyez via Stripe et suivez le paiement.
- Nouvelles affaires – Ajoutez le prospect en tant que contact et organisation, créez une opportunité, faites-le avancer à travers les étapes du pipeline, et lorsqu'il est gagné, commencez à utiliser des tickets pour leur travail en cours.
Avantages de l'utilisation d'un CRM pour le travail en agence
- Chaque demande client est suivie – Les tickets sont attribués et visibles, donc rien n'est oublié.
- Une vue par client – Les contacts, tickets ouverts et factures sont regroupés au même endroit pour un statut rapide et des transitions.
- Séparation claire entre ventes et livraison – Pipeline pour les nouvelles affaires, tickets pour la livraison maintiennent un focus clair.
- Facturation plus rapide et traçable – Les factures sont liées au client et le statut de paiement est visible dans le CRM.
Meilleures pratiques
- Une organisation par client – Conservez un enregistrement d'entreprise par client et liez tous les contacts, tickets et factures à celui-ci.
- Utilisez des tickets pour chaque demande client – Enregistrez les demandes de support et de changement sous forme de tickets afin qu'ils soient attribués, suivis et visibles dans l'historique du client.
- Connectez la boîte mail – Liez l'e-mail du client aux contacts afin que les conversations restent avec l'enregistrement du client.
Questions fréquentes
Ai-je besoin à la fois d'un pipeline et de tickets ?
Oui pour la plupart des agences : utilisez le pipeline pour les nouvelles affaires (prospects, propositions) et les tickets pour le support client et les demandes une fois qu'ils sont clients. Cela maintient les ventes et la livraison visibles en un seul endroit.
Puis-je suivre les heures de retenue ou de projet ?
Utilisez des opportunités pour les affaires et des tickets pour les demandes des clients. Pour le suivi de retenue ou de projet, vérifiez l'application pour les modules de temps ou de projet et liez-les à la même organisation cliente.
Où puis-je en apprendre davantage ?
Consultez CRM pour les agences, Comment facturer les clients avec Stripe, et contactez support@piraja.io pour obtenir de l'aide.
Conclusion
Une agence peut utiliser un CRM pour gérer les clients, les demandes et la facturation en un seul endroit. En utilisant une organisation par client, un pipeline pour les nouvelles affaires, des tickets pour le travail client et Finance pour la facturation, l'équipe reste alignée et les clients bénéficient d'une expérience cohérente. Pour en savoir plus, consultez CRM pour les agences et les guides Tickets et Finance.